Фонд капитального ремонта Брянской области внедрил СЭД «Этлас»
Деятельность фонда капитального ремонта сопряжена со стабильным потоком различного вида документов. В связи с периодически возникающими проблемами, связанными с затруднением хранения большого количества документации и быстрого поиска нужных документов было решено автоматизировать данную деятельность. Для организации прозрачного документооборота фонда руководством было принято решение о переходе на электронное делопроизводство. Внедряемая система должна была удовлетворять ряду требований, а именно:
• Наличие возможности сформировать единую структуру хранения и учета документов фонда с разбиением по подразделениям и отделам.
• Обеспечение контроля и ускорения процесса согласования всех видов документов.
• Обеспечение контроля исполнения поручений.
• Автоматизация процессов регистрации входящих и создания исходящих документов.
• Наличие легких и в тоже время гибких инструментов для самостоятельного разворачивания и настройки системы.
• Возможность использования конкурентных лицензий, для привлечения максимального количества пользователей к работе в системе.
• Функциональность системы не должна была уступать лидерам рынка СЭД.
После проведенного анализа рынка систем электронного документооборота было принято решение о внедрении системы «Этлас», так как она полностью подошла под требуемые критерии, а главное позволила самостоятельно и в кратчайшие сроки настроить систему под решаемые задачи.
В ходе разворачивания и настройки системы специалисты фонда самостоятельно:
• Сформировали структуру хранилища документов фонда.
• Зарегистрировали пользователей и сформировали группы пользователей с распределением прав доступа к различным частям архива документов.
• Сформировали карточки для всех типов хранимых в системе документов.
• Разработали ряд маршрутов регистрации и согласования входящих, исходящих и внутренних документов, в которых задействовали сотрудников различных отделов.
• Сформировали процесс автоматизации контроля исполнения поручений.
Результатом перехода на систему электронного документооборота «Этлас» стало построение единого информационного пространства фонда за счет формирования общего архива документов и подключения к работе в системе всех сотрудников фонда как принимающих участие в делопроизводстве, так и сотрудников, которым требуется доступ к документам. За счет этого в разы упростилась работа канцелярии и общего отдела. Ускорилось взаимодействие между отделами фонда за счет отказа от передачи оригиналов из отдела в отдел и использования автоматического контроля срока исполнения задачи с уведомлениями для каждого участника процесса обработки. В результате внедрения ряда бизнес-процессов руководство фонда получило возможность отслеживать, в режиме реального времени, исполнение данных им поручений и на основе этой информации оперативно принимать решения.