Переезжаем с SharePoint. Технические и организационные моменты миграции на отечественный интранет
Изображение: VERSUSstudio/shutterstock.com
Над задачей миграции с SharePoint от Microsoft на отечественное решение компании задумались много лет назад. Тема импортозамещения появилась ещё в 2014 году, хотя тогда только часть организаций восприняли задачу всерьёз. Когда стало понятно, что Microsoft оставит российских пользователей без поддержки, вопрос встал ребром у всех. Но и спустя два года после старта экстренного импортозамещения многие компании — и даже известные крупные — ещё не подступились к миграции. Так ли страшно начинать и что сделать для комфортного «переезда» на новый корппортал?
SharePoint долгое время оставалась одной из лучших платформ под самые разные задачи, это был и остаётся мировой лидер на рынке. Российские решения часто недотягивали по функционалу или плохо работали с большими объёмами данных, под большими нагрузками.
Одним из больших минусов было отсутствие возможности редактировать документы прямо на портале без скачивания, работать над ними совместно. С появлением интеграции «Р7-Офис» с «Битрикс24» появилась достойная альтернатива пакету Windows для работы с документами, и миграция с SharePoint стала более безболезненной.
Лицензии российских продуктов при этом были в разы дешевле SharePoint MS, и первые компании стали задумываться о «переезде». Например, в холдинге НМЛК проект стартовал после того, как в компании решили сделать корпоративный портал рабочим инструментом не только офисных сотрудников, но и тех, кто работал на производстве. Перерасчёт стоимости лицензий показал, что экономически гораздо более целесообразно мигрировать на «Битрикс24».
В 2022 году компании, которые попали под санкции, лишились возможности работать в SharePoint одномоментно. А в марте 2024 года компания Microsoft предупредила, что закроет доступ к облачным сервисам для всех российских компаний. И даже если продукты развёрнуты в собственной инфраструктуре, работать с ними организации продолжают на свой страх и риск.
В России остаётся ещё немало компаний, которые продолжают пользоваться иностранными решениями, несмотря на то, что без техподдержки и обновлений они постепенно превращаются в «тыкву». По опыту, всегда сложно найти «тот самый» подходящий момент для перехода на новый продукт. Как оценить силы и ресурсы, когда уже точно пора?
Дорого и долго?
Финансовые и временные затраты напрямую зависят от объёма функционала, который нужно реализовать на отечественное решение. Чем его больше, тем сложнее будет структура интранета и дороже миграция.
Критически важно провести аудит бизнес-процессов, реализованных на прежнем корпоративном портале. Это позволит заранее выявить подводные камни, потому что даже простой процесс может таить сложные интеграции и связи. Если в компании не сохранилась документация на прежний портал или если актуальность этой документации под вопросом (что происходит сплошь и рядом), сроки неизбежно «поедут». Вы можете увязнуть в том, чтобы разобраться, как были организованы процессы. При этом сохранение самого процесса может быть вообще нецелесообразным. Также без документации достаточно сложно оценить «переезд» на новое решение.
Замена старого решения — это прекрасная возможность не только обновить интранет, но и сделать его удобнее и проще для пользователей, улучшить юзабилити, добавить новые сервисы. Стоит относиться к миграции как к способу избавиться от того, что отслужило своё, а не как к неподъёмной задаче. Не нужно делать «так же», нужно сделать лучше!
Также затраты зависят от объёма информации, которую нужно перенести. Поэтому имеет смысл «на входе» провести хороший аудит архивов и оценить, что критично переносить, а что нет. Часть новостных лент, записи блогов, сообществ можно безболезненно оставить в прошлом и не тратить время на создание скриптов миграции, а также файловое пространство на их хранение. Понимая объёмы информации, вы сможете рассчитать сроки «переезда».
Для ориентира: для компании «Юнилевер Русь» мы реализовали проект за шесть месяцев. Мы спроектировали решение, включающее функционал по совместной работе с документами, реализовали все необходимые интеграции, разграничили права разных групп пользователей. Были перенесены файлы за 15 лет работы — это девять миллионов документов. Сразу оговорюсь: полгода для такого проекта — это примерно втрое меньший срок, чем уходит обычно.
Дополнительных затрат на инфраструктуру, как правило, не возникает, так как отечественные решения менее требовательны к серверам. Большой плюс, что практически все отечественные решения уже поддерживают серверное ПО.
Таким образом, последовательность действий, которые помогут корректно рассчитать сроки и затраты на переезд с SharePoint на российский продукт, может выглядеть так:
- Провести аудит портала, сделать перечень используемых сервисов, карту всех страниц.
- Определиться с критически важными сервисами и документами, обеспечивающими бесперебойную работу компании, — их надо перенести в первую очередь. Среди остальных могут оказаться те, которыми можно спокойно пожертвовать.
- Проанализировать пожелания внутренних заказчиков (подразделений) относительно функционала портала. Это удачный момент, чтобы отказаться от нерабочих процессов и запланировать реализацию новых.
- Продумать дорожную карту необходимого функционала не только из текущих потребностей, но и «на вырост», чтобы портал развивался в будущем.
- Выбрать решение с учётом необходимого функционала и требований безопасности, архитектуры и технических ограничений.
И напоследок. Я бы рекомендовал не ставить перед командой цель сохранить всё во что бы то ни стало. Наоборот, миграция с SharePoint на новый корпоративный портал может стать удачным моментом, чтобы провести ревизию и понять, что нужно, что не нужно, а что имеет смысл улучшить. Так можно обновить дизайн, улучшить бизнес-процессы и внедрить то, до чего не доходили руки.
Опубликовано 23.08.2024
