Инвентаризация в цифровом формате

Логотип компании
Инвентаризация в цифровом формате
Внедрение технологий штрих- и QR-кодирования позволяет автоматизировать и упростить множество бизнес-процессов, в том числе и учет товарно-материальных ценностей

Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – один из наиболее распространенных бизнес-процессов в любой организации. Материалы и продукция на складе, инвентарь в производственных помещениях и в офисах – все это не лежит мертвым грузом, а поставляется клиентам и партнерам, перемещается в пределах компании, закрепляется за определенными сотрудниками и т. д. Каждая операция с единицей ТМЦ должна быть строго задокументирована. Для этого переписывается ее инвентарный номер, а соответствующая информация вводится в учетную систему. Периодически, обычно не реже раза в год, в компании проходят инвентаризации ТМЦ, в рамках которых все материальные активы пересчитываются, закрепляются за конкретными владельцами и подразделениями.

Неудобства и ошибки

Как происходит учет ТМЦ на практике? Обычно существует несколько подходов. Наиболее «древний» заключается в переписывании инвентарных номеров в блокнот или специальную тетрадь с последующим вводом этих номеров в электронную таблицу Excel. Затем из электронной таблицы данные переносятся в учетную систему. Если изначально была допущена какая-либо ошибка, она всплывет только на последнем этапе, при попадании в систему. Другой, более современный способ подразумевает также ручной ввод данных, но уже непосредственно в систему, что немного снижает трудоемкость процесса, хотя процент ошибок от этого меньше не становится. Человеку свойственно ошибаться, об этом говорили еще древние римляне, а большой объем рутинных операций, связанных с переписыванием инвентарных номеров, состоящих из букв и цифр, никак не способствует ясности ума и, соответственно, ведет к увеличению процентной доли ошибок, которая может составлять 10–30%. А теперь представьте, что на складе происходит постоянное товародвижение. В этом случае учет ТМЦ устаревшими методами превращается в настоящую головную боль и источник проблем.

Планшет в помощь

Внедрение технологий штрих- и QR-кодирования позволяет автоматизировать и упростить множество бизнес-процессов, в том числе и учет товарно-материальных ценностей. Все, что для этого необходимо, – наличие мобильного устройства (смартфона или планшета) с установленной на нем программой для считывания кодов. Одно из таких решений разработано российской компанией «Интеллектуальные Медиа Системы». Оно называется SmallSmarty и работает по клиент-серверной модели. Его уже положительно оценили первые заказчики, среди которых такие организации, как НПО «Институт прикладной энтомологии», компании «РентСтройТранс» и «СпецГеоСтрой».  В качестве клиента SmallSmarty используется мобильное устройство на базе Android версии 5.0 и выше, а в роли сервера выступает учетная система на базе типовых конфигураций «1С» («Управление производственным предприятием» (УПП), ERP, «Бухгалтерия», «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой» и другие типовые конфигурации). 


Инвентаризация в цифровом формате. Рис. 1

На мобильном устройстве устанавливается специальное приложение, которое можно бесплатно загрузить из Google Play. В качестве сканера может выступать как внешнее устройство, сопряженное по Bluetooth, так и штатная камера, которая имеется практически в любом современном планшете или смартфоне. Пользователь сканирует код, информация передается в мобильное приложение, которое по беспроводному каналу связывается учетной системой «1С». Туда и пересылаются данные. Если связь с базой отсутствует, данные сохраняются в памяти устройства, а затем, при восстановлении соединения, синхронизируются с системой. В тех случаях, когда считать код не удается (поврежденная или поцарапанная поверхность), пользователь может ввести цифровые данные вручную, непосредственно в мобильном приложении. Мобильный клиент SmallSmarty разработан специалистами компании «Интеллектуальные Медиа Системы» с использованием Android Studio и других популярных инструментов. Из мобильных платформ SmallSmarty поддерживает только Google Android. Что касается Apple iOS, работа с ней связана с определенными сложностями, таким как необходимость сертификации внешних применяемых сканеров самой компанией Apple. Процедура эта не только сложная, но и дорогостоящая, соответственно, и рынок такого оборудования в России практически отсутствует.

Посредники не нужны

Чем отличается решение SmallSmarty от конкурирующих продуктов? Можно выделить три ключевых пункта:

●      Простота и удобство настройки.

●      Не нужно устанавливать дополнительное ПО и оборудование.

●      Нет необходимости дорабатывать системы «1С».

Объясним подробнее. Установить мобильное приложение и связать его с учетной системой на платформе «1С» под силу любому пользователю. Для этого не нужно привлекать специалистов технической поддержки. Также нет необходимости в установке промежуточного программного обеспечения. Все, что требуется, – мобильный клиент и система «1С» в одной из типовых конфигураций. Дорогостоящие (100–120 тыс. рублей) терминалы для сбора данных тоже покупать не придется. Мобильное устройство средней ценовой категории (10–20 тыс. рублей) вполне справится с задачей считывания штрих- и QR-кодов, хранения данных и передачи их по беспроводной сети. Саму систему «1С» также не нужно дорабатывать или устанавливать дополнительные сторонние компоненты. Она вполне готова к работе со SmallSmarty «из коробки».


Инвентаризация в цифровом формате. Рис. 2

Лучший друг кладовщика

Для того чтобы не быть голословным, давайте поставим себя на место рядового сотрудника склада, которому необходимо отгрузить целый вагон или контейнер небольших по размеру товарно-материальных единиц. Это могут быть электронные компоненты, компьютерные мыши и любые другие материалы или продукты. Можно подойти к решению такой задачи по старинке, воспользовавшись одним из вышеуказанных способов (записывать номера в блокнот, а затем переносить их на компьютер). Но представьте, сколько номеров придется записать, а затем перенести. От большого числа таких рутинных операций быстро накапливается усталость и значительно возрастает число ошибок. Конечно, можно и нужно провести дополнительную проверку, но и здесь никто не застрахован от ошибок, поскольку ее тоже осуществляет живой человек. В том случае, когда вы используете штрих- или QR-код и решение SmallSmarty, ошибка с неправильно наклеенной меткой будет замечена сразу. Такая операция, как перемещение оборудования в рамках одного офиса или предприятия, либо в пределах территориально-распределенной организации, решением SmallSmarty тоже поддерживается. Если товар на складе уложен правильно, а все коды повернуты в одну сторону, лицом к проверяющему, то значительно увеличивается скорость всей операции по учету. Сравните сами: считывание QR-кода мобильным сканером занимает менее одной секунды, в то время как переписывание номера в тетрадку отнимает 20–30 секунд.

Помощь при инвентаризации

Любая организация периодически проводит инвентаризацию оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственного и прочего инвентаря. Как правило, такая операция осуществляется не реже, чем раз в год. В ходе инвентаризации переписываются и пересчитываются все товарно-материальные ценности, находящиеся на балансе. Обычно этот процесс состоит из нескольких шагов. В учетной системе формируется инвентаризационная опись, затем один или несколько сотрудников обходят офисы и другие помещения, вручную переписывают найденное оборудование и другой инвентарь, а затем вносят информацию о найденных ТМЦ в программу. Результаты инвентаризации, заверенные главным бухгалтером, используются для дальнейшего принятия руководством решений по приобретению нового оборудования, списанию старого и т. д. При использовании мобильного решения инвентаризационная ведомость загружается в память устройства. В ходе инвентаризации происходит сканирование штрихкодов, информация с которых автоматически вносится в ведомость. Затем при выгрузке ведомости в учетную систему предстает полная картина наличия материальных активов. Таким образом, процесс инвентаризации становится качественным и прозрачным.


Инвентаризация в цифровом формате. Рис. 3

Преимущества для бизнеса

Что касается стратегических преимуществ для бизнеса, которые дает решение SmallSmarty, то здесь в первую очередь нужно отметить достоверность учета и инвентаризации ТМЦ. Данные легко проверяются автоматически, без сложных ручных проверок. Для компаний, предоставляющих оборудование в аренду своим заказчикам, переход на систему сканируемых штрихкодов дал возможность перейти с месячного выставления счетов на подневное, проводить периодические «срезовые» инвентаризации, иллюстрирующие наличие техники в офисе. Таким образом, перед бизнесом открывается ряд дополнительных возможностей. Есть и еще один неоспоримый плюс. Внедрение мобильного сканирования и системы штрихкодов способствует наведению порядка в складском учете, что предоставляет возможность перейти на следующий шаг – внедрение RFID-меток, что еще больше снизит затраты на инвентаризацию и учет. Разработчики в ближайшее время предложат заказчикам поддержку RFID, а пока эта технология находится в стадии финального тестирования

 

Читайте также
IT-World разбирался, почему аудит процессов разработки ПО — важный инструмент для повышения эффективности работы команд и улучшения качества продукта.

Опубликовано 08.01.2019

Похожие статьи