Как стандартизация печати экономит бизнесу средства?

Логотип компании
Как стандартизация печати экономит бизнесу средства?
Грамотная стандартизация и современные методы оказания услуг печати позволят не только сократить затраты на печать, но и зафиксировать стоимость отпечатка, что даст гарантию неизменности затрат в будущем.

Электронный документооборот, цифровизация и цифровая трансформация — тренды развития бизнеса, которые не теряют своей актуальности. Компании стремятся по максимуму перевести всю инфраструктуру в цифру, но при этом классический документооборот никуда не исчез и бумажные носители продолжают широко использоваться.

В то же время организации часто практически не контролируют печать документов и не управляют содержанием печатной инфраструктуры. В результате подобной стихийности бюджет несет лишние расходы, а сотрудники сталкиваются с целым рядом трудностей в повседневной работе. В этой статье мы рассказываем, как можно избежать подобных потерь и выстроить процессы корпоративной печати оптимальным образом.

Трудности корпоративной печати

Речь пойдет о компаниях, которые ежедневно печатают большой объем документов. И хотя на практике «большой объем» нередко составляет около тысячи листов бумаги в неделю, риск столкнуться с проблемами не менее высок. Вот лишь некоторые из них.

Как стандартизация печати экономит бизнесу средства?. Рис. 1

Печатные устройства требуют частого обслуживания

Износ комплектующих, нестандартные аварийные ситуации, картриджи, в который «внезапно» заканчивается тонер, и множество других «сюрпризов», может возникать ежедневно. При этом чем обширнее печатный парк организации, тем чаще будут происходить подобные инциденты.

Перегруженный ИТ-персонал с более важными задачами, чем печать
Системные администраторы и другие ответственные айтишники обслуживают не только парк корпоративной печати. Мало того, очень часто такие задачи у них далеко не в первом приоритете. В итоге сотрудники вынуждены откладывать важные рабочие задачи в ожидании, когда проблема с МФУ или принтером будет устранена. Из-за простоя печати замедляются и другие бизнес-процессы организации, а эффективность труда персонала значительно снижается.

Недостаточное количество необходимого для обслуживания печати персонала приводит не только к сбоям в работе, но, что еще серьезнее, к тому, что парк оборудования не обновляется вовремя, устаревает и становится неэффективным. А это уже системная проблема, которая не может быть решена быстро.

Сложность с наличием качественных деталей для ремонта
Если парк оборудования для печати большой и сформирован самой компанией, то в нем зачастую присутствуют устройства от разных производителей, и, когда приходит необходимость в их ремонте, компания сталкивается с тем, что комплектующие данного вендора очень дороги или их сложно достать на рынке. Эта проблема решается сотрудничеством с сервисной компанией, которая имеет налаженные каналы поставок, в том числе за счет параллельного импорта.

Разномастный парк печатного оборудования вызывает и другую проблему: для ремонта вышедшей из строя техники необходимо привлекать слишком много разных подрядчиков. Это не только размывает ответственность и снижает качество обслуживания, работа с большим количеством подрядчиков сложна и для персонала – не всегда понятно, к кому и с какой проблемой идти. Бухгалтерия же вынуждена вести очень обширный бухучет всех расходников.

Нет понимания технического состояния оборудования в режиме онлайн

К этой проблеме приводит отсутствие стандартизации процессов корпоративной печати и мониторинга состояния печатного парка. Использование МФУ и принтеров никак не корректируется в зависимости от текущей ситуации, что влечет сбои в повседневной работе персонала. Например, в компании никто не учитывает, что несколько МФУ находятся в ремонте, а в каких-то ведется замена расходников.

Как стандартизация печати экономит бизнесу средства?. Рис. 2

Отсутствие онлайн-мониторинга парка печати приводит еще к двум очень серьезным последствиям: нецелевой печати сотрудниками документов и дырам в информационной безопасности. Нецелевая печать совсем не такое безобидное явление, как кажется на первый взгляд, и может привести к издержкам до 5% от всего бюджета компании. А печать конфиденциальных документов — огромная головная боль специалистов по информационной безопасности, поскольку контролировать такие действия сотрудников очень трудно.

Стандартизируй это

Инфраструктура печатного парка требует грамотного управления: она должна быть интегрирована в общую ИТ-инфраструктуру компании, а значит, по максимуму стандартизирована. Как начать цифровую стандартизацию печати? Вот последовательность действий.

Описание

Бизнес-процессы, связанные с потребностью в печати, должны быть разобраны и описаны – без этого их нельзя стандартизировать. Что именно должно быть прописано в стандартах корпоративной печати? Прежде всего они подразумевают индивидуальную настройку печати под каждый отдел в строгом соответствии с его бизнес-задачами. Например: перевод цветной печати в монохромную или в дуплексную печать, запрет печати цвета в целом (если нужно сэкономить в этом месяце деньги), лимиты печати по сотрудникам в листах, и т. п.

Автоматизация

Что можно автоматизировать в первую очередь?

  • Отчетность по сотрудникам.

  • Настройки печати, нацеленные на экономию.

  • Онлайн-мониторинг технического состояния.

  • Перенаправлять печать документов с количеством страниц свыше 50 на более дешевые МФУ, снижая при этом себестоимость печати.

Автоматизация корпоративной печати проводится с помощью специализированного софта, который может оптимизировать процессы печати и, соответственно, расходы на нее.

Вот как выглядит дашборд из интерфейса ПО по управлению печатью:

Как стандартизация печати экономит бизнесу средства?. Рис. 3

Администратору удобно считывать отчеты о реальном состоянии всех устройств печати и выявлять потенциальные проблемы, чтобы оперативно их устранять.

Эффективность

Любая стандартизация и модернизация процесса должна демонстрировать качественное повышение эффективности. К таким факторам можно отнести:

  • Уменьшение простоев печатного оборудования.

  • Снижение затрат и повышение удобства прогнозирования затрат.

  • Фиксированные тарифы.

  • Согласованные метрики оценки качества сервиса.

  • Инструмент контроля за эффективностью.

Реализация

Для оптимизации расходов и работы парка корпоративной печати можно наращивать собственный штат сисадминов и ИТ-специалистов, а можно подключить к проекту сервис-провайдера услуг печати, который поможет обеспечить необходимое качество работы печатной инфраструктуры. Плюсы и минусы есть у каждого из этих подходов.

Преимущества своего штата специалистов:

  • Сотрудники на виду и их легко контролировать.

  • Стабильный и понятный бухгалтерии ФОТ.

Минусы инхаус-специалистов:

  • Даже если сотрудники не полностью загружены, вы платите полный ФОТ.

  • Болезнь/отпуск сотрудников.

  • Отсутствие внутренних стандартов качества сервиса.

  • Низкая мотивация ИТ-специалистов работать с печатной техникой.

Плюсы работы с провайдером услуг печати:

  • Наличие договора, включающего в себя штрафы и прозрачные метрики качества.

  • Фиксированный тариф в договоре гарантирует стабильность планирования бюджетов. Можно не волноваться, что из-за скачков курса доллара изменится стоимость обслуживания всего парка корпоративной техники.

  • Более дешевые материалы и детали.

  • Профессиональный штат сотрудников за минимальную стоимость.

  • Можно легко отказаться от услуг в случае недостаточного качества.

Минус работы с провайдером:

  • Привязанность к одному исполнителю.

Экономим бюджеты, повышая доступность печати

Опыт показывает, что чаще всего ломается аппарат, на котором больше всего печатают, поскольку на нем удобно работать. Скорее всего, это быстрое устройство формата А3, установленное в коридоре. Если оно ломается, печать в лучшем случае переходит на соседний аналогичный аппарат, а в худшем – на персональные устройства, себестоимость печати на которых в полтора-два раза выше.

Как повысить доступность сервиса печати при помощи системы управления печатью?

  • Внедрить онлайн-мониторинг и проактивный сервис провайдера услуг сервиса печати. Это позволит обслуживать оборудование до возникновения поломок.

  • Внедрить контроль за использованием печатной техники сотрудниками. Уменьшение нецелевой печати сэкономит ресурс картриджей и количество бумаги на офисную печать, таким образом в нужный момент у вас больше шансов оперативно распечатать документ.

  • Внедрить политику печати: индивидуально настроить печать для каждого сотрудника и отдела.

Выводы

Стандартизация печати позволяет наладить бизнес-процессы и обеспечить их стабильность. Для этого необходимо грамотно управлять инфраструктурой печати:

  1. Убедиться, что все процессы, связанные с печатью, действительно требуют печать бумажных документов в том виде, в котором она есть сейчас.

  2. Передать сервисное обслуживание провайдеру услуг с учетом стоимости за один напечатанный лист, сократив количество подрядчиков до одного с понятным уровнем ответственности, сэкономив на обслуживании и обеспечив условия получения оборудования по индивидуальным спецценам.

  3. Внедрить систему управления печатью, которая позволит уменьшить издержки и сделать процессы печати прозрачными.

*    *    *

Грамотная стандартизация и современные методы оказания услуг печати позволят не только сократить затраты на печать, но и зафиксировать стоимость отпечатка, что даст гарантию неизменности затрат в будущем.

Нашим читателям по промокоду ARTIBUSINESS https://arti.ru/ предоставляется скидка 4%.

Опубликовано 07.12.2022

Похожие статьи