Как настроить работу с тендерным агрегатором?
Усредненный бизнес-процесс в работе с тендерами выглядит следующим образом:
- поиск закупки;
- изучение документации, условий, проработка закупки;
- участие в тендере;
- исполнение контракта.
Агрегатор помогает улучшить каждый из этих процессов – настроить эффективный поиск, проработку извещений, выстроить и применить стратегию участия в тендерах, а также не допустить участия в невыгодных закупках.
При отсутствии такого инструментария предприниматель будет вынужден осуществлять поиск тендеров вручную, тратя уйму времени и обрекая себя на пропуск действительно интересных ему извещений. Площадок тысячи, и обработать их в ручном режиме просто невозможно. Даже используя поиск из единой информационной системы, бизнес будет вынужден обрабатывать сотни лишних извещений, при этом не понимая, за какие именно стоит браться.
К тому же без агрегатора не стоит говорить ни о какой стратегии – участие в закупках будет бессистемным и хаотичным. Потолок такого подхода – случайная победа в паре-тройке тендеров с отсутствием возможности масштабировать бизнес. Реализовать стратегию и управлять важнейшими процессами при работе с тендерами и помогает агрегатор.
Мы не говорим о том, что его использование – это панацея. Всё зависит от постановки целей, правильности его настройки и применения. Рассмотрим усредненный вариант агрегатора. Он состоит из трех блоков: блок поиска, блок систематизации, блок аналитики. Поговорим о каждом из них более подробнее.
Блок поиска
Как нетрудно догадаться, основная его задача – поиск и фильтрация выдачи тендеров. Ключевое в таком блоке – гибкость фильтрации, количество параметров, которыми может управлять пользователь при осуществлении поиска, а также общее количество источников, с которыми работает агрегатор.
Блоком поиска обладают абсолютно все агрегаторы, это их первостепенная и начальная задача, вся разница – в деталях и настройках. Поисковая машина программы должна настраиваться максимально гибко и широко – ведь существует великое множество отраслей и под каждую должен быть свой поисковой запрос. При этом важен инструментарий исключений тендеров из выдачи, иначе поиск извещений именно в агрегаторе в сравнении с открытыми источниками данных просто не будет иметь смысла.
Иными словами, чем бóльшим количеством настроек дает управлять программа и чем больше она использует источников для попадания тендера в итоговую выдачу, тем лучше. Идеальный вариант – одновременное использование нескольких источников данных, например названия закупки, прикрепленной документации, наименования товара или услуги и кода ОКПД2.
Блок систематизации
Собирательное название всех инструментов, позволяющих выстраивать стратегию участия в тендерах и систематизировать работу с извещениями. Основная задача этого блока – управление. Иными словами, у пользователя агрегатора должна быть возможность отслеживать все этапы работы с извещением, прогнозировать результаты, делегировать задачи и поверхностно анализировать неудачи (поражения в тендерах).
Чтобы отслеживать и влиять на все этапы подготовки, подачи заявки, исполнения контракта, достаточно, чтобы программа обладала инструментарием для этого. Таким инструментом, например, являются метки. Под каждый этап участия в тендере– от заинтересованности в тендере, изучения документации, просчета и исполнения контракта – создается отдельная метка, отображающая текущий этап работы над конкретным тендером и ответственного за него сотрудника, что позволяет мгновенно оценить нагрузку в отделе. При помощи таких инструментов сотрудники более эффективно взаимодействуют между собой при выполнении задач, а руководитель, видя реальную картину, эффективнее распределяет зоны ответственности.
Огромным плюсом для командной работы станет отсутствие в агрегаторе ограничений на количество пользователей. Индивидуальный предприниматель или тендерный отдел из сотни человек пользуются программой – неважно, сможет ли она подстроиться под любую структуру бизнеса и быть ему полезной. А нахождение потенциально выигрышных тендеров в метке «Ошибка в заявке» покажет, что ответственный за это специалист не обладает должной компетенцией для выполнения своих задач. Это и есть та самая поверхностная аналитика тендерных неудач.
Блок аналитики
Полноценная аналитика – прерогатива соответствующего блока. Он должен состоять минимум из трех разделов:
- анализ ниши (отрасли);
- анализ конкурентов;
- анализ заказчиков.
Наличие таких подблоков является показателем серьезности агрегатора. Имеют значение степень их вариативности и глубина настроек под конкретного пользователя. Данные, полученные из этих разделов, в совокупности покажут весь рынок целиком и те перспективы (или их отсутствие), которые открыты для бизнеса.
Проводя аналитику ниши (неосвоенной или той, на которой предприниматель уже работает), агрегатор покажет глубину рынка – количество процедур, денежный объем отрасли, сезонность, географию рынка.
Аналитика конкурентов показывает географию их деятельности, активность в торгах, соотношение участий и побед, динамику снижения цен, а также предлагаемые ими товары/услуги. «Тендерплан», например, при помощи анализа связей – уникального раздела, связующего показатели поставщиков и заказчиков, – позволяет оценить активность конкурентов в закупках того или иного заказчика, выявить тренды и на основании этого строить прогнозы, корректируя стратегию участия в торгах.
Анализ заказчиков, в свою очередь, покажет уровень их спроса на тот или иной вид товаров или услуг (ключевой показатель для выхода на новый рынок), лояльность при проверке заявок, денежный потенциал, тенденцию к росту или падению активности закупочной деятельности, конкуренцию в борьбе за контракт. Собрав эти данные и составив из них единую картину, можно говорить о потенциале того или иного рынка.
Шаги по настройке агрегатора
Обзаведясь программой, которая обладает вышеперечисленными возможностями, сделайте следующее:
- сформируйте поиск по ключевым словам вашей сферы (лучше, если он будет многоуровневый: название закупки, документация, наименование товара/услуги, ОКПД2);
- отсортируйте ненужные тендеры с помощью фильтров поисковой машины;
- добавьте в систему всех необходимых сотрудников;
- создайте бизнес-процесс с помощью инструментов программы, разделите все этапы работы с тендером: от заинтересованности в участии до исполнения контракта. Чем их будет больше, тем нагляднее картина;
- распределите между пользователями задачи и зоны ответственности, поручив им работу на соответствующих этапах. Не забудьте и о коммуникации внутри программы: сотрудники могут обмениваться комментариями к извещениям и внутри тендерной документации, выделяя спорные или непонятные для себя моменты;
- отслеживайте происходящее на каждом этапе, выявляйте сильные и слабые места, проигрышные тендеры и находите причину поражений, влияйте на эффективность при помощи наглядности меток;
- регулярно анализируйте заказчиков, конкурентов, нишу;
- при подготовке и подаче заявки, заключении и исполнении контракта пользуйтесь календарем и помечайте сроки каждого этапа закупки.
Как выбрать подходящий агрегатор?
При выборе решения внимательно изучите предлагаемый функционал, уникальные особенности, возможность индивидуальной настройки под свою компанию и цели. Максимально подробную информацию об особенностях работы системы, как правило, можно оперативно получить от специалистов клиентского сервиса.
Опубликовано 25.12.2023
