Управление документами
Пример из жизни
В ходе разработки стратегии развития корпоративной системы управления документами для одного холдинга проводились интервью с руководителями ключевых подразделений. При этом, естественно, не только выяснялись реальные потребности в тех или иных функциях перспективной системы, но и ненавязчиво «продавались» идеи, почерпнутые из «лучших практик». Одна такая идея, предложенная руководителю юридического департамента, состояла в том, что управляющей компании холдинга приходится платить большие штрафы, если она своевременно не предоставляет нужные документы по запросам, скажем, налоговой службы. А избежать штрафов, ускорить подготовку и повысить качество документов могло бы автоматизированное решение для юридического департамента, построенное на платформе электронного документооборота.
Диалог консультанта и юриста выглядел примерно так:
Консультант: А к вам, наверное, часто поступают запросы из госорганов о предоставлении каких-нибудь выборок документов?
Юрист: Да, довольно часто.
К: И вам, вероятно, приходится перелопачивать кипы бумажных документов в архиве, чтобы отработать каждый запрос?
Ю: Ну да. Но только наш департамент не занимается подобной работой. Когда поступает запрос, мы передаем его на исполнение в административный департамент (канцелярию) и его сотрудники готовят документы для передачи.
К: А если сотрудники канцелярии отвечают на запрос, нарушая сроки или требования по качеству и полноте, штрафные санкции со стороны регулятора, наложенные на компанию, относятся же на счет вашего департамента?
Ю: Нет. Если такое происходит, то виноваты в случившемся сотрудники канцелярии — ведь это они отбирали и готовили все документы.
Занавес…
Для того чтобы понять о каких переменах идет речь, попробуем сфокусироваться на событиях после 2022 года и их масштабах с точки зрения кибербезопасности.
Опубликовано 27.03.2015