Как все успеть и не сойти с ума
В начале декабря нашу страну посетил один из самых известных в мире бизнес-тренеров Дэвид Аллен (David Allen), автор изданного в 30 странах бестселлера «Как привести дела в порядок» («Getting Things Done»), специалист мирового уровня по организации корпоративной и личной продуктивности, составитель методики Getting Things Done (GTD), позволяющей упорядочить переполненную обязанностями жизнь и получить успешные результаты от своих проектов и начинаний. Словом, Дэвид постарался рассказать россиянам, как все успеть и при этом сохранить рассудок в сегодняшнем бешеном ритме, накладывающем на нас огромное количество профессиональных и личных обязательств. Мы попросили его поделиться некоторыми советами и с нашими читателями.
Современная жизнь все больше ускоряется, объемы информации постоянно увеличиваются благодаря все новым источникам. Как человеку не утонуть в этом бурном потоке, есть ли спасительные «соломинки», за которые можно зацепиться, и что они собой представляют?
Самое важное, чтобы человек хорошо осознавал, какие результаты он хочет получить и в каком направлении двигаться. Если же такого представления нет, то и информационный поток будет казаться пугающим. Чем более четко определены ориентиры, тем более понятно, каким образом можно использовать поступающую информацию.
Существуют ли некие универсальные способы организации работы с информацией и делами или каждому человеку нужно задействовать свои приемы, руководствуясь общими правилами?
Знаете, есть общие универсальные принципы. Другими словами, если вы все держите в голове, вам понадобится больше энергии и ментального пространства, чем необходимо. Это справедливо для всех. А вот каким образом вы очищаете свое ментальное пространство и как сохраняете ориентиры, используете нужную информацию и напоминания — уникально для каждого и должно быть соотнесено с индивидуальными потребностями, в соответствии с особенностями рабочего процесса.
Основа бизнеса — проекты. Как правильно выстроить проектное управление в компании? Какими принципами нужно руководствоваться?
Пожалуй, самая большая проблема в проектах, которую я когда-либо наблюдал, — отсутствие индивидуальной ответственности. Проект может требовать разной степени детализации, разной частоты оценки статуса — это зависит от человека, который за него отвечает. Так что важнейший шаг — определить ответственного, а он уже сам должен решить, как планировать, сколько подробностей включать в проект, чтобы успешно выполнить его в оптимальных условиях. Опять-таки, я ни разу не видел абсолютно одинаковых проектов, как и абсолютно одинаковых менеджеров проектов. Если вы осуществляли какой-то проект уже много раз, вероятно, вам не придется его слишком сильно контролировать и часто оценивать статус. Но если вы делаете это впервые, если проект или процесс для вас новые, вы еще полностью не знаете того, что должны знать, то, скорее всего, вам придется включить в план как можно больше деталей, чтобы иметь уверенность, что ничего не упущено. В любом случае, все зависит от ситуации.
Управлять своими делами трудно, а руководить целым коллективом еще труднее. Как научить своих сотрудников правильной и грамотной организации рабочего процесса?
Довольно сложно навязывать такую систему кому бы то ни было. Единственное, за что вы можете спрашивать с человека, — результаты. Например, кто-то заключает с вами договор сделать что-то к определенной дате, в такой ситуации вы можете контролировать то, насколько выполняется само соглашение, а как будет организована работа для достижения результата — это уже ответственность исполнителей. Тем не менее людям нужно предлагать образование, системы и тренинги, знакомящие их с более эффективными способами управления рабочим процессом, однако заставить кого-то — довольно сложно. Методология GTD представляет собой набор лучших бизнес-практик. Вы можете научить людей думать в терминах «результаты» и «действия». Например, начиная встречу, договоритесь о том, к чему вы хотите прийти по ее окончании, и во время беседы обсудите конкретные действия, которые необходимо предпринять, чтобы достичь намеченных результатов. И хотя вы не можете заставить людей отвечать за то, каким образом они организуют свой рабочий процесс, но установить стандарты взаимодействия вам под силу.
Вы побывали в России, заметили ли отличия в принципах управления делами в России от США и других стран?
Я не заметил отличий. Но я бы сказал, что между двумя отдельно взятыми русскими будет больше различий в практиках управления рабочим процессом, чем между русским и американцем, выполняющими похожую работу или имеющими одинаковые интересы.
Как ИТ-решения могут помочь в управлении делами? Как выбрать то решение, которое подходит именно тебе?
Вся ИТ-индустрия была создана, чтобы улучшить, облегчить, ускорить работу людей — это задачи текстовых редакторов, электронных таблиц, баз данных и всего, что позволяет управлять потоком информации, ее хранением и быстрым к ней доступом. Очевидно, что это все помогает организациям. Как ИТ могут помочь человеку? Технологии не учат управлять рабочим процессом. Как только люди начинают понимать, каковы принципы управления данным процессом, они могут использовать практически любой ИТ-инструмент, чтобы быстрее и проще реализовать стоящие перед ними задачи. Тем не менее некоторые модные программы и приложения способны мотивировать людей использовать лучший опыт управления рабочим процессом. Вы не станете продуктивными только потому, что вам дали в руки компьютер или установили очередную программу. Зачастую, если вы не знаете основных принципов, технологии лишь усугубляют неэффективность, усложняя вашу жизнь. Новые инструменты предоставляют новые возможности, но и создают лишний стресс из-за многообразия, предлагаемого производителями, особенно для личного пользования.
Как сосредоточиться на наиболее важном и не размениваться на мелкие второстепенные дела?
Надо всего лишь сконцентрироваться на том, что действительно имеет значение. А вот определить это — задача непростая, поскольку нужно учитывать и цели организации, и свои личные интересы. Нужно посмотреть на ситуацию с разных сторон. Мы обозначили шесть горизонтов фокуса, или уровней, на которых у человека есть определенные обязательства. Самое важное — какова ваша миссия в жизни. Но можно посмотреть и ниже, другой горизонт — каково ваше видение, определены ли долгосрочные цели, зоны ответственности, требующие вашего контроля, чтобы сохранять баланс в жизни, плюс все проекты, которые вы на себя взяли, и все действия, которые вам надо выполнить, чтобы все это стало реальностью. Так что определение того, что важно, предполагает осмысление на всех уровнях, причем это одинаково применимо и к организации, где вы работаете, и к вам лично. Понимать, что важно, — все равно как поддерживать себя в форме. В обоих случаях необходимо постоянное внимание и соглашения с самим собой и другими людьми.
Одна из серьезных проблем современного человека — прокрастинация. Какими способами можно ее в себе преодолеть?
Одна из главных причин прокрастинации состоит в том, что вы еще не решили, какое следующее действие нужно предпринять, чтобы выполнить обязательство, проект или задание. А без четко определенного действия ваше сознание будет все время возвращаться к тому, что надо что-то сделать. Вы должны понимать, что следует обдумывать свои действия, но не настолько продолжительно, как вы того боитесь. Надо решить для себя: каков ожидаемый результат? насколько он важен? и каким должен быть следующий шаг, чтобы к этому результату приблизиться? Эти вещи не появляются в вашей голове сами по себе, нужно приложить сознательные усилия, чтобы найти ответы на поставленные вопросы. Но это не потребует много энергии. Большинство людей считают, будто для того, чтобы обдумать дальнейшие поступки, нужно немало сил, а их нет. Получается, если не удается сформулировать очередную задачу, то начинается прокрастинация — ведь если вы не знаете, что делать, то не станете этим заниматься. А потому просто тренируйте свою мыслительную «мышцу» принимать решения относительно следующего физического действия, которое вам нужно сделать, чтобы начать достигать результата. Гораздо проще заниматься работой, которая четко определена.
Вы ездите по всему миру. В каких странах люди более грамотно распоряжаются своим временем и более правильно планируют свои дела, а в каких — менее? Обусловлено ли это национальным менталитетом?
Не уверен. В моих недавних путешествиях я заметил, что в разных странах люди по-разному относятся к договоренностям относительно времени. Я не могу точно сказать, насколько сильно это влияет на их продуктивность, но определенно влияет. Если вы договорились встретиться в 8 утра, а 30% участников встречи появляются в течение 30 минут после назначенного срока, достаточно просто оценить, сколько усилий и времени было потрачено впустую. Считаю, что на северо-востоке Европы, Великобритании, в некоторой степени в США и Северной Америке более склонны соблюдать договоренности по времени. Если говорить о других регионах, я знаю, что есть «персидское время», «русское время», «индийское время», вероятно, и «индонезийское время»... Возможно, это и не влияет на эффективность, но определенно раздражает тех, кто привык к другим стандартам. Сейчас мы открыли представительство компании в России — GTD Russia, которое возглавляет Дмитрий Иншаков. Думаю, Дмитрий и его коллеги смогут систематизировать подход российских компаний и бизнесменов в этом вопросе.
Опубликовано 15.01.2016