Чем перекур лучше помидора
А тут еще отвлекись на исследование, которое затеял кадровый департамент, ответь на срочный запрос клиента, и всё! День кончился, а к своей основной работы вы, стыдно сказать, даже не приступили.
В основном, проблема ясна. По мере роста научного прогресса, коммуникационных каналов становится все больше и больше. Общение становится все более плотным. Коммуникации вредят основной работе: люди не могут сосредоточиться на ней. В особо тяжелых случаях: даже выкроить время на основную работу. Но и отказаться от коммуникаций нельзя – они нужны для координации работ.
Налицо явное противоречие: от коммуникаций есть вред, но есть и польза. И нужно как-то разграничить одно от другого.
Как раскрывать такие противоречия – известно из Теории решения изобретательских задач. Например, можно решать противоречие разделением в пространстве. Такое решение было описано поэтом В.Маяковским в стихотворении «Прозаседавшиеся»: когда люди были вынуждены разделиться на части, чтобы успеть на все заседания.
Что ж, задача не новая. Приятно сознавать, что и в 1922 году были те же проблемы с нехваткой времени. Но и клонирование людей пока не вошло в обиход. Смотрим, какие есть еще варианты. Например, решение противоречия разделением во времени.
Просматривая техники, пропагандирующие разделение времени, в очередной раз натолкнулся на метод «Помодоро». Если кто не знает, Франческо Чирилло, автор этого метода, предлагает с помощью таймера делить рабочее время на кусочки по 25 минут – для работы и 5 минут – для отдыха. Для замерения времени он использовал кухонный таймер в виде помидора – отсюда такое название.
Посмотрел, и еще раз поразился, насколько эта техника далека от реальной жизни. Она может подойти только одинокому студенту, который пишет курсовик, и у которого нет других дел на этот момент. Как только человек начинает работать в команде – он вынужден какое-то время тратить на коммуникации. К нему приходят запросы, и он должен отвечать на них, неважно, какой у него сейчас период по таймеру. А если его вызовет к себе начальство? Или эскалация от клиента? Куда ему остается засунуть этот помидор?
Очевидно, что эта техника никак не может решить нашу проблему с коммуникациями-хронофагами.
Но, немного подумав, я вспомнил один период из своей жизни, когда мы всей командой использовали подобную технику. Только мы не давали ей никакого названия, просто работали так и работали эффективно. Я поделюсь этим опытом с вами, потому что это может быть для вас полезным.
Мы тоже разделяли периоды работы и «отдыха», только вместо помидора у нас был тимлид, который выводил нас на улицу покурить. Длина интервалов была не фиксированной, а как тимлид захочет курить. Далеко не все курили, кто-то брал с собой кофе, но выходили «на перекур» все.
На самом деле мы использовали перекур не только для отдыха, но и для коммуникаций в команде. За время перекура мы успевали обменяться информацией, кто что успел сделать, у кого все хорошо, а кто застрял и просит помощи, поругать отстающих, перепланировать работу, если требуется, написать в вотсап жене или маме, быстро поглядеть входящие письма и сообщения, убедиться, что срочных задач нет.
Как правило, рабочее время сразу после обеда, когда выбились из ритма и еще не успели снова разогнаться, тратили на ответы по почте и звонки. А самый первый и самый последний рабочие периоды – на совещания, если нужно.
Даже отсутствующие (кто в командировках, кто по болезни из дома работает) включались в общие коммуникации в это же время и, таким образом, у нас синхронизировалась вся команда.
Поскольку все мы понимаем, как нам не нравится, когда нас отвлекают от работы вопросами, мы стали не задавать вопросы друг другу сразу, как они возникают, а откладывать до перекура. Кроме неотложных вопросов, разумеется. Соответственно, стали различать неотложные вопросы и текущие, которые ждут до перерыва. Выяснилось, что даже по имеющимся SLA на техподдержку время реакции составляет час, а значит их можно откладывать до ближайшего перерыва.
Мы отключили уведомления в чатах, договорившись, что все текстовые сообщения – несрочные, а в срочных ситуациях мы звоним или приходим лично.
Постепенно под этот ритм и правила стали подстраиваться домашние: если вопрос не срочный, то можно папе написать, и он перезвонит в течение часа. Заказчики привыкли, что совещания чаще всего проводятся с утра или вечером и сами стали предлагать привычное время.
Конечно, все равно какая-то часть коммуникаций была нам неподконтрольна и нарушала наш режим. Но в основном режим соблюдался. Даже в тяжелые авральные дни мы выходили «покурить».
И еще одно отличие от техники «помодоро: наш тимлид считал, что любую работу надо начинать с перекура. Поэтому у нас был порядок не «сначала период работы, потом период отдыха», а «сначала перекур, потом работа». Поэтому работа начиналась с коммуникации, обсуждения плана действий, договоренностей, кто что делает, а потом приступали к работе.
Очевидный вывод такой: хороший тимлид лучше, чем таймер-помидор. И, несмотря на все сложности, можно взять ситуацию под свой контроль, синхронизировать команду, и ограничить коммуникации во времени.
Если решите проверить на себе и попробовать технику «Перекуро» – имейте в виду, что на формирование привычки требуется солидное время, по оценкам психологов около 66 дней. Если столько продержитесь, то дальше команда будет сама сохранять привычный ритм и правила, а все новички – легко будут их усваивать.
Опубликовано 26.04.2021