Как разработать и внедрить систему управления проектами: опыт НЛМК
Система управления проектами ProjectLab была разработана внутри компании и по итогам 2022 года попала в шорт-лист премии Rusbase.
История проекта
ProjectLab — это собственная система управления проектами, где ведется весь жизненный цикл проекта: от идеи до завершения. Вся ключевая информация отображается в системе: бюджет, сроки, график, команда проекта, риски и так далее. На основании этих данных мы можем строить отчетность: она выгружается в разных форматах, в том числе в pdf, а также доступна в системе аналитических дашбордов. Фактически ProjectLab позволяет быстро получать данные по всему портфелю брендов, строить отчетность и принимать на их основе управленческие решения. На текущий момент в системе ведутся прежде всего ИТ-проекты — но при необходимости архитектура системы позволяет сопровождать и другие инициативы, будь то проекты организационного дизайна или технического развития продаж.
Система представляет собой коробочное решение от подрядчика, которое мы самостоятельно дорабатываем с 2019 года. При выборе мы проводили долгий анализ рынка и конкурентов, многие решения нам не подходили: одни были заточены только под небольшие проекты, другие не имели возможности гибкой настройки системы, что затрудняло бы доработки и занимало бы много времени. В итоге остановились на текущем коробочном предложении, которое разработано на основе Project Server и Sharepoint.
При доработках системы мы используем спринт-подход (итеративную разработку): новый функционал выпускается примерно каждые две недели. В проектном офисе компании это была одна из первых инициатив, созданных по итеративному принципу. Сначала была настроена инфраструктура и развернуты тестовые среды. Затем приступили к разработке жизненного цикла, управлению бюджетом (ведению планового и фактического бюджета), календарному плану и его версионности. Настроили отчетность. Кстати, первая версия отчетности хоть и используется по сей день, но даже примерно не похожа на актуальную систему дашбордов: на первых порах ты выгружал pdf-файл с карточкой проекта, где указаны сроки, информация о команде, статус и другие важные детали.
Сложности реализации
Следующая стадия проекта началась в мае 2020 года. Ключевым шагом было настроить актуализацию бюджета: это позволило перейти с ежеквартальной на ежемесячную систему. Если раньше вся информация по месяцам, подрядчикам, статьям расхода собиралась в Excel-формате (представьте себе файл с миллионами строк — нам очень хотелось от этого уйти), то с запуском системы нам больше не нужно плодить тысячи файлов, собирать все вручную и тратить на это недели рабочего времени. В рамках этого же блока работ настроили интеграцию с SAP, чтобы фактические платежи тоже отображались в системе. Следующий большой блок работ был связан с построением дашбордов — на это ушел фактически весь 2021 год.
Реализация такого масштабного проекта не обошлась без сложностей. Главный челлендж — обеспечить приживаемость, сделать так, чтобы системой пользовались. Мы столкнулись с определенным сопротивлением: сотрудники сначала думали, что мы их нагружаем дополнительной работой, и не спешили переходить на новую систему, ведь существующая схема была отлажена и «все и так прекрасно работало». Также пришлось поработать над корректностью данных: показатель качества данных в системе мы включили в KPI для руководителей проекта и с тех пор регулярно проводим аудит качества данных. И это приносит свои плоды: по итогам прошлого года оценка качества данных была 4,8 балла из 5 — против 3,9 в 2021-м. Еще один челлендж — кадровый: в ходе проекта несколько раз менялась команда. Только руководителей по внедрению за это время было трое.
Результаты и планы
Основной проект сегодня можно считать законченным: система внедрена, и сейчас она лишь итеративно дорабатывается и развивается. Несколько слов о результатах, которых удалось добиться. Во-первых, сократилось время подготовки отчета, ради чего проект и задумывался. Теперь на это требуется около минуты, тогда как раньше могло уходить больше недели. Сейчас ты нажимаешь одну кнопку и получаешь результат, а до внедрения системы вся информация обновлялась вручную, консолидировалась и собиралась в презентацию PowerPoint. Второй важный результат — сокращение времени актуализации бюджета по всему портфелю проектов: с двух недель до примерно пяти минут.
Планы на ближайшее время — интегрировать систему с Jira в части ресурсного планирования: это позволит более эффективно распоряжаться ресурсами на том или ином проекте. Также мы планируем развивать создание цифровых продуктов для непроизводственных функций — их тоже нужно будет заводить в системе, налаживать создание отчетов и другие возможности. Сейчас это делать уже проще, поскольку мы идем по проторенной тропе — но в случае с продуктами есть определенные нюансы, которые нужно будет предусмотреть.
Опубликовано 23.06.2023
