Диалог CIO и CFO

Взаимодействие CIO и CFO должно происходить в форме диалога и обратной связи, а сотрудничество — в форме творческого и делового альянса. Проблема зачастую кроется в отсутствии желания двух подразделений осуществить взаимную профессиональную интеграцию: финансовый блок озадачен консолидацией бюджетов и сбором управленческой отчетности, а ИТ-блок фокусирует свои действия на операционной поддержке бизнеса. Горе и печали становятся совместными только тогда, когда пропадают данные, падают системы, глючат программы и т. д. Все бросаются друг другу на помощь, чтобы ликвидировать течь, однако не видят, что настала пора заниматься основательной модернизацией системы и успевать за изменениями в инновационной сфере. Когда появилась интегрированная управленческая отчетность в облаке — к нам пришло «завтра».

Однако 40% предприятий могут планировать только на три месяца вперед, 75% сотрудников финансовых служб до сих пор используют таблицы Excel. По статистике, распределение рабочего времени финансового директора выглядит следующим образом: 40% — анализ данных, 35% — операционная работа, 25% — информационные технологии. Больше двух третей времени финансисты тратят на сбор и консолидацию данных, оставшееся время распределяется между анализом и спешным исправлением неточностей, а также адаптацией материалов для топ-менеджмента и акционеров. В недавнем прошлом в службу финансового директора входили отделы информационных технологий. Этот факт оправдывался необходимостью облегчить взаимодействие при автоматизации управленческого учета. Однако не только потребность в автоматизации бизнеса побуждает к тесной дружбе CIO и CFO.

ИТ и скорость бизнеса

Сколько пользователей получают своевременно информацию? Ежедневно и немедленно только 7%. Через неделю — 20%, и это, считают, неплохо. 30% респондентов получают информацию спустя месяц, 25% — спустя квартал. CIO, как и CFO, необходимо принимать самое деятельное участие в подготовке долгосрочной стратегии. Переход от выбора проектов в зависимости от выделенного бюджета к обоснованному выбору, потому что это необходимо или потому что это увеличит капитализацию и стоимость бизнеса. Для того чтобы быть убедительным, нужно четко понимать, в чем разница между капитализацией и стоимостью бизнеса. Для определения стоимости бизнеса компания оценивается как имущественный комплекс, который способен приносить прибыль. Стоимость бизнеса зависит от разных факторов: доля рынка, EBITDA, материальные активы. При этом существует несколько методик расчета. Одна из самых понятных и простых заключается в формуле: EBITDA ? мультипликатор - займы. Чтобы оценить влияние ИТ-инвестиций и их воздействие на стоимость бизнеса, следует ввести дополнительный параметр — скорость бизнеса. Увеличение товарооборота, а значит, маржи и EBITDA в абсолютном выражении. Капитализация бизнеса подразумевает преобразование будущих доходов в капитал. Чистая прибыль потрачена не на выплату дивидендов, а на инвестиции в оборудование, материальные активы, покупку бизнеса — то есть произведены капитальные вложения в будущие доходы и дальнейшее развитие бизнеса и рост его стоимости.

Перспективные идеи воплощаются только тогда, когда собственник бизнеса проникается веянием новых идей или когда становится очевидным, что изменения неизбежны. При расширении бизнеса необходимо обеспечить гибкость, масштабируемость, высокую производительность и безопасность ИТ-пространства. Собственникам и топ-менеджменту впору получить уроки элементарной грамотности по информационным технологиям или заняться самообразованием. Именно поэтому ИТ-директор должен тщательно готовиться и не жалеть времени на разъяснительную работу и повышение образования своих коллег. В конце концов, потраченный час на «ликвидацию безграмотности» позволит сэкономить недели и месяцы на согласование документов (договоров, бюджетов, проектов).

Сближение позиций

Первая реакция CFO, когда CIO предлагает новые решения и называет цену вопроса, — отторжение. «Дорого», «слишком затратно», «черная дыра», «непонятно зачем» — таков ответ человека, который не понимает ИТ-решения, предложенные CIO. Скорее всего, это абсолютно здоровая реакция любого CFO, радеющего за экономное расходование средств.

Информационные технологии — самая быстро развивающаяся в мире сфера, а значит, уникальные решения не входят в зону доступности понимания широкой аудитории, не отягощенной узкопрофессиональными знаниями. Динамичные компании приобретают скорость благодаря современным ИТ - виртуальным облачным решениям, умению работать с большим объемом данных, навыку внедрения и поддержки новых программ и т. д. Кстати, не всегда наличие бюджетов на ИТ влияет на успешную реализацию. Зачастую большие бюджеты рождают большие печали. Появляются подводные течения и скрытые рифы, которые активно мешают слаженной работе и конструктивному взаимодействию.

Что поможет наладить конструктивное взаимодействие двух подразделений, отвечающих за информационные технологии и за финансы? Ряд действий, направленных на сближение позиций.

1. Взаимное просвещение. К этому пункту можно отнести ряд образовательных форматов в виде бизнес-тренингов, стратегических сессий, мастер-классов. Кстати, наилучшие результаты показывают внутренние сессии с привлечением собственных сотрудников в качестве тренеров.

2. ИТ-аудит. Для бизнеса привычен финансовый аудит, а область аудита ИТ-пространства становится диковинным явлением. В первую очередь ИТ-аудит необходим для собственника и топ-менеджмента, чтобы проверить, насколько эффективна существующая ИТ инфраструктура, и понять, как максимально задействовать имеющиеся ресурсы, насколько необходима модернизация, а также получить рекомендации по устранению недостатков и сокращению затрат.

Аудит ИТ-инфраструктуры

Это комплекс мероприятий, к которым можно отнести проведение инвентаризации и анализ всей информационной системы в целом. Рассматриваются применяемые решения на соответствие требованиям компании, оцениваются риски и готовятся предложения по оптимизации решений в виде рекомендаций по повышению эффективности ИТ-инфраструктуры.

Меры информационной безопасности, такие как антивирусная защита, архивирование, защита от несанкционированного доступа и прочие, для руководителей финансовых служб являются приоритетными. Как правило, на этой области не экономят.

В своей практике мне несколько раз приходилось приглашать независимых экспертов для аудита ИТ-инфраструктуры в компании, в которых мне доводилось трудиться. В качестве примеров могу назвать следующие:

- комплексный аудит;

- экспресс-аудит (под конкретную задачу);

- аудит ИТ-инфраструктуры для заключения договора на обслуживание с компанией, которая занимается ИТ-аутсорсингом.

Это необходимо для того, чтобы оптимально рассчитать стоимость обслуживания и составить план развития информационной системы для стратегических задач на несколько лет вперед.

Слон по частям

Начинать взаимодействие по ИТ-аудиту целесообразно с подготовки технического задания (ТЗ), которая содержит ряд обязательных параметров:

a. Аудит оборудования (обследование состояния рабочих мест и оргтехники; обследование серверов и серверной инфраструктуры: обследование настроек, производительности, систем защиты и архивирование, анализ состояния СКС, сетевого оборудования, кабельной системы; измерение скорости передачи данных, анализ источников бесперебойного питания).

b. Аудит программного обеспечения (обследование установленного ПО на рабочих машинах и серверах; проверка ПО на наличие лицензий и прав на его использование, соответствие количества лицензий).

c. Аудит систем безопасности (обследование использующихся систем информационной безопасности; проверка работы антивирусной защиты и антиспам защиты электронной почты; обследование систем защиты от взлома; анализ путей доступа к информации компании; анализ настроек сетевых политик и обследование межсетевых настроек безопасности ; анализ системы хранения и бэкапирования данных).

d. Аудит каналов связи и коммуникации (обследование каналов системы передачи данных (КСПД); анализ работы телефонии, облачных сервисов; анализ работы сетевых служб и настроек корпоративной электронной почты)

Возникает естественный вопрос, чего ожидает заказчик от проведенного аудита? Во-первых, объективной актуальной оценки состояния и эффективности работы инфраструктуры, а также информации о слабых и сильных сторонах. Во-вторых, рекомендации по оптимизации и повышению эффективности ИТ-инфраструктуры. В-третьих, инвестиционные решения по модернизации ИТ-пространства и реализации ИТ-стратегии, которая является составной частью долгосрочной стратегии бизнеса. Замечания фиксируются и структурируются по направлениям.

По итогам экспресс-аудита предоставляется отчет со списком проверенных рабочих мест, активного сетевого оборудования, серверов и установленного ПО, описанием и причиной необходимой модернизации, а также с рекомендациями по оптимизации и повышению эффективности ИТ-инфраструктуры.

Приведу пример. На одном предприятии, имеющем разветвленную сеть филиалов и обособленных структурных подразделений, которые находились в разных регионах и часовых поясах, было принято решение о комплексном внедрении автоматизированной корпоративной системы. Положение усугублялось тем, что помимо тяжеловесной забюрократизированной структуры и пэчворка информационных систем на предприятии не было единых ИТ-стандартов и ИТ-инфраструктуры.

На первом этапе был необходим независимый аудит ИТ-инфраструктуры для понимания дальнейших шагов для развития, а также подготовки платформы для внедрения автоматизированной корпоративной системы.

Очевидно, что для реализации крупного проекта потребуется много ресурсов: финансовых, трудовых, временных. Поэтому целесообразно ранжировать недостатки по уровню риска: критичные, существенные и несущественные.

Для дальнейшей реализации и оценки потребуется предпроектная экспертиза. «Слон по частям» — это правильное решение. Выделяем проекты и оцениваем сроки, деньги и трудозатраты.

Проект «Построение КСПД с разветвленной региональной филиальной сеть».

Корпоративная сеть передачи данных обеспечивает отправление сведений, телефонию, ВКС и удаленный доступ к корпоративной информационной системе между центральным офисом и филиалами компании.

Рисунок 1.Реализация защищенного канала связи

Цель проекта:

Обеспечить надежное объединение информационных систем, телефонии, ВКС в единое информационное пространство.

Создать возможность для дальнейшего развития и консолидации ИТ-подразделений предприятия.

Задача проекта:

Создание резервного защищенного канала связи через публичную сеть Интернет на случай возникновения нештатных ситуаций с защищенными каналами или оборудованием КСПД.

Таблица 1. Альтернативные предложения от поставщиков и подрядчиков

Для подтверждения обоснованности затрат необходимо предоставить коммерческие предложения от нескольких подрядных организаций (в идеале — не менее трех вариантов). Это существенно облегчит работу в дальнейшем и сократит время принятия решения и начала реализации, особенно для организаций, где предусмотрены требования о проведении конкурсных процедур (см. табл. 1).

Как посчитать альтернативные доходы и неизмеримые преимущества проекта? Альтернативные доходы рассчитываются с учетом сокращения дублируемых функций, автоматизации и оптимизации процессов.

Доходы проекта — экономия при внедрении с учетом инфляции. Например, наличие виртуального офиса позволит сократить командировочные расходы, затраты на телефонную и мобильную связь, уменьшить почтовые расходы и затраты на персонал. Таким образом, экономия в инвестиционном бюджете для расчета IRR и NPV проекта может быть указана в виде доходной части (см. табл. 2).

Таблица 2. Расчет доходов на основании альтернативы по экономии затрат

Помимо преимуществ, измеримых в денежном выражении (экономия, сокращение излишних функций), существуют параметры, которые трудно или невозможно подсчитать. Например, удовлетворенность клиента в связи с сокращением времени исполнения заказа, повышение скорости обработки данных и аналитических возможностей системы и т. д. Акцентируйте на них внимание.

Экспресс-аудит

Для решения одной задачи можно использовать экспресс ИТ-аудит для получения информации об отдельных элементах ИТ-инфраструктуры. Это быстрая и недорогая процедура. Обычно занимает несколько дней и решает локальные проблемы.

В качестве примера могу привести историю из жизни. Компания «Дельта» (название условное) получила письмо от представителей Microsoft с требованием о проведении инвентаризации использования продуктов Windows и Microsoft Office в компании и приобретении недостающих лицензий либо деинсталляции нелицензированных копий в определенный срок. Последствия для многих развивающихся компаний могут быть крайне негативными. Юридические риски применения нелегального ПО велики — от судебного до уголовного преследования за использование нелегальных продуктов. Важно знать, что ответственность, в том числе уголовная, за отсутствие необходимых лицензий лежит как руководителе предприятия, так и на ИТ-директоре. Поэтому при смене ИТ-директора, генерального директора либо всего руководящего состава целесообразно воспользоваться профессиональной помощью по независимой проверке статуса лицензирования, чтобы исключить потенциальные риски применения нелицензионного ПО.

Компания «Дельта» пригласила на экспресс-аудит организацию, оказывающую консультационные услуги в области лицензирования программного обеспечения Microsoft.

Необходимо было решить две задачи: инвентаризация и оптимизация стоимости владения программными активами. Эта процедура занимает не больше недели, но позволяет избежать юридических рисков и существенно сэкономить ресурсы.

К примеру, выбор правильной схемы лицензирования позволил сэкономить в 10 раз (!) на серверных лицензиях. Смета составила $30 тыс. вместо $324 тыс., заявленных изначально. Учитывая, что за экспресс-аудит вы заплатите небольшие деньги — всего 150–300 тыс. рублей, вас ждет существенная экономия.

Во время экспресс-аудита может быть предложена оптимизация стоимости владения ПО в виде следующих решений:

- Единая сеть.

- Стандартизация.

- Специальные программы обучения от вендоров.

- Техническая поддержка «24?7».

- Электронные лицензии вместо «картона».

По статистике, после экспресс-аудита инвестиции в ИТ-сферу производятся более чем в 90% случаев. Таким образом, вопрос недофинансирования можно рассматривать как следствие отсутствия структурированной информации и подтвержденных данных, а также конкретных вариантов решений.

Приведу еще один пример. При объединении нескольких предприятий в холдинг потребовалось их бюджетирование и консолидация по единым стандартам. ИТ-директор управляющей компании оценил бюджет на закупку лицензионного ПО исходя из наличия существующих позиций и «по заявкам трудящихся». В результате образовалась солидная сумма в рублевом выражении (учитывая привязку ПО к курсам валют), сопоставимая разве что с расходами на приобретение новой производственной линии. Топ-менеджмент схватился за голову и очень расстроился. Казалось, выхода нет. Нарушение лицензионного законодательства грозит уголовным наказанием, бесплатное ПО непригодно для задач бизнеса. Общими стараниями заказали экспресс-аудит в компании, являющейся аккредитованным партнером основных поставщиков ПО.

Таблица 3. Альтернативные варианты финансирования покупки ПО

Целесообразно подписать соглашение с поставщиками об оплате в виде рассрочки на 3–5 лет. Эта конфигурация будет дороже на банковский процент, но позволит использовать комфортную схему финансирования (см. "Сравнительный график финансирования альтернативных вариантов покупки ПО").

Сравнительный график финансирования альтернативных вариантов покупки ПО

Советы для успешного сотрудничества CIO и CFO, а также для интеграции двух служб:

1. Сделайте ИТ-инвестиции неотъемлемой частью стратегии бизнеса.

2. Выявите закономерности между ростом бизнеса и инвестиционными расходами в ИТ-проекты.

3. Запаситесь экспертными заключениями (экспертным мнением, аудитом решений, экспресс-аудитом).

4. Предложите альтернативные варианты: пусть всегда будет выбор.

5. Не жалейте времени на просветительскую работу для топ-менеджмента.

6. Потраченное время и ресурсы должны быть адекватны и соизмеримы с полученным результатом (эффектом и пользой): не умножайте сущности без необходимости.