Единый центр управления ИТ-архитектурой организации

Большое внимание уделено архитектурному подходу, т.е. взаимосвязи ИТ-архитектуры и бизнес-архитектуры на единой базе данных (платформе).

В организациях возникают значительные проблемы в области ИТ, когда информация по ИТ-архитектуре:

• является скрытой и доступна только узкому кругу специалистов, которые знают, где её искать, и как её интерпретировать,

• является разрозненной и хранится на большом количестве разных не связанных друг с другом ресурсов,

• не является оцифрованной, а хранится «в головах» узкого круга специалистов, или фрагментами в документах,

• не связана или даже противоречит бизнес-архитектуре и бизнес-процессам,

• содержит внутренние противоречия и несогласованность,

• является не актуальной (устаревшей), обновляется только фрагментами и медленно (редко).

Для решения данных проблем необходима разработка единого центра управления ИТ-архитектурой организации (далее – ЕЦУИТ, см. Рис. 1). ЕЦУИТ – это ИТ-система (включая базу данных), которая содержит и позволяет за несколько секунд получить полную актуальную и взаимосвязанную информацию в оцифрованном виде о любом объекте ИТ-архитектуры организации, а также реализует управленческие функции.

В качестве объектов выступают:

• технологические процессы / процедуры

• ИТ-системы / программные продукты

• подразделения / должности / роли, включая персонал ИТ-департамента и участников технологических процессов

• ИТ-оборудование, материальные ресурсы

• базы данных

• ИТ-проекты

Информация по каждому объекту включает следующее:

• все детальные параметры и атрибуты объекта,

• все необходимые отчёты, модели и документы по объекту,

• операционные риски (и другие риски),

• показатели, метрики,

• связанные с объектом задачи и требования,

• связи и интеграции с другими объектами корпоративной архитектуры.

Оцифрованный вид информации включает:

• иерархические справочники (классификаторы),

• графические модели в соответствии с общепринятыми нотациями (стандартами),

• электронные документы и отчёты,

• внутри документов и моделей проставлены «быстрые ссылки» (связи) на другие объекты корпоративной архитектуры, документы и модели,

• большинство документов и отчётов генерируются автоматически на основе базы данных.

Сразу обратим внимание, что в работе должен применяться архитектурный подход (см. Рис. 2), а ИТ-архитектура не должна быть изолированной. Поэтому на практике ЕЦУИТ обычно входит в состав единого центра управления организацией (ЕЦУО), который включает в себя всю оцифрованную информацию о деятельности организации. Другими словами, это комплексная цифровая модель или «цифровой двойник» организации.

Рис. 1. Главная страница единого центра управления ИТ-архитектурой (ЕЦУИТ) организации

Рис. 2. Корпоративная архитектура

Главные задачи и функции ЕЦУИТ

• Предоставление полной и актуальной информации по ИТ-архитектуре руководству организации для принятия решений и выполнения управленческих задач.

• Поддержка принятия решений с помощью готовых аналитических моделей, например: как обеспечить исполнение регламентов процессов и ИТ-инструкций, как ускорить выполнение технологических процессов, как минимизировать операционные риски.

• Предоставление необходимой и достаточной информации по ИТ-архитектуре сотрудникам организации для выполнения ими должностных задач, процессов и проектов.

• Отслеживание и анализ влияний между объектами ИТ-архитектуры и любыми объектами. корпоративной архитектуры. Например, при изменении объектов или новых разработках.

• Получение обратной связи (комментариев, предложений, замечаний) по любому объекту ИТ-архитектуры от сотрудников организации. Онлайн-обсуждение и согласование изменений.

• Уведомления пользователей по различным каналам связи (о новых сообщениях от участников процессов или команд, об операционных рисках, о выходе новых версий объектов и т.д.)

• Установка плановых (целевых) значений показателей, контроль показателей (dashboard, графики).

• Регистрация (ввод) фактов-событий ИТ-рисков, контроль рисков.

• Передача команд в другие ИТ-системы на запуск или остановку сервисов / функций / скриптов.

• Назначение ИТ-задач сотрудникам и контроль их исполнения.

• Запуск экземпляров процессов на исполнение в ИТ-системах (BPMS, RPA).

• Сбор статистических данных и фактических значений показателей из ИТ-систем организации.

• Ведение детальной статистики просмотра сотрудниками материалов ЕЦУИТ. Это позволяет: контролировать, кто ознакомился с регламентами и ИТ-инструкциями; выявлять сотрудников, кто ни разу их не открывал; выявлять самые востребованные или самые неактуальные материалы (с максимальными и минимальными просмотрами соответственно).

Экономические эффекты от работы ЕЦУИТ

• Экономия времени руководителей. Не нужно постоянно консультировать сотрудников, т.к. вся детальная рабочая информация (инструкции, описания действий в разных ситуациях, ответы на вопросы и т.п.) содержится в ЕЦУИТ. Ускорение работы с управленческой информацией и принятия решений (например, расследование ИТ-рисков, сравнительный анализ ИТ-систем, открытие проектов, аудиты и т.п.).

• Экономия времени сотрудников за счёт более эффективной работы с информацией при выполнении задач. Уменьшение трудоёмкости процессов и проектов, а значит расходов на персонал.

• Минимизация операционных рисков в работе сотрудников (ошибки, дефекты, нарушения) и рисков ИТ-систем (ошибки, сбои, безопасность). Как следствие – минимизация операционных убытков (потерь).

• Уменьшение зависимости от персонала на случай увольнения ключевых сотрудников или их временной нетрудоспособности. Достигается благодаря тому, что все знания и даже секреты выполнения технологических процессов и работы ИТ-систем оцифрованы и хранятся в едином центре.

• Уменьшение расходов на разработку и обновление (актуализацию) нормативных документов, ИТ-систем (программных продуктов).

Технологические функции и возможности ЕЦУИТ

Современный ЕЦУИТ должен поддерживать следующие технологические функции и возможности.

• Персональная страница у каждого сотрудника (пользователя) с информацией, которая предназначена только для него.

• Разграничение прав доступа для всех пользователей, авторизация по логину и паролю.

• Расширенный поиск информации.

• Автоматическое обновление информации (карточки объектов, отчёты, документы) по расписанию на основе базы данных, в которой ведётся разработка и актуализация ИТ-архитектуры.

• Сохранение любой информации на локальный компьютер в виде файлов форматов Word, Excel, PDF.

• Доступ к ЕЦУИТ через любой современный веб-браузер, без установки какого-либо программного обеспечения на локальный компьютер пользователя.

• Мобильный доступ, возможность работы с помощью смартфона или планшета, например в командировке.

• Поддержка нескольких языков (для интерфейса и для данных).

• Интеграция с ИТ-системами организации.

Практический пример работы ЕЦУИТ

Директор ИТ-департамента или ИТ-архитектор уехал в командировку, но продолжает контролировать функционирование ИТ-архитектуры на своём смартфоне с помощью обычного веб-браузера и получает следующую информацию.

• Сроки выполнения ИТ-проектов и делегированных задач. Где есть нарушения по срокам, а что уже успешно выполнено.

• Панели и статусы задач в рамках Agile (Scrum, Kanban).

• Степень реализации стратегии и стратегических целей в области ИТ, план-фактный анализ. Какие цели уже достигнуты, а по каким требуется дополнительное внимание.

• Текущие значения показателей технологических процессов и метрики здоровья ИТ-систем.

• Показатели и результаты работы конкретных сотрудников ИТ-департамента, системы мотивации.

• Результаты тестирования и обучения сотрудников за период.

• Операционные риски в части ИТ, которые реализовались за период.

• Изменения в бизнес-процессах и организационной структуре, которые оказывают влияние на ИТ-архитектуру.

• Последние реализованные изменения и разработки в ИТ-архитектуре организации.

• Обратная связь от сотрудников: новые поступившие предложения и идеи по развитию ИТ-архитектуры и внедрению инноваций, а также сообщения о недостатках (слабых сторонах).

• Претензии клиентов, связанные с работой ИТ-систем организации и технологических процессов.

На основе данной информации руководитель принимает оперативные решения: назначает необходимые задачи, выделяет ресурсы, создаёт рабочие группы (команды), меняет исполнителей работ или поставщиков, поощряет за трудовые успехи или делает замечания за выявленные проблемы.

Методика разработки и внедрения ЕЦУИТ

1. Установка и настройка программного продукта бизнес-моделирования (ППБМ), например Business Studio и модуль «IT Architect» [1]. Обучение пользователей (бизнес-аналитиков и системных аналитиков).

2. Установка и изучение отраслевых баз данных или библиотек [2] и [3]. Они применяются как образец (эталон) для разработки ИТ-архитектуры. Также многие сотрудники используют их в качестве «электронной энциклопедии», в которой собраны готовые модели технологических процессов, документы, стратегии, показатели KPI, успешные практики ведущих организаций и многое другое.

3. В ППБМ выполняется разработка, согласование и утверждение всех моделей и материалов, входящих в состав ИТ-архитектуры согласно Рисунку 2. Параллельно разрабатываются все компоненты бизнес-архитектуры. Данные задачи подробно рассмотрены в источниках [4], [5], [6].

4. Настройка ролевых прав доступа сотрудников к информации. Если в ЕЦУИТ заходит специалист подразделения, то он должен видеть только информацию, связанную с его подразделением и с выполняемыми процессами. Если заходит Председатель правления (генеральный директор), то он должен видеть всю информацию о работе организации.

5. Интеграция ППБМ с другими ИТ-системами организации (настройка экспорта-импорта информации).

6. Разработка регламента формирования, использования и актуализации (обновления) ЕЦУИТ.

7. Автоматизированное формирование ЕЦУИТ. Вся информация из ППБМ выгружается в формат HTML в виде веб-портала (см. Рис. 1, 3, 4). По времени это может занимать от 2 до 5 и более часов в зависимости от объёма базы. При этом отчёты по ИТ-системам, регламенты процессов, должностные инструкции, технические задания и другие документы формируются автоматически на основе разработанных графических моделей, справочников, параметров и взаимосвязей объектов.

8. Размещение ЕЦУИТ для коллективного доступа на внутреннем сервере организации, например с адресом «https://portal-server/». При необходимости входа из внешней сети (например, с мобильных устройств), назначается IP-адрес или домен в Интернет.

9. Информирование и обучение сотрудников и руководителей организации по работе с ЕЦУИТ.

Рис. 3. Просмотр информации в ЕЦУИТ, карточка ИТ-системы (фрагмент) и отчёты

Рис. 4. Просмотр информации в ЕЦУИТ, базы данных, архитектура оборудования, показатели

Первый важный принцип построения ЕЦУИТ состоит в том, что в него должна автоматически собираться информация из различных аналитических, учётных и управленческих систем организации:

• система бизнес-моделирования (например, Business Studio)

• система управления операционными рисками

• системы ИТ-мониторинга

• система управления проектами

• система управления процессами (BPMS)

• система роботизации процессов (RPA)

• система управления задачами (например, по Agile)

• системы информационной безопасности

• система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

А затем эта информация должна выдаваться всем руководителям и сотрудниками в наиболее полном, структурированном и удобном виде в соответствии с установленными правами доступа.

Второй принцип ЕЦУИТ состоит в том, что все его материалы тесно взаимосвязаны между собой и должны автоматически синхронизироваться. Если изменяется название или параметры ИТ-системы, то автоматически изменяются модели и регламенты всех бизнес-процессов, которые эта ИТ-система автоматизирует. И наоборот, если изменяются бизнес-процессы, то автоматически изменяются карточки и регламенты (инструкции) ИТ-систем, которые автоматизируют эти бизнес-процессы.

Благодаря данным принципам мы и называем ЕЦУИТ единым центром управления. Например, библиотека всех электронных документов организации по ИТ не подходит под данное определение, хотя она и содержит очень большой объём информации по ИТ-архитектуре.

Интерфейс ЕЦУИТ может включать 6 окон (разделов): главное окно (ИТ-архитектура), персональная страница пользователя, ввод данных (показатели, риски), опросы, обсуждения, администрирование.

На персональной странице пользователя размещены документы и информация, которые относятся только к его сфере деятельности в соответствии с правами доступа.

Главное окно ЕЦУИТ состоит из двух блоков (областей), см. Рис. 1, 3, 4.

1. Навигатор (слева). Через него осуществляется доступ ко всем моделям и документам. С помощью кнопок «плюс / минус» можно разворачивать и сворачивать дерево процессов, организационную структуру, библиотеку документов, ИТ-архитектуру и т.д. При нажатии на конкретный объект для него отрывается набор отчётов, документов и моделей.

2. Область просмотра моделей и документов (справа). Все документы включают большое количество активных гиперссылок, что значительно облегчает навигацию. Например, в карточке ИТ-системы указаны все бизнес-процессы, процедуры и функции организации, которые она автоматизирует. При нажатии на конкретный бизнес-процесс мы переходим в его регламент. Во время просмотра регламента нам встречается раздел «Показатели KPI». При нажатии на конкретный показатель мы переходим из регламента в карточку показателя, которая включает подробную статистику его значений (план-факт) и графики. Из карточки показателя можем затем перейти в должностную инструкцию сотрудника, который за него отвечает, и так далее.

Таким образом, работа с ЕЦУИТ аналогична обычному веб-порталу в сети Интернет, который состоит из большого количества HTML-страниц. Для большинства сотрудников это привычно и интуитивно понятно.

Рекомендуемая литература и источники информации:

[1] IT Architect: система управления ИТ‑архитектурой. 

[2] Большая библиотека системного аналитика и ИТ-архитектора.

[3] Большая библиотека бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам. 

[4] Исаев Р.А. 60 примеров успешных и проблемных проектов организационного развития. 

[5] Исаев Р.А. ИТ-архитектура организации и система регламентации ИТ-департамента.

[6] Исаев Р.А. Построение и развитие ИТ-архитектуры организации.