Time management и CIO. Кто кого?
Автор
Кирилл Алифанов
Сотрудники всех уровней неустанно ищут способы наиболее рационального управления временем.
Самый плохой способ распорядиться временем
— это хорошее выполнение того, чего вообще не надо делать.
Нет, в этой статье я не планирую выявить победителя в неизменной схватке между беспощадным Временем и CIO. Лишь хочу разобраться сам и представить на суд читателя результаты взаимного влияния такой эфемерной сущности, как Время, и не менее эфемерной сущности — сферическим CIO в вакууме.
Казалось бы, избитая тема — тайм-менеджмент. Однако в сегодняшнем стремительном мире его важность настолько высока, что сотрудники всех уровней неустанно ищут способы наиболее рационального управления временем. Что уж говорить о руководителях, для которых время является самым важным и недостающим ресурсом. Поэтому в эпоху, когда одни лишь говорят о кризисе, вторые — уже должны предпринимать экстренные меры по интенсификации своей деятельности, и именно в области тайм-менеджемента можно найти немало скрытых ресурсов.
Я не отношу себя к фанатам управления временем, но о планировании свой жизни начал задумываться с институтских времен, вместе с появлением в голове «глупых» вопросов о смысле жизни. Ну а после перехода на управленческую должность, понял, что без четкого планирования своего времени никак не обойтись. В очередной раз вернуться к этой теме меня побудил мастер-класс Николая Прянишникова на конгрессе «Подмосковные вечера», который был посвящен «Work-life balance руководителя с помощью современных технологий». Прозвучало достаточно много интересных идей по самоорганизации и тайм-менеджементу в частности, но Николай проводил мастер-класс с уровня президента компании, тогда как ИТ-директор — это все-таки иной уровень в организационной структуре, соответственно круг операционных и стратегических задач отличается, так же как и подходы к организации времени. В результате размышлений возник вопрос: различается ли специфика тайм-менеджмента CIO и директоров других направлений? И в чем может она проявиться?
С другой стороны, после мастер-класса мои мысли были направлены на то, что может сделать CIO, как инноватор, для повышения эффективности не только собственной деятельности или работы своего подразделения, но и всей компании в целом? Ниже мой опыт и размышления на эту тему.
Время и CIO. Инструменты
...время растяжимо. Оно зависит от того,
какого рода содержимым вы наполняете его.
В своих рассуждениях я исхожу из того, что большинство читателей уже прочитало «стопицот» статей про тайм-менеджемент, в том числе и в журналах ИТ-тематики. Однако пару слов надо сказать как минимум для создания общего тезауруса и понимания. Прежде всего, время — это такой же ресурс, как деньги, сотрудники, количество серверов и места для хранения данных. Профессиональному управленцу все равно (или должно быть все равно) чем управлять. Ниже представлены инструменты, без использования которых управление временем превращается в его неэффективную трату.
Планирование
Если переводить на используемые в ИТ-аналогии — при автоматизации хаоса, получится автоматизированный хаос. Так и со временем — ни один инструмент или технология не поможет продвинуться в части более эффективной утилизации и планирования времени, если этих планов нет. Всегда должен быть разработан четкий план вашей деятельности, начиная от пятилетней ИТ-стратегии и заканчивая повесткой каждого совещания и плана относительно каждого его участника. Возможно, планирование каждого совещания — это перебор, но ежедневно нужно сформулировать три-четыре ключевые задачи, реализация которых должна вести к выполнению стратегических, долгосрочных задач. Впрочем, наличие to-do-листа не всегда спасает. Я неоднократно помогал своим сотрудникам в решении следующей проблемы: по завершении напряженного рабочего дня, при взгляде на список задач становится грустно — ключевые, самые главные задачи не выполнены. Здесь мы переходим к следующему важному фактору.
Приоритизация
Понятно, что почти любой топ-менеджер стал таковым, в частности, потому, что научился «отделять зерна от плевел» и правильно выбирать, какую из задач надо решить сейчас — важную-важную или важную срочную. Здесь не следует забывать про сотрудников, так как, не научив их премудростям приоритизации, в один не очень прекрасный день можно столкнуться с серьезными проблемами.
Делегирование
Я могу просто привести цитату из книги «Менеджер мафии»: «Три основных правила эффективного управления временем: распиши свои задачи, передай их другим, передай другим то, что осталось». Разумеется, это несколько преувеличено, да и часть задач и проектов необходимо делать самому (см. пункт Приоритизация), но в целом у руководителя большая часть времени должна уходить на управление. К сожалению, делегирование не является процессом из серии «поставил задачу и забыл». Для того что бы делегирование происходило с пользой, рекомендую предусматривать следующие контрольные точки:
1. Ясно понимать сильные и слабые стороны своих сотрудников. Кому что можно делегировать?
2. Четко обозначать цели и задачи.
3. Однозначно обозначать ключевые сроки.
4. Помогать понять, какие ресурсы можно использовать для достижения поставленных задач.
5. Быть готовым отвечать на вопросы.
6. При временном планировании задачи закладывать немного больше времени на реализацию задачи.
Киты и устрицы
Не ахти какой креатив, но пора перестать есть «лягушек» и препарировать «слонов» и переходить на что-то более экзотическое. Не стоит откладывать на завтра задачу, которую делать совсем не стоит, — суть данного инструмента банальна. Чем больше мелких задач мы откладываем «на завтра», тем сложнее потом придется разобрать завалы подобных дел, когда они накопятся. Человек по своей сути выбирает для решения задачи попроще и поменьше. Основными инструментами по борьбе с данной человеческой слабостью являются приоритизация и планирование.
«Воры» времени
Как известно, любой инструмент можно использовать как во благо, так и во вред. По телефону можно быстро и эффективно договориться с коллегой о планах решения задачи или потратить полтора часа рабочего времени на обсуждение тонкостей маникюра. Если говорить о тайм-менеджементе, то к основным «ворам» времени можно отнести все события, которые отвлекают вас от решения текущей задачи, — это и сотрудники заглядывающие «на минутку», и уведомления о новых почтовых сообщениях, и открытый браузер, где все устроено так, чтобы вы не нашли путь из лабиринта интернет-сайтов... Очень важно этих «воров» обнаружить и изолировать.
Итак, есть ли специфика и отличия в использовании перечисленных выше инструментов управления временем в работе CIO по сравнению с другими топ-менеджерами? Напрашивающийся с самого начала ответ «нет» — очевиден. Однако в отличие от других топ-менеджеров CIO может оказать существенное влияние и улучшить работу компании за счет внедрения технологий, повышающих эффективность инструментов тайм-менеджемента.
CIO и Время. Технологии
Время — лучший учитель, но, к сожалению,
оно убивает своих учеников.
Гектор Берлиоз
CIO, как драйвер внедрения в компании инноваций, должен помогать бизнесу автоматизировать не только основные бизнес-процессы, но и повышать эффективность компании в целом. Основной просветительской задачей CIO является демонстрация использования привычных всем технологий из области тайм-менеджмента для всей компании, а также повышения культуры управления временем всей компании.
Технологии по управлению временем будут разделены на две части: те, которые помогают спланировать и расставить приоритеты, и те, которые помогут бороться с «ворами» времени, в частности с прокрастинацией.
Среди помощников по планированию и приоритизации можно выделить такие инструменты, как MS Outlook, системы электронного документооборота (СЭД), и использование этих систем в гаджетах типа смартфонов и планшетов.
MS Outlook
Не буду рекламировать этот продукт, скажу лишь, что о его применении как об инструменте тайм-менеджмента написаны целые книги. (Очень рекомендую с ними ознакомиться.) Самыми полезными инструментами здесь являются: возможность ведения общих списков задач, контроль исполнения задач, общие календари.
Системы электронного документооборота
Здесь, прямо скажем, есть где развернуться. Пронзив всю компанию сквозными процессами систем документооборота, можно поднять уровень зрелости компании в области управления временем даже против воли сотрудников. Посудите сами: процесс исполнения поручений, на основании протоколов, служебных записок, приказов. Приходишь на работу, открываешь систему — даже думать не надо — вот список твоих задач, только приоритизируй, и все! А процесс согласования договоров, в котором «зашито» время, отведенное тебе на согласование? Волей-неволей поймешь, что задача по согласованию договора имеет более высокий приоритет!
Организация рабочего места
Неоднократно встречал восторженные отзывы о том, как помогает в управлении временем оснащение рабочих мест сотрудников двумя экранами. На одном экране работаешь, на другом висит список дел. На мой вопрос, что мешает повесить вместо второго экрана лист со списком дел, восторженные не нашли быстрого ответа. Хотя решение возможно перспективное, надо только дополнить второй экран не только списком дел, но и иными задачами.
Гаджеты
Все мобильные операционные системы полностью приспособлены к интеграции к корпоративным сервисам (Outlook, СЭД), но также имеют огромное количество приложений для учета времени и достаточно сложных программ для контроля исполнения задач и планов. Лично мне вполне хватает средств синхронизации моих задач с сервисами Google и корпоративными календарями, задачами. Помимо этого, можно повысить эффективность организации и скорость предоставление доступа к информации: сколько времени тратит человек в день, чтобы найти контакт коллеги? Что мешает сделать эту информацию доступной — загружать корпоративную телефонную книгу на смартфон автоматически?
Можно перечислять инструменты и дальше, но самое главное — заронить понимание важности и эффективности тайм-менеджмента для всей организации в целом. Конечно, эффективное управление временем сделать философией всей организации проще всего через топ-менеджмент. Как видно из перечисленных выше вариантов, у CIO достаточно много рычагов на всех уровнях управления, для того что бы заручиться поддержкой соратников на этом непростом пути.
Заключение
Если вы не управляете временем, время управляет вами.
Управление временем не нужно само по себе. Да, данная технология может сделать вас и организацию эффективнее, но прежде всего тайм-менеджмент может дать вам больше времени для общения с семьей, друзьями, для получения ощущения насыщенности жизни. Именно поэтому при расстановке приоритетов не надо ограничиваться только работой. Если применить управление временем к жизни в целом — это даст наибольший эффект и поможет понять, что же на самом деле важно и кто победит в схватке Времени и CIO.
Опубликовано 24.12.2012
