Его величество PDF: топ-5 возможностей электронных документов для эффективной работы
Заполнить заявление на отпуск или визу, составить резюме, разработать анкету или опрос с вариантами ответа — всё это можно осуществить в интерактивной PDF-форме, не редактируя основное содержимое исходного документа. Для этих операций понадобится специальная программа, которая превращает любой документ в удобную форму и не “ломает” его при внесении данных или редактировании. Так, в интерактивной PDF-форме можно редактировать текст, проставлять галочки, выбирать варианты ответа и совершать другие действия, не затрагивая «каркас» документа.
Разберем основные преимущества и полезные функции PDF-редакторов, знание которых позволит упростить решение целого ряда ежедневных задач как офисным сотрудникам, так и студентам, преподавателям, государственным служащим.
Масштабные возможности интерактивных PDF-форм
Многофункциональный редактор пригодится для решения разнообразных задач с PDF и бумажными документами: от оцифровки и редактирования до обмена файлами и совместной работы над любыми типами документов. Интерактивную PDF-форму легко заполнить даже без доступа к Интернету, а потом интегрировать в системы электронного документооборота компании. Для удобства исходный документ чаще всего создается в MS Word, после чего конвертируется в PDF и загружается в редактор, в котором можно создавать поля и заполнять их.
Охват большого объема текста
Среди множества функций современных PDF-редакторов можно выделить несколько основных, одна из которых — редактирование текста. Например, в программе ContentReader PDF — полноценном отечественном аналоге иностранных редакторов ABBYY FineReader PDF и Adobe Acrobat — можно удалять или добавлять слова, не «ломая» форматирование, а также менять местами или полностью переписывать целые абзацы. Эта функция очень полезна, если нужно внести несколько исправлений в многостраничное исследование или отсканированный отчет.
Эффективная работа с таблицами
Сохранение структуры таблиц во время копирования — частая проблема при работе с PDF-файлами. Чтобы ячейки таблицы не «разлетались» по всему документу в произвольном порядке, стоит воспользоваться PDF-редактором, который позволит сохранить структуру таблицы и скопировать ее в неизменном виде. Такой инструментарий существенно облегчит работу бэк-офиса, которому будет проще перейти на современный формат документооборота, и избавит от необходимости верстать таблицы заново.
Многоязычность и автоматизация распознавания
Сегодня PDF-редакторы позволяют работать с многоязычными документами, распознавая сотни языков и автоматически определяя их в файле. Автоматизировать можно и сам процесс обработки – с помощью специального приложения-планировщика. Оно работает по принципу «горячей папки», в которую можно складывать документы, и редактор будет автоматически их обрабатывать по определенному сценарию и заданному графику, например, каждый понедельник. Так можно сократить рутинные операции, оставляя время для более важных задач.
Трансформация сканов в редактируемые форматы
В современных PDF-редакторах доступна функция автоматической или ручной предобработки сканов. Так, можно подкрутить яркость в слишком темном документе или выровнять искажения, возникающие при сканировании. Отдельные программы позволяют конвертировать в PDF текстовые и графические файлы и наоборот.
Кроме того, PDF-редакторы позволяют сравнивать файлы даже разных форматов — скажем, можно проверить, были ли внесены изменения в исходный документ, и проверить его на подлинность. В свою очередь, важные документы можно запаролить или ограничить доступ к редактированию.
В общем, PDF хранит в себе множество сюрпризов, и с должными знаниями работа с этим форматом будет приятной и эффективной.
Опубликовано 22.08.2023
