Корпоративный университет на коленке
Есть такая умная мысль: в кризис надо инвестировать в себя, то есть заниматься своим обучением. Я считаю это правильным, с той оговоркой, что заниматься обучением надо стараться всегда, а не только в кризис.
Cпроецировав эту парадигму на компанию, я решил, что пришла пора учиться и самому, и заодно всех сотрудников подучить. Или по крайней мере всех желающих. Компания у нас относительно большая и территориально-распределенная, так что для всеобщего охвата подойдет только дистанционное обучение.
Вообще тема корпоративных университетов довольно модная в последнее время, существует уже достаточное количество и компаний, на этом специализирующихся, и программных продуктов, помогающих все организовать.
Для начала в качестве области для изучения я выбрал Microsoft Excel — ведь программа известна практически всем офисным работникам, но реально понимают функционал и мощь очень немногие. Это как с мозгом: мы используем лишь 10% его возможностей. Только вот функции «Экселя» изучить проще, чем работу мозга, поэтому учить будем Excel. В Интернете полно статей и видеороликов о Excel, но никто их почему-то не смотрит, и уж тем более не читает. Соответственно, задача не просто дать людям возможность учиться, а постараться подтолкнуть их к этому.
Берем две пустые пластиковые бутылки...
Посмотрев различные системы дистанционного обучения, я не нашел такую, с которой вот прямо захотелось бы работать. В большинстве своем они супергибкие, и надо потратить кучу времени, чтобы оно хоть как-то заработало, а чтобы этим хотелось пользоваться — надо потратить вдвое больше. Либо надо потратить кучу денег, чтобы кто-то все подготовил для тебя. Может, конечно, я плохо искал, но, с одной стороны, не хотелось усложнять, а с другой — бюджета на это всеобщее обучение выделено не было. Задача сформировалась следующим образом: максимально использовать имеющиеся и привычные инструменты и минимизировать затраты на весь этот «проект». Только в случае «разумных затрат» руководство согласилось на подобный эксперимент.
Я решил использовать для обучения повсеместно распространенный у нас Microsoft Lync (теперь Skype for Business). Главное, никаких внешних решений — не надо ничего устанавливать на компьютеры сотрудников. И отлично реализован режим презентации, который раньше назывался Live Meeting, потом Lync-meeting, а теперь, вероятно, skype-meeting. И еще плюс: наш лектор, например, обходился без корпоративного скайпа и подключался с помощью бесплатного skype web app. И никаких проблем не возникало — он отлично демонстрировал рабочий стол, звук хорошего качества, тормозов и зависаний не наблюдалось. Единственное, меня сначала смутило ограничение на число подключений (на сколько я понял из документации, рекомендуется не более 250 пользователей в сессии), но, как оказалось, зря. Я рассчитывал, что все захотят учиться. Ну как же, бесплатно, практически без отрыва от работы — вставил наушники и смотри лекцию и задавай вопросы, если хочешь. Но более чем из четырех сотен сотрудников, работающих на ПК в нашей компании, на первую лекцию пришло около 70 слушателей, а в дальнейшем среднее количество подключений было примерно 30–40.
Тут необходимо упомянуть, что я специально организовывал две сессии по каждому уроку в утренние и вечерние часы, чтобы сотрудники могли выбрать удобное для себя время. То есть 40 утренних плюс 30 вечерних, значит, приблизительно 70 человек регулярно посещали лекции. То есть около 20% от общего штата пользователей. Интересно, это те самые 20% из правила Парето?
Впрочем, я немного забегаю вперед. А вначале, для того чтобы все это организовать, требовался лектор, который, с одной стороны, хорошо знает продукт, а с другой — может свое знание правильно донести и заинтересовать аудиторию.
Побродив по компаниям, специализирующимся на обучении, я загрустил, потому что цены, которые они запрашивали за дистанционное преподавание, не сильно отличались от цен очного обучения, и при перемножении на общее количество сотрудников (а на тот момент про 20% я еще не знал и рассчитывал хотя бы на 50%-ную явку) цифра получалась немаленькой, и уж точно не антикризисной. Но бросать не хотелось, и решение пришло откуда не ждали. Я просто начал спрашивать у всех, нет ли у кого знакомого преподавателя по Excel, — и выяснилось, что один из сотрудников нашей 1С-франчайзи занимается компьютерными курсами для школьников. Сначала «школьники» меня насторожили, а потом я подумал, что современные школьники дадут фору большинству наших сотрудников в работе с ПК. Решили провести пробное занятие и после его окончания собрать отзывы от тестовой группы. Отзывы были важны, поскольку сама идея внутреннего обучения «Экселю» хоть и казалась здравой, но все же сомнения оставались. И отзывы показали, что люди хотят подобное обучение — и идея им нравится, и преподаватель подходит. Кроме того, в анкете был вопрос о наиболее удобном времени урока: утро, день или вечер — и вот тут голоса сильно разделились, и было принято решение каждый урок проводить два раза утром в среду и вечером в четверг с разницей в неделю. Это сделали для того, что если кто-то в командировке или отсутствует на работе, то на следующей неделе сможет посмотреть сразу два урока. И конечно, записи тоже были доступны в корпоративной сети. Но кому нужны записи, если и в «Ютьюбе» их полно...
И родителей в школу
Для дополнительной мотивации одними скайп-митингами обучение решили не ограничивать, так как известно, что при прослушивании усваивается только 10% информации. Решено было устроить домашние задания. А в чем? А в Excel и сделали. Создали документ на две странички: на первой пишутся задания, на второй — надо их выполнить, сохранить файлик и отправить преподавателю.
Вероятно, тут надо было добавить какой-то пункт с оценками и дополнительной мотивацией, поскольку домашние задания регулярно делали человек пять. Еще десять от раза к разу. Как вариант для такой нематериальной мотивации мне понравилось, что в некоторых корпоративных порталах присваивают медальки или морковки за такие мелкие достижения. И люди, насколько я понимаю, к этим морковкам стремятся. Но пока наш Sharepoint этого не поддерживает, и потому оценок не ставили, так что кто хотел — тот делал.
И третий инструмент, который я решил использовать, — система опросов, легко превращающаяся в систему тестирования. Тут мы вспомнили про Digium Enterprise, потому что он у нас куплен и умеет проводить опросы и присваивать баллы ответам, то есть создавать тесты. Если бы его не было, я думаю, найти на просторах интернетов систему для проведения тестов не трудно.
В результате при подготовке к занятию наш преподаватель готовил кроме материалов для презентации еще и Excel с домашним заданием и вопросы для теста. И просматривал домашние задания и тесты, чтобы выявить непонятные моменты и в начале следующей лекции еще раз заострить на них внимание. То есть каждая следующая лекция начиналась с вопросов-ответов по предыдущей теме.
Хау мач?
Если упомянуть о деньгах, то поскольку отношения с франчайзи у нас, как и у всех, с фиксированной почасовой оплатой, то измеряют они свою работу в часах. Подготовка одного занятия занимала 4–6 часов, плюс 2 часа на собственно онлайн-урок. Что в ценах «1С» (особенно для петрозаводской компании) совсем даже и недорого. Если перемножить ставку на часы и количество лекций, а потом поделить на число слушателей, то стоимость курса обучения одного сотрудника у нас получилась около 1500 рублей. Согласитесь, совсем немного за полный курс по Microsoft Excel 2013.
Подводя итоги, я смело могу назвать эксперимент удачным. Я сам старался присутствовать на всех лекциях, хотя слушал их «вполуха», и пока на одном мониторе шла презентация, на втором я работал. При этом хоть я и считаю, что знаю Excel достаточно неплохо, но на каждом втором уроке (после трех вводных) открывал для себя что-то неизвестное, но сокращающее время работы с таблицами Excel. Например, я не знал, что “Alt+?” выводит список повторяющихся значений столбца и гораздо быстрее выбирать, скажем, фамилию из списка, чем вводить руками или даже копировать и вставлять. Жаль, нельзя в журнал вставить опрос «знали ли вы про альт-вниз»... И ведь таких мелочей в «Экселе» множество, и они делают работу чуть-чуть проще, а сотрудника немного эффективнее. Поэтому в планах у нас обучение по другим продуктам Microsoft Office, а также дополнительные курсы по работе с ПК. И все это не отходя от рабочего места и сразу для всех!
Опубликовано 04.02.2016
