Как оптимизировать ИТ с выгодой для компании
Открытие филиала или очередного направления бизнеса, переход на новую версию ПО, расширение пакета предоставляемых услуг, просто плановая модернизация оборудования — все это тяжким бременем ложится на бюджет компании.
Попробуем разобраться, из чего, собственно, складывается ИТ-бюджет компании, насколько равномерно распределены расходы на техническое обеспечение бизнеса в течение года, можно ли их оптимизировать, превратив центр затрат (а именно так воспринимает ИТ большинство управленцев в России) в центр прибыльности.
Слагаемые ИТ-бюджета
Из чего же состоит ИТ-бюджет компании, деятельность которой напрямую не связана с информационными технологиями? Расходы на оборудование и ПО — это очевидный и не совсем верный ответ. Затраты на технику и лицензии кажутся самыми существенными, потому что они, как правило, носят разовый, одномоментный характер. Даже если оборудование приобретают в кредит или берут в лизинг, итоговая цена в спецификации несколько пугает и озадачивает финансовую службу.
Ведущие игроки рынка, опираясь на мировую практику, рекомендуют пятилетний цикл эксплуатации оборудования. Это оптимально как с точки зрения сервиса (в первые три года приобретается сервис вместе с оборудованием, на последующие два года сервис приобретается отдельно, далее покупка сервиса становится экономически нецелесообразной), так и с точки зрения соответствия оборудования и ПО современным реалиям и запросам бизнес-пользователей.
Предположим, раз в пять лет небольшая компания тратит на закупки в ИТ 3 млн рублей, не считая затраты на ПК пользователей. На эти деньги можно пробрести три-четыре сервера, одну систему хранения данных, пару коммутаторов и набор необходимого ПО. Через пять лет закупку придется повторить, причем, как показывает практика, сумма практически не изменится, если бизнес существенно не вырастет, поскольку текущий рост компании будет компенсирован эволюционным развитием производительности самих систем.
Таким образом, за 10 лет на оборудование будет потрачено 6 млн рублей, или 50 тыс. рублей в месяц. На настройку, обслуживание и техподдержку этого же парка техники требуются как минимум два-три специалиста с зарплатами свыше 50 тыс. рублей. А если подсчитать налоги, расходы на рабочее место, соцпакет и т. д., то издержки на персонал окажутся в пять-шесть раз больше, чем затраты на оборудование. Чем крупнее компания, чем более сложные ИТ-системы она использует, чем более развита у нее ИТ-служба, тем значительней эта разница.
Обычно средние и крупные компании не ограничивают штат ИТ-подразделений только системными администраторами и службой технической поддержки. К сожалению, весьма часто мы сталкиваемся с незрелыми бизнес-процессами, неоптимальными информационными потоками, видим, что подразделения обособлены и нет четких правил и регламентов обмена данными между различными информационными системами. Из-за этого организации вводят в штат собственных разработчиков, которые «допиливают» и кастомизируют информационные системы под те процессы, которые происходят в компании. А так как сами процессы далеки от идеала, период адаптации практически бесконечен.
Таким образом получается, что расходную статью в ИТ-бюджете в значительной степени составляют не затраты на оборудование, а ФОТ сотрудников. Чем сложнее ИТ-инфраструктура, чем более разнообразны бизнес-процессы, тем существеннее эта разница, которая в ряде случаев может достигать нескольких порядков.
На чем можно сэкономить
Вопрос оптимизации расходов на ИТ находится в трех плоскостях: снижение расходов на оборудование, ПО и иные материальные активы; сокращение затрат на персонал; оптимизация самого ИТ как ресурсного подразделения.
Оборудование
Расходы на материальные активы, как мы выяснили, составляют лишь малую часть ИТ-бюджетов. Но даже ее можно еще сократить.
Во-первых, надо разобраться с жизненным циклом оборудования. По истечении пяти лет устаревшее, но еще функционирующее оборудование можно использовать в тестовых средах, под нужды резервного копирования, экстренного подменного фонда.
Во-вторых, скачкообразные затраты на оборудование можно убрать, перейдя в публичные или частные облака. Тогда в распоряжении ИТ-службы окажется самое современное оборудование и оплачивать можно будет только необходимый объем ресурсов, гибко его масштабируя. Использование облачных сервисов также позволит сократить штат внутренней ИТ-службы, поскольку ответственность за доступность сервисов ляжет на облачного провайдера.
Персонал
С расходами на персонал все немного сложнее, так как, с одной стороны, это наиболее значительная часть бюджета, а с другой — кадровые вопросы всегда самые болезненные и требуют более тактичного подхода.
Во-первых, следует провести аудит регламентов и положений ИТ-службы. Как показывает практика, утилизация внутреннего ИТ-подразделения редко превышает 30–40%. Это связано с тем, что потребности в собственных ИТ-специалистах определяются не реальной загрузкой, а необходимостью закрыть какую-либо компетенцию, что особенно ярко заметно в работе службы технической поддержки.
В подавляющем большинстве случаев целесообразно отдать службу технической поддержки на аутсорсинг. То есть оплачивать не зарплату сидящего и ждущего вызова специалиста, а реальную услугу с заданными параметрами качества. В распоряжении аутсорсингового партнера всегда имеются специалисты, которые опытом и знаниями, как правило, существенно превосходят ИТ-сотрудников заказчика и обходятся дешевле, так как задействованы на 80–90%, поскольку ведут несколько проектов. С аутсорсинговым партнером заключается договор об уровне предоставляемых услуг (SLA), предусматривающий материальную ответственность, в отличие от собственной ИТ-службы, которую можно максимум лишить премии или уволить.
Во-вторых, перенос в облако сервисов обработки и хранения данных позволит еще больше оптимизировать ИТ-персонал, ведь настройкой и обслуживанием оборудования займется провайдер облачных услуг. В этом случае также заключается соглашение об уровне предоставления услуг (SLA), согласно которому прописана материальная ответственность за недоступность сервиса и/или данных.
ИТ-процессы и ИТ-ресурсы
Самое сложное — разобраться с самим ИТ-подразделением: его фундаментальными задачами, ролью в компании и набором услуг и сервисов, которые оно предоставляет.
Ключевая задача ИТ-подразделения — поставлять бизнес-потребителям информационные ресурсы по аналогии с тем, как коммунальные службы поставляют нам электричество, воду, газ и т. д. Но при кажущейся простоте подхода тут есть несколько подводных камней, которые и надо обойти.
Во-первых, нужно задуматься об эффективности использования оборудования и ПО в компании. Если мы экономим воду и электричество, почему же мы так же не относимся к ценным ИТ-ресурсам? В процессе аудита инфраструктуры часто выясняется, что часть оборудования простаивает, часть используется нецелевым образом или навязана по каким-то личным соображениям. Нужны ли такие системы и стоит ли вкладывать ресурсы в их поддержку?
Во-вторых, важно разобраться, кто является потребителем ИТ-ресурсов. В большинстве компаний бизнес-подразделения привыкли получать информационные ресурсы по требованию, не задумываясь о том, к каким внутренним расходам это приведет. Бывает, дорогую информационную систему использует убыточное подразделение, а прибыльные департаменты не получают должной информационной поддержки. Внедрение систем учета потребляемых ИТ-ресурсов позволяет выявить самые «требовательные» подразделения и затем выяснить, оправданы ли эти запросы.
Все меры хороши
Итак, вопреки распространенному мнению ИТ-бюджет компаний по большей части складывается из затрат на персонал, поэтому оптимизация бюджетов лежит в основном в кадровой плоскости. Аутсорсинг сервиса существенно снижает расходы на службу технической поддержки за счет более высокой степени привлечения сотрудников компании-аутсорсера и одновременно повышает качество обслуживания благодаря профессионализму сотрудников.
Применение облачной модели предоставления ИТ-систем и сервисов снижает затраты на собственную ИТ-службу за счет сокращения числа сотрудников техподдержки и системных администраторов.
Аудит расходуемых ресурсов и внедрение ресурсной модели предоставления ИТ-услуг позволят оптимизировать в компании количество систем и сервисов, тем самым снижая запросы к ИТ-службе как таковой. А описание и регламентация жизненного цикла уже закупленного оборудования помогает существенно продлить его жизненный цикл.
Весь комплекс мер существенно повышает эффективность процессов, помогает уменьшить текущие и операционные расходы и повысить удовлетворенность бизнеса от взаимодействия с ИТ-службой.
Опубликовано 26.06.2018