Переход на КЭДО. Что может быть важно при подборе сервиса для электронного документооборота
Например, сокращение времени на ручную работу с документами позволяет значительно ускорить оформление трудовых договоров, отпусков, командировок, повышений, минимизировать бумажный документооборот, оптимизировать траты на отправку бумажных документов. Сотрудники получают мобильный сервис без привязки к часовым поясам и географии.
Рынок КЭДО активно растёт, к 2025 году КЭДО может стать обязательным. Прежде чем принять решение в пользу электронного документооборота сформулируйте цели и задачи, которые необходимо закрыть при помощи сервиса. Наша компания не рассматривала кадровый электронный документооборот (КЭДО) до 2020 года. Почти все сотрудники 93% работали в офисе. Написать заявление, подписать его у руководителя и отнести в отдел кадров не представляло никакой проблемы. Для обмена бумагами с остальными 7% приходилось подключать курьерские службы, эти сотрудники работали дистанционно. С наступлением коронавируса, персонал компании вынужденно отправился на удаленку. На кадровый документооборот тратилось очень много времени и средств на отправку. Бизнес компании рос, мы начали активно нанимать специалистов в регионах. Рекрутеры проводили собеседование удаленно, а документы пересылались через курьерские службы, от приема до получения подписанных сотрудником документов могло пройти 3-4 недели. Подобрать качественное и эффективное решение у нас получилось не сразу, понадобилось несколько раз подключать триальную версию разных подрядчиков.
Как подбирать КЭДО? На что обратить внимание?
1. Технические возможности сервиса и интеграции
Первое, что надо сделать - определить задачи компаний, которые должен решать КЭДО. Если нужен минимальный функционал, будет достаточно простых электронных подписей. Далее, важно изучить вопрос интеграции с кадровой системой. Затем выяснить, кто является партнером КЭДО по изготовлению ЭЦП.
2. Безопасность, качество и надежность
Большинство сервисов электронного кадрового документооборота выпускают облачную неквалифицированную подпись, которая из-за использования в технологии смс-кода не позволяет однозначно определить, кто подписал документ, а значит, нет полной доказательной базы, которую можно было бы использовать для разбора конфликтных ситуаций. Подбирая КЭДО, обратитесь к подрядчику, запросите документы, подтверждающие защиту подписей, чтобы предостеречь сотрудников от всевозможных проблем.
3. Внедрение
В среднем внедрение КЭДО занимает около 2 месяцев, рабочая группа состоит из 5-6 человек. У нас это были системный администратор, операционный директор, который взял на себя техническую часть внедрения, три менеджера из кадрового отдела, которые отвечали за административные вопросы, курирование подготовки инструкций и интеграцию. Но стоит учитывать, что время внедрения зависит от сложности и уникальности/индивидуальности запросов, с которыми вы приходите. Чем больше объем, сложнее структура компании, тем больше времени потребуется. Например, если ранее уникальный (ваш) запрос не возникал, то такая реализация будет сложнее для подрядчика и времени потребуется больше. Состав рабочей группы зависит от этого же. Если вы выбираете КЭДО, которое будет интегрироваться с внутренними системами компании, то будет необходимо привлечь ваших (штатных) технических специалистов. Если не планируете интеграции, то будет достаточно сотрудников сервиса.
4. Поддержка
Для всех сотрудников компании важно быть в контакте с техподдержкой, иметь возможность обратиться с вопросом и быстро решить его. Старайтесь выбирать такие сервисы, где поддержка доступна как для отдела КДП, так и для любого другого сотрудника компании в рамках чат-бота, по почте или по горячей линии. Выбирайте сервис, где техподдержка доступна бесплатно и в любое время суток. Важно, чтобы подрядчик отвечал сразу и дорабатывал функционал при необходимости без доплат и кучи согласований.
5. Инструкции и обучение
Будьте готовы к сопротивлению в связи с переходом на новый формат взаимодействия. Понятные инструкции, которые детально проработаны и четко объяснены лично каждому сотруднику помогли нам помочь адаптировать компанию быстрее. Самая трудоемкая часть внедрения пришлась на подготовку пользовательских инструкций для персонала. Рабочая группа пошла следующим путем. Ее участники «проходили» сами, что называется, «руками», все операции и обсуждали, как это лучше описать для сотрудников. Было решено сделать инструкции максимально подробными: с помощью большого количества скриншотов каждая операция объяснялась пошагово - так, чтобы ее смог понять и легко выполнить даже пользователь, который видит подобную систему впервые. Например, на скриншотах стрелочками и другими графическими символами указывалось на расположение кнопок, которые нужно было нажать.
6. Интерфейс
Простота и понятность - важный фактор. Позаботьтесь об удобстве сотрудников, которым предстоит пользоваться системой. Всем участникам процесса должно быть удобно, все блоки должны быть интуитивно понятны, а логика не перегружена. Оценить интерфейс вы сможете во время проведения пилотного запуска. Важно потыкать каждую кнопочку и форму, пройти весь пользовательский путь. Если вы выявите незначительные недочеты, вы успеете доработать их во время триала.
7. Наличие мобильной, демоверсии, чат-бота
При выборе сервиса, обратите внимание на систему уведомлений. Выбирайте решение, где максимально просто и понятно устроена система подписания документа. Важно, чтобы сотрудник не пропустил оповещение о подписи. Обратите внимание как подрядчик информирует о подписании - может быть через смс, электронную почту или чат-бот в мессенджере. Уточняйте у подрядчиков есть ли дублирование и повторное напоминание для тех, кто по какой-то причине не среагировал с первого раза.
8. Цена
Общая сумма складывается из стоимостей КЭДО и ЭЦП. В зависимости от того, какую электронную цифровую подпись для сотрудника вы выбираете, возможно наложение дополнительных расходов. Уточните, входит ли в стоимость КЭДО выпуск ЭЦП для сотрудников и представителей компании.
Преимущества КЭДО:
- повышение эффективности бизнес-процессов;
- сокращение времени на ручную работу с документами: создание, обработку, обмен документами;
- оптимизация расходов на бумагу, курьерскую службу;
- мобильность и доступность;
- электронное хранение документов;
- повышение бренда работодателя.
Что останавливает компании от внедрения КЭДО?
Среди главных стоп-факторов - стоимость процесса перехода на КЭДО, обучение сотрудников, интеграция с учетными и финансовыми решениями, риск утечки информации. Наша практика показывает, что на адаптацию не уходит более года, но будьте готовы постоянно обучать персонал в связи с текучкой кадров. Проект окупается в течение полутора лет. На бумагу, курьерскую и почтовую отправки мы экономим около 50 000 - 70 000 рублей в месяц. Анализируя наш опыт взаимодействия, стоит крайне внимательно изучить продукт и работать только с теми, кто готов быстро откликаться на просьбы и пожелания.
Советы по КЭДО
- Казалось, лучше корпоративных специалистов по кадрам инструкции для сотрудников никто не напишет. Практика показала, что подрядчики серьезно подходят к вопросу написания инструкций. У нас возник вопрос, который мы не смогли разрешить на своей стороне, и мы обратилась к нашей техподдержке. Выяснилось, что у исполнителя был не только ответ на конкретный вопрос, но и вообще все решение, которое нам требовалось. Мы могли сэкономить массу времени, если бы обратились в техподдержку. Прежде чем переходить к самостоятельной разработке инструкции и обучению, уточняйте о материалах у подрядчика.
- Выбирайте оператора КЭДО с активной службой поддержки и готовым всегда помочь менеджером. При внедрении, даже если оно идет относительно гладко, всегда возникают шероховатости. Это могут быть как баги из-за нестыковок различных систем или программ, так и потребности в доработке различных элементов продукта. Какая-то их часть решается заказчиком самостоятельно, но не все. Поставщик услуг, может затянуть внедрение на долгий срок. Или увести его не в ту сторону. К сожалению, некоторые подрядчики перестают заботится о решении запросов заказчика или считать их приоритетными и важными после покупки и внедрения продукта. Если вы остались без связи с поставщиком - обращайтесь в профильные чаты/группы в тг, коллеги могут помочь. Но лучше провести аудит заранее, уточните в группе стоит ли сотрудничать с подрядчиком до принятия решения о покупке.
Резюмируем
При выборе сервиса оцените платформу на безопасность и хранение данных, стабильность, бесперебойность, стоимость. Может быть важна надежность подрядчика, готовность подстраиваться под ваши требования с учетом всех «хотелок» и времени запуска.
Стоит выбирать из нескольких предложений на рынке. Составьте чек-лист и сравните решения с подходящими критериями под ваш запрос, например: срок использования, количество пользователей, интерфейс, интеграции, скорость работы. Обязательно проводите демо и используйте триальную версию. Только после общего аудита принимайте решение о переходе на КЭДО.
Опубликовано 31.01.2024
