Внедрение или штраф: как бизнесу сэкономить на ИT-решениях?
Цена вопроса: от чего зависит стоимость внедрения ЭДО
Стоимость внедрения электронного документооборота в первую очередь зависит от уровня сложности требований к автоматизации. Важно отметить, что эти требования могут быть как заданы государством, так и исходить от самой компании. Давайте подробнее рассмотрим оба варианта.
Нововведение в законе как движущая сила внедрения ЭДО
Требования к ЭДО обновляются и дополняются практически каждый год, поэтому бизнесу приходится подстраиваться под эти веяния. К счастью, требования государства в этой области, как правило, достаточно просты и понятны, что делает внедрение соответствующих систем если не бюджетным, то вполне доступным.
Отчасти это происходит из-за того, что ИT-компании начинают разработку решений, как только государство выдвигает требования. В условиях конкуренции на рынке появляется множество предложений. Более того, четкость и однозначность требований регулятора упрощает процесс внедрения — нет необходимости в сложных и противоречивых настройках. Поставщики решений хорошо понимают необходимость соблюдения баланса между функциональностью и стоимостью, поэтому не предлагают излишне дорогие варианты.
Приведем пример. Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152-ФЗ) определяет размер штрафа за утечку персональных данных. Сумма штрафа зависит от объема потерянных данных и может достигать 15 млн рублей для компаний. Одним из способов избежать избыточной утечки и вывести документы из-под требований 152-ФЗ является использование архива. На рынке существует множество популярных архивных решений, и их стоимость значительно меньше 15 млн рублей.
Фактическая стоимость решения для клиента может составлять примерно 5–7 млн рублей, а некоторые вендоры способны предложить варианты, цена которых будет ниже миллиона. Однако, помимо стоимости, важно оценить перспективы решения. Если оно лишь закрывает требования регулятора на текущий момент, то его ценность для бизнеса невелика: гораздо выгоднее вкладывать финансовые ресурсы в те решения, которые могут принести компании дополнительную пользу.
Автоматизация бизнеса плюс закрытие требований государства
Когда речь идет не столько о выполнении требований регулятора, сколько о том, чтобы автоматизировать бизнес-процессы (заодно закрыв вопрос с нововведениями со стороны государства), то здесь бюджет на внедрение может кратно отличаться — возможно, даже оказаться дороже, чем штраф.
И это не просто цифры — за ними скрывается колоссальная работа по интеграции новых решений в уже существующую сложную инфраструктуру крупных компаний. Регламентные требования, конечно, играют свою роль, но ключевым фактором роста стоимости становятся потребности бизнеса: необходимость адаптации к новым реалиям, интеграция со множеством систем и даже пересмотр устоявшихся процессов. Чем крупнее компания, тем больше у нее бизнес-процессов, следовательно, внедрение выйдет дороже — в то время как компании с малым количеством систем потратят на это же решение сумму в 100 раз меньше.
Когда пора внедрять новые системы ЭДО: от предписания до штрафа
Обычно компании понимают, что нужно внедрять соответствующие государственным требованиям решения, только тогда, когда уже получили предписание или штраф и должны устранить выявленные несоответствия. В этом случае бизнес спешит внедрять готовые решения, чтобы оперативно выйти из ситуации и избежать повторных проверок и санкций. Главная мотивация здесь — минимизация текущих рисков и срочное выполнение требований.
Второй сценарий касается тех компаний, которые осознают наличие возможных штрафов, но рассматривают выполнение требований через призму более широких потребностей своего бизнеса. Здесь возникает вопрос не столько о стоимости штрафа, сколько о целесообразности внедрения системы, способной принести долгосрочные выгоды.
В этом случае нет необходимости покупать готовое решение: обычно проект подбирается индивидуально, а затем рассчитывается и анализируется с максимальной тщательностью. Например, если вернуться к 152-ФЗ, то при разработке решений для электронного документооборота можно оценить, какой объем персональных данных будет выведен из-под риска. Это позволяет снизить потенциальную сумму штрафа и уменьшить риск в целом. Еще один вариант — разделить системы, чтобы полностью исключить возможность утечки данных и избежать штрафа.
Если компания серьезно подходит к вопросам разработки и мыслит подобными категориями, то с большей вероятностью ей удастся собрать такую конфигурацию проекта, стоимость которого будет ниже суммы штрафа. Если какие-то задачи неоправданно дороги, их нужно исключать из проекта.
Не нужно стремиться к чрезмерной автоматизации или пытаться удовлетворить все запросы бизнеса, поскольку в таком случае проект значительно «подрастет» в цене и больше будет похож на солянку, чем на удобный рабочий инструмент. Например, если для защиты кадровых документов от утечки информации принято решение о передаче их в архив, то не следует превращать этот архив в полноценную кадровую систему с дополнительными функциями.
Считаем финансы: в какую сумму может обойтись внедрение
Когда государство выдвигает новые требования, компаниям, которые первыми вступают на путь этой автоматизации, всегда приходится сложнее, поскольку вендоры еще не готовы сделать оптимальное предложение. На то, чтобы решение стало относительно доступным, обычно уходит четыре-пять лет.
Пионеры внедрения тратят на этот процесс сотни миллионов рублей, тогда как последующие участники рынка делают это значительно дешевле. Даже с учетом внутренней автоматизации и дополнительных преимуществ общая стоимость редко превышает десятки миллионов рублей — хотя все зависит от масштабов проекта.
Если в компании нет особых требований к системе, стоимость внедрения сократится до нескольких миллионов. Те же организации, где главной задачей является выполнение государственных норм, могут обойтись несколькими десятками тысяч рублей.
Время и деньги: почему возникают сложности с внедрением
Для разработки качественного решения от поставщика необходим четко прописанный регламент со стороны государства. Однако так происходит не всегда. Например, несмотря на активное применение машиночитаемых доверенностей (МЧД), до сих пор не существует единого стандарта их формата. Поэтому есть универсальный формат, с которым люди пытаются работать, но существуют и другие форматы, используемые на разных площадках и в разных видах. В результате полноценное функциональное решение по МЧД все еще не разработано и не может быть создано, поскольку со стороны государства не определены требования.
Четкость формулировок и ясность регламента позволяют снизить конечную стоимость решения. Когда правила определены, конкуренция среди поставщиков стимулирует разработку доступных продуктов в короткие сроки. Этот подход уже доказал свою эффективность в таких областях, как КДО, операторы ЭДО и электронные перевозочные документы. Ожидается, что в ближайшие два-три года аналогичные процессы произойдут и с системой МЧД.
Опубликовано 28.04.2025
