Почему перед цифровизацией нужно систематизировать бизнес
Это и есть систематизация — переход от управления одним человеком к созданию хорошо организованной системы управления бизнесом, способной работать и масштабироваться сама по себе. При этом важно, что вы сэкономите значительные деньги, если сначала приведете в порядок бизнес-процессы, а потом с помощью «цифры» будете их ускорять. Если не структурировать бизнес, но одновременно ускорять процессы цифровизации — получите быстро движущийся хаос.
Почему нужно систематизировать бизнес
Систематизация — процесс создания стандартных рабочих процедур или документов, специально предназначенных для конкретной компании, для обеспечения бесперебойной работы, упорядоченности и производительности. Вы можете воспользоваться сильными сторонами своего бизнеса и найти непрерывный успех, копируя те процедуры, которые работают лучше всего.
Вот что вы получите, систематизируя компанию.
Синхронизируете бизнес-процессы
Задокументируете пошаговую процедуру для достижения поставленных целей и выравнивания различных аспектов своей работы для создания легкого потока. Каждый аспект вашего бизнеса способствует общему успеху. Поэтому вы можете создать своего рода часовую взаимосвязь между различными компонентами, а затем контролировать производительность каждого элемента.
Получите контроль качества
Систематизация обеспечивает качество и последовательность бизнеса: ваши установленные процедуры создают сотрудникам рутину для тиражирования одного и того же качественного сервиса. Вам не нужно будет беспокоиться о неудовлетворенности клиентов и снижении качества предоставления услуг.
Поможете сотрудникам
Сначала кажется, будто систематизация превращает ваш персонал в винтики часового механизма, но это не так. Когда все сделано правильно, системность распределяет власть среди сотрудников. Это избавляет их от необходимости задавать вопросы, которые заставляют их выглядеть и чувствовать себя некомпетентными. Также системность не позволяет полагаться на неопределенности при принятии решений. Когда сотрудники выполняют документированные процедуры, они знакомятся с процессами. Навыки людей оттачиваются, делая их экспертами в своей сфере.
Систематизация — создание и описание действующих систем управления. Этот процесс объединяет действия, которые вы выполняете для достижения успеха от начала и до конца.
Что нужно сделать
Опишите существующие подразделения
Этот процесс заключается не в демонтаже и повторной сборке вашего бизнеса, а в том, чтобы как старые, так и новые процедуры заставить работать как можно лучше.
Составьте список всех ваших структурных подразделений. Пройдитесь по нему и задайте себе вопросы: «Почему создали подразделение? Какие проблемы в нем решаются?» Чтобы организационная структура компании была эффективной, каждое отделение должно решать проблему, иначе оно не имеет значения. Когда каждое отделение решает свои вопросы, вы обязательно должны получать положительные результаты.
Найдите повторяющиеся задачи и придумайте, как их оптимизировать
Для того чтобы сложилась четкая картина обо всех процессах, поручите сотрудникам вести учет своих ежедневных индивидуальных и групповых действий. Их записи дадут вам ясное представление о том, что выполняет каждый сотрудник.
Изучите записи, чтобы выявить нерелевантные и повторяющиеся задачи. Затем определите, какие задачи лучше выполнять индивидуально, а какие — в группе. Объедините похожие задачи и назначьте конкретных сотрудников для их обработки.
Создайте последовательность
Это может показаться основным, но иногда сотрудники жонглируют процессами, не понимая, какое влияние это оказывает на конечный результат. Работа без организованного потока процедур создает беспорядок в вашей компании и затрудняет работу.
Определите основные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь для достижения хороших результатов.
Сотрудник, ответственный за ввод данных, должен делать это точно, чтобы работник, в чьи обязанности входит анализ данных, мог делать свою работу эффективно. Если в записи есть ошибка, анализ будет неточным.
Документируйте
Теперь, когда вы выяснили, какое подразделение за что отвечает, устранили повторяющиеся задачи и определили последовательность, вам нужно все зафиксировать в письменной форме.
Идея состоит в том, чтобы дать сотрудникам пошаговое руководство о том, что им надлежит делать. И как работать, даже если вы отсутствуете.
Проверяйте выполненную работу
Попробуйте, работает ли система, несколько раз дав задания сотрудникам. Контролируйте их прогресс по мере работы. Если в конце концов результаты, достигнутые на разных испытаниях, не совпадают, это означает, что сотрудники не до конца поняли процесс. Вы можете определить, где возникла путаница. Переходите к процедурам с подчиненными снова и пошагово направляйте их, пока они не усовершенствуются.
Функции бизнеса
В любой компании (вне зависимости от количества сотрудников) есть семь основных функций, которые необходимы для того, чтобы получить итоговый результат:
-
Административная функция, в которой рождается идея создания бизнеса. Тут же определяется стратегическая цель. Пишется стратегический план, определяется рынок, на который мы ориентированы, технология, по которой работаем, и продукт, который производим. Юридически оформляем все и определяемся со структурой управления.
-
Следующая функция — это построение. Здесь мы нанимаем сотрудников, вводим их в должность, организовываем рабочие места.
-
Затем рекламируем наш продукт, продвигаем его на рынке. И тут подключается отдел продаж.
-
После того как клиент захотел купить, подключается финансовое подразделение. Здесь есть функции дохода, расхода и учета, чтобы обеспечить само производство.
-
Далее идет либо производство, либо предоставление, зависит от сферы бизнеса.
-
И после того как мы произвели/предоставили продукт/услуги, имеет смысл проверить, насколько качественно мы это сделали. И здесь подключается отделение качества.
-
Когда мы проверили, что наш продукт предоставляется согласно стандартам, отклонений не выявлено, мы это делаем широко известным. Теперь подключается отделение по связям с общественностью, где мы работаем над усилением нашего PR и отношениями с партнерами.
Для того чтобы компания полноценно выполняла свою работу, все эти функции должны в ней присутствовать. Допустим, у вас есть сотрудники, отвечающие в компании за продажи, финансы и производство. А за другие функции никто не отвечает. Тогда осознайте, что вы, как владелец/директор, отвечаете за упущенные функции в компании.
Опишите свои ожидания от сотрудников
Например, вы понимаете, что бухгалтер сможет еще принимать на работу сотрудников и отвечать за их квалификацию — сообщите ему это. Постоянно говорите сотрудникам, что вы от них ожидаете, особенно если это выходит за рамки их профессиональной деятельности.
Определите узкое место компании и наймите сотрудника
Конечно, бизнес растет, и вам скоро понадобится нанять нового сотрудника. Так определите, кто именно нужен, сделав это с помощью структуры компании. Посмотрите, на какую область вы направляете больше всего внимания, а она, вопреки этому, все равно проседает — и заполните ее.
Эти простые шаги помогут систематизировать компанию и быстрее вывести ее на желаемый уровень. Вам придется постоянно учиться, развиваться и покорять новые вершины. У каждого владельца свой «калибр» (за сколько сотрудников он может отвечать, не погрузившись полностью в административные вопросы).
Цифровизация инструментов управления
Благодаря «цифре» мы сейчас делаем такое, что было нереально десять лет назад. Все сотрудники подают еженедельно цифровые показатели своей деятельности. С помощью программ автоматически строятся графики, мы называем это «статистики». В результате у каждого руководителя есть цифровая панель управления, где очень четко видно, что происходит в компании.
До цифровизации этот процесс происходил по-другому. Были стандартные формы, сотрудники их заполняли и клали в специальную ячейку. Приходил сотрудник, забирал «писульки», переносил цифры на другие бланки, уже общие. На это уходило несколько часов каждую неделю. Был даже отдельный человек, который это делал. При этом он все равно совершал ошибки, их было очень сложно исправить. При цифровизации процесс минутный, даже ошибки исправляются нажатием пары клавиш.
Рекомендации
При цифровизации есть только одна опасность: когда в компании хаос (структуры нет, линии для общения сотрудников не формализованы), цифровизировать ее адски сложно. Вы сразу обнаруживаете, что стандартные программные решения для вас не годятся, кажется, что вы какая-то особенная компания. Удивительно, когда софты, используемые сотнями тысяч компаний, «не налазят» на ваш бизнес.
Распоряжения нужно давать в письменном виде. Отправляйте на электронную почту, пишите в мессенджерах. Отталкивайтесь от вашей корпоративной культуры. Но отучайте сотрудников от невыполнения обязанностей, не позволяйте им даже задуматься о том, что это возможно.
Организуйте координации с прямыми подчиненными, мы для этого используем Zoom. Лучше ежедневно обсуждать планы, результаты, вопросы и сложности. Ведите список всех отданных распоряжений, напоминайте, чтобы они были сделаны.
Опубликовано 28.11.2022
