Агентство инноваций работает над развитием инновационной экосистемы столицы
О практике автоматизации рассказывает Павел Ермаков, ИТ-директор ГБУ «Агентство инноваций Москвы».
Автоматизация какого бизнес-процесса наиболее критична для вашей организации?
Наиболее актуально для нас согласование закупок. В основном закупки производятся не для внутренней деятельности, а для проектов, которые организует Агентство. Это может быть оплата услуг отдельных исполнителей, организаций, приобретение товаров. Раньше процесс был полностью реализован «на бумаге», согласование требовалось в нескольких службах и могло занимать месяцы. Объем таких закупок быстро рос по мере увеличения числа проектов: либо нужно было нанимать дополнительный штат, либо переводить процесс в цифровой вид.
У нас была лицензия на использование одной лоу-код-платформы. Этот инструмент позволяет строить и изменять бизнес-процессы, в нем все наглядно. Но проблемы с доработками были очень большие. Для этого требовалось нанимать разработчиков либо заключать контракт на доработку с вендором платформы. То есть от разработки уйти все равно было невозможно. Мы постоянно сталкивались со словом «нет»: нельзя изменить то, другое, третье, все надо дорабатывать.
Мы стартовали с процесса на имевшейся у нас платформе, но параллельно запустили собственную разработку нового приложения. Постепенно вывели свое решение на уровень, уже достигнутый на готовой платформе, и тогда перешли с нее на свою новую платформу.
Каковы функциональность и архитектура решения?
Основное, что мы реализовали, — процессы внутреннего согласования, чтобы полностью исключить «бег по кабинетам». Совместное редактирование, контроль доступа и обеспечение требований безопасности. Наша система автоматизации закупок интегрирована и с федеральными порталами закупок.
Дальнейшее развитие и поддержку тоже обеспечиваем самостоятельно. Решение написано на PHP, высокопроизводительные сервисы выполнены на Python. Реализована микросервисная архитектура. У нас есть владельцы продуктов, которые непосредственно взаимодействуют с бизнесом, приносят новые идеи и формируют план доработок. Это не классические product owner аджайла, их функции скромней, это внутренние сотрудники ИТ-отдела.
В своей разработке мы не стали визуализировать бизнес-процессы, потому что он меняется нечасто и несложно. Разработчиков PHP на рынке много, и они не слишком дорогие. Код у нас полностью документируется. До сих под любой новый сотрудник разбирался в том, что сделали до него предшественники.
Удачная автоматизация закупок подтолкнула руководство к решению расширить нашу платформу и добавить к ней функциональность управления кадрами и CRM.
В этой же системе реализовано и управление проектами. Именно в проектах состоит основная деятельность нашего Агенства.
Наша система модульная, модули связаны между собой. Связь между проектами и закупками принципиальна: закупки выполняются именно для проектов. Есть связь и с внешним финансовым блоком: все проводимые закупки отражаются в плане финансово-хозяйственной деятельности, а впоследствии согласуются. Реализована и связь с модулем CRM. Закупки запускают заранее, в соответствии с планом проекта, CRM отслеживает наличие необходимых специалистов и участников.
CRM, управление проектами, кадрами, закупками — вполне традиционная функциональность корпоративного ПО. Почему вы решили вести собственную разработку, а не взяли какой-то готовый продукт или продукт с открытым кодом?
Ключевое слово здесь «гибкость». Без разработчиков нужная нам гибкость нереальна. За внесение в готовый продукт нужной нам функциональности с нас запрашивали такие внушительные суммы, что по сравнению с ними содержание собственного штата PHP-программистов выглядит очень экономным решением. Разработки у нас так много, потому что много идей. Так что нанимать разработчиков пришлось бы в любом случае.
Эти идеи дают рост эффективности. Пример — согласование отпусков. Три года назад сотрудникам рассылали электронные письма о необходимости согласования отпусков, каждый присылал свои пожелания. У нас около трехсот сотрудников. Все эти пожелания сотрудники отдела кадров самостоятельно вносили в таблицы и рассылали свои замечания, люди вносили изменения, и согласование начиналось снова. Автоматизация этого процесса позволила сразу же исключить ситуации, когда сотрудник пытается взять отпуск на «недопустимые» дни, на дни, когда есть какой-то запрет. Раньше график отпусков приходилось согласовывать месяц, причем был занят практически весь отдел кадров. Теперь же подобная работа выполняется за неделю. На согласование закупок для проекта раньше тратилось три месяца, а теперь та же работа занимает три недели.
Наша разработка не ограничивается одной системой. Недавно мы запустили чат-бот в телеграмм для доступа к хелп-деску. Это оказалось очень удобно. Все привыкли работать с мессенджерами. Это просто, это удобно, через этот же бот мы уведомляем о каких-то плановых работах, когда определенные приложения не будут доступны. Практически все общение уходит в мессенджеры, роль электронный почты быстро падает. Наша основная платформа согласования закупок тоже интегрирована с мессенджерами, через них можно выходить в заявки и согласовывать их.
Ведем и разработку в области ИБ, автоматизировали контроль доступа к персональным данным. К госучреждениям в этой сфере предъявляются повышенные требования.
Как прошла миграция на новый софт?
Новый инструмент понравился нашим сотрудникам намного больше прежнего, потому что оказался гораздо удобней. В нем появились некоторые очень нам нужные функции, в том числе статус заявки, информация о том, кто с ней в данный момент работает. Так что персоналу все это понравилось и переход прошел быстро и просто.
В нашей системе 250–300 пользователей, практически все сотрудники компании. У нас все позитивно отнеслись к введенным новшеством, потому что сократились затраты рабочего времени. Наш руководитель АХО, ему 73 года, спокойно и уверенно пользуется этой системой, управляет активами, выдачей и приемом оборудования. Ранее весь учет велся в бумажном журнале. Теперь не только все операции фиксируются в приложении, но и напоминания о том, что срок пользования оборудованием истек и его необходимо вернуть на склад, рассылаются сотрудникам автоматически.
Зачастую системы автоматизации процессов применяют не столько для помощи сотрудникам, столько для надзора за ними. По моему мнению, это ошибочный подход, и он всегда вызывает отторжение. Мы собираем данные о производительности, о времени на выполнение определенных операций, но не используем их непосредственно для контроля или наказаний. Напротив, на этой базе планируем сделать систему рекомендаций. У каждого сотрудника есть нормативы, требования по производительности и эффективности работы. Система может предлагать к приоритетному выполнению задачи с учетом этих KPI.
Мы постоянно совершенствуем интерфейс, улучшаем юзабилити, в основном опираясь на реакцию пользователей. Два клика: именно за столько действий должна быть доступна любая функция.
Сколько у вас разработчиков, где вы их находите и как мотивируете?
У нас шесть разработчиков, но не все они постоянно заняты развитием нашей платформы автоматизации.
У нас есть соглашения с несколькими вузами Москвы, их студенты проходят у нас стажировку. Некоторые приходят без знаний о программировании вообще. Им мы даем наставника, снабжаем обучающими материалами. Через несколько месяцев такого взаимодействия получаем сотрудника, вполне готового к выполнению наших текущих задач. Даже если со временем такой программист от нас уходит, что неизбежно с ростом квалификации, считаем эту работу полезной.
Раз в неделю у нас проходит внутренний митап, где делимся опытом, обмениваемся впечатлениями от отраслевых мероприятий, на которые охотно отпускаю ребят. Считаю такое общение очень важным. Так к нам не только попадают новые идеи, но и, например, сотрудники технической поддержки узнают, чем заняты системные администраторы. Люди с небольшой пока квалификацией видят возможности роста в профессии, учатся, планируют свою карьеру. А когда они вырастают настолько, что у нас им становится скучновато, я сам им помогаю найти новую позицию, если надо.
Опубликовано 29.07.2022