Как роботизация может повысить эффективность бизнес-процессов
Несмотря на то, что роботизация приобретает популярность только сейчас, новой технологией ее не назовешь. Ведь историю свою она ведет еще с начала нулевых, а именно с выхода Blue Prism. В 2005 году появились отдельные пакеты программного кода для захвата и обработки экранных форм, на основе которых в 2012-м был разработан UIPath. Он-то и произвел революцию в сфере создания программных роботов. Спустя год после выхода этого ПО был завершен первый проект по автоматизации более полусотни рутинных процессов в аутсорсинговой компании Business Process Outsourcing.
Прошло время. И сегодня в основе принципа роботизации лежит идеология единого подхода к взаимодействию с различными интерфейсными объектами операционной системы, без погружения в особенности реализации и программные интерфейсы приложений. Чем же такой подход лучше по сравнению с традиционной и привычной всем автоматизацией?
RPA vs автоматизация. Битва умов
Конечно, одним из самых очевидных преимуществ роботизации является возможность отказа от содержания и поддержки дорогостоящего ИT-отдела, где каждая группа специалистов отвечает за автоматизацию своего набора программ. Роботизация буквально искореняет понятие «незаменимый специалист».
Часто бывают ситуации, когда увольняется ключевой сотрудник, который обладает узконаправленным, специфическим набором знаний, необходимым для поддержки конкретной системы, и после его ухода производительность отдела резко падает, сроки сдачи работ срываются и нормальное функционирование оказывается под угрозой. В сфере ИT даже есть поговорка, отражающая всю суть данной ситуации: «Процесс налажен. Всё идет согласно плану. Только ничего не работает». Так вот, именно применение RPA-решений позволяет существенно снизить риск отсутствия «незаменимого специалиста». Ведь если для автоматизации процесса используется один и тот же подход, требуется один и тот же набор знаний, любой сотрудник может заменить другого в кратчайшие сроки. И нет разницы между автоматизации 1C или SAP, работой с БД или таблицей в Excel, использованием браузера или любого другого приложения.
При внедрении RPA-решений не понадобится менять существующую ИT-структуру компании (в отличие от полной или частичной автоматизации). И это для многих компаний немаловажно. Робот работает так же, как человек, выполняет те же действия, кликает на те же кнопки, вводит текст, отправляет письма.
Помимо этого, поддержка уже созданных роботов требует существенно меньшего набора знаний, чем поддержка систем автоматизации. Оно и неудивительно: в общем случае программа робота состоит из последовательности связных блоков, отвечающих за те или иные действия и алгоритмы. Для поддержки таких машин необходимо и достаточно знать лишь последовательность действий, которые они должны выполнять, а также начальный уровень знания селекторов (идентификаторов элементов, по ним и происходит взаимодействие роботов с программными продуктами).
Среди остальных преимуществ – сокращение затрат на сотрудников, уменьшение количества рутинных ошибок, увеличение скорости работы, возможность выполнять алгоритмы в режиме «24×7». Правда, все их можно в равной степени отнести и к автоматизации тоже.
Темные пятна на светлой стороне луны
Однако не все так радужно, и у роботизации все же есть свои недостатки. Но сразу оговорюсь: даже имея их, в сравнении с ручным трудом роботизация все же выигрывает по всем пунктам.
Первый недостаток – скорость роботы. Безусловно, робот функционирует во много раз быстрее человека, однако скорость взаимодействия с графическим интерфейсом не сравнится со скоростью взаимодействия через API (application programming interface, программный интерфейс приложения).
Второй, и наиболее критичный, – надежность программных роботов. Графические интерфейсы могут зависать, не прогружаться. Пользователь в этом случае будет либо ждать, либо перезагружать компьютер\программу, либо выполнять ряд других действий. Следует отметить, что данный пункт можно практически полностью нивелировать грамотным подходом к разработке, делая общие алгоритмы на непредвиденное поведение системы. Если робот должен действовать в системе «24×7», хорошим тоном считается при возникновении нештатных ситуаций полное завершение работы программ, открытие их заново и продолжение работы. В случае повторения инцидента робот должен уведомлять оператора, отправляя СМС или электронное письмо.
Примеряем на себя
Теперь, зная основные плюсы и минусы RPA, можно ясно представить, какие именно бизнес-процессы предпочтительны для роботизации.
1) С точки зрения простоты реализации в этих процессах количество возможных вариантов должно быть либо минимальным, либо хотя бы конечным. К примеру, процесс автоматического ответа на письмо шаблонным текстом является легко реализуемым процессом, поскольку алгоритм линеен и включает заранее определенные действия (мониторить почту с заданной частотой, если обнаружено письмо – отвечать шаблонным текстом, нет – ждать).
2) В ходе выполнения процесса последовательность и выбор тех или иных действий должен быть однозначным, рутинным (нажать на кнопку, ввести текст, отправить смс).
3) Для получения максимальной выгоды процессы должны быть высокоинтенсивными (когда много людей выполняют одну и ту же рутинную работу). А вот любые действия, требующие творческого подхода, либо не имеющие четкого алгоритма, представляют сложность для роботизации.
Идеальной же целью роботизации будет процесс, состоящий из последовательных рутинных действий, которые выполняют большое число сотрудников и в ходе которого есть взаимодействие с целым рядом программ. И в этом случае, с одной стороны, мы получим робота, который заменит отделы сотрудников, а с другой – его поддержку в дальнейшем смогут осуществлять несколько человек, а не целые группы разных узкоспециализированных и заточенных под конкретную систему специалистов.
Ниже вы найдете несколько примеров в разрезе отраслей и специализаций, какие процессы могут быть успешно роботизированы в компаниях.
А стоит ли овчинка выделки?
Безусловно, стоит.
Давайте посчитаем прямые затраты на среднестатистического сотрудника, с ФЗП в месяц (до вычета НДС) в 35 000 руб. Итого: в год ФЗП составит 420 000 руб. Приплюсуем к этим расходам страховые взносы, которые в среднем составляют 30% от ФЗП, а также полис ДМС – примерно 60 000 руб. в год, социальный пакет (премии, льготы) – 20% от ФЗП, а также расходы на обучение, подготовку, повышение квалификации – 20 000 руб. В итоге получаем прямые затраты на сотрудника – 710 000 руб. в год.
А вот ориентировочная стоимость платформы RPA составляет 600 000 руб. в год.
Вроде бы разница не колоссальна, однако сотрудник будет работать только в будние дни, по 8 часов, итого 1752 рабочих часа в год. И это при условии идеального работника, который не болеет, не берет отгулы и вовремя приходит/уходит излфиса. Робот же способен работать «24×7» и в режиме максимальной эффективности нарабатывает по 8760 часов ежегодно!
Исходя из всего вышеперечисленного, 1 час работы нашего гипотетического сотрудника составит в среднем 405 рублей. Стоимость часа робота – 68 рублей. Прямая экономическая выгода очевидна.
Не на словах, а на деле
Говорить можно много. Но люди верят фактам. Поэтому немного примеров из практики.
Одна из типичных задач страховых организаций – сверка заказ-нарядов, приходящих от СТО. При ручной обработке львиную долю времени занимает проверка стоимости автомобильных запчастей с ценами на сайтах официальных дилеров. Процесс отлично подходит для роботизации, ведь он представляет собой последовательность определенных действий (открыть убыток, посмотреть цену детали, найти деталь на сайте, сверить стоимость). Поэтому компания решила внедрить такую систему у себя. Как итог – получила сокращение времени обработки одного убытка более чем в 15 раз (цифра напрямую зависит от объема убытка и скорости сайта официального дилера).
Ещё один проект роботизации – процесс формирования справок 2-НДФЛ. Робот мониторил заявки на получение справок 2-НДФЛ от сотрудников, составлял их, сверял стоимость, заверял ЭЦП, отправлял сотрудникам. Эффективность этого робота примерно вдвое превысила эффективность сотрудника, и при максимальной утилизации достигала 3 FTE. Помимо ускорения обработки заявок, он смог выявить целый ряд ошибок в работе отделов организации, которые в дальнейшем были оперативно исправлены, что позволило избежать убытков, связанных со штрафами.
И что в итоге?
Да, роботизация как новый способ автоматизации бизнес-процессов интенсивно внедряется в современный бизнес и служит неплохим помощником практически для любой организации. Но заменят ли роботы человека в обозримом будущем? Нет. Заменят ли роботы автоматизацию? Частично. Являются ли роботы отличным подспорьем, которое освободит людей от нудного, рутинного труда и поможет переключиться на более творческие, нетривиальные задачи? Безусловно. Главное, всему свое место и время. И роботам тоже.
Автор: Кирилл Филенков, руководитель направления роботизации компании Bell Integrator
Опубликовано 05.03.2019