Аутсорсинг печати HP MPS как антикризисная мера
Любой кризис служит своеобразной проверкой экономики на прочность. Или, если угодно, точкой бифуркации, в которой необходимо полностью переосмыслить дальнейшее направление движения и принять единственно верное решение в выборе пути. Это хрестоматийное утверждение, к сожалению, не может быть отнесено к разряду очевидных, несмотря на его шаблонность, ведь в любой форс-мажорной ситуации у бизнеса есть вполне реальная перспектива неминуемого краха, если своевременно не отреагировать и не сделать верные выводы.
Вспомним, сколько компаний, уверенных в своей непоколебимости («мы – старейшее предприятие, родоначальники отрасли, ревнители и хранители традиций…») исчезло с рынка. Достаточно для того, чтобы понять: бизнес, лишенный гибкости и ситуативной этики, попросту обречен. И в нынешней обстановке эта угроза все более явственна, поскольку разговоры типа «подумаешь, карантин какой-то, ну посидим пару неделек, отдохнем, а там и с новыми силами в работу» даже не ошибочное – провальное. На фоне коронавирусной паники как-то незаметно переходит на второй план начало мирового финансового кризиса, вызванного в том числе сокращением темпов роста китайской экономики и выходом из строя привычных механизмов управления.
Почему? Дело в том, что горизонт существующих и потенциальных (платежеспособных) клиентов стремительно сужается, и те, кто нуждается в услугах, неминуемо будут искать тех, кто сможет их предоставить здесь и сейчас, – а значит, уход на вынужденные каникулы может обернуться невосполнимыми потерями. Следовательно, важно изыскивать любые способы уменьшить расходы, чтобы оставаться на плаву. И, разумеется, обеспечить бизнесу стабильную работу, в том числе защитившись от потерь персонала.
А разрушение коллектива – увы, одна из самых распространенных болезней в кризисный период. И дело даже не в пресловутой эпидемии – сотрудники могут попросту принять решение вернуться на родину, их могут переманить конкуренты… и еще тысяча причин. А к лояльности и корпоративному духу апеллировать крайне затруднительно, поскольку единственный друг любого человека во время трудных ситуаций и перемен – деньги и персональное спокойствие.
К чему эта интродукция, многие наверняка уже догадались: речь о том, что бизнес-процессы, отданные на аутсорсинг, не только снижают многочисленные риски, связанные с зависимостью от персонала, но и позволяют ощутимо сэкономить средства. И в первую очередь, разумеется, это аутсорсинг функций вспомогательных служб компании, тех самых, не приносящих непосредственного дохода: юридической, финансового-бухгалтерской, ИТ-подразделения, HR-отдела и др.
Увы, в рамках одной, даже развернутой статьи не рассмотреть все мыслимые направления данного подхода, поэтому сосредоточимся на одном, не самом очевидном – сервисе HP MPS, предоставляемом компанией НР в области управления инфраструктурой печати.
Начнем с терминологии. Итак, MPS (Managed Print Service) – это сервисный контракт, обеспечивающий непрерывную офисную печать на оптимизированной печатной инфраструктуре. Считаете, что это не слишком значительная составляющая производства, чтобы на ней экономить? Ошибаетесь. В аналитической компании Leppert Business Systems Inc. подсчитали: в госструктурах и медицинских учреждениях объемы печати в пересчете на одного сотрудника достигают 50 страниц в день, в юридических, нотариальных, страховых, финансовых и им подобных – от 30 до 70, в торговых и посреднических – от 20 до 50. А ведь есть еще множество бизнесов, объектом деятельности которых являются нематериальные ценности и/или услуги, где объемы печати не меньше.
Так, затраты, связанные с неоправданными действиями сотрудников (например, отправка незначащих документов из электронной почты или веб-страниц на цветной принтер, либо незадействование дуплексного модуля для вывода), оборачиваются серьезными потерями для организации. Даже самый упрощенный анализ показывает: при объемах печати около 3 000 000 экземпляров в год и стоимости отпечатка 50 коп задействование дуплекса позволяет сэкономить до 750 000 руб. А борьба с нецелевым расходованием цветного тонера (25% цветной печати происходит из e-mail или браузера) при стоимости листа в 4 руб. способна сберечь 1 000 000 руб. ежегодно.
Итого: около 1 750 000 рублей возможной экономии (по актуальному курсу). И это только на двух показателях, а ведь экономия достигается и на простоях, на обслуживании и комплектующих, на профилактических и ремонтных работах, на обеспечении должной безопасности. Считаете, для вашей фирмы это неактуально – «не те объемы»? Прикиньте самостоятельно и убедитесь: все расчеты произведены для компании со штатом 200-250 человек: то есть обыкновенный средний бизнес, для которого указанные суммы наверняка существенны.
Сотрудники НР опросили руководителей ряда компаний и выяснили, что 89% из них желают укрепить безопасность в сфере печати, 80% – улучшить качество сервисного обслуживания, а 78% – повысить бизнес-эффективность. В последнем случае именно за счет уменьшения внимания к вспомогательным направлениям бизнеса.
Предоставляемые нами услуги по аутсорсингу и управлению инфраструктурой печати (MPS) позволяют устранить эти и другие проблемы с помощью инновационных устройств, решений и средств бизнес-аналитики. В итоге наши клиенты не только повышают эффективность печати, но и добиваются ощутимых результатов благодаря прозрачной структуре затрат, более продолжительному времени работы оборудования без перебоев и надежной системе безопасности. Продажи и администрирование услуг HP MPS обеспечиваются за счет гибких возможностей настройки и масштабирования в соответствии с уникальными потребностями клиента, а также экономии времени и трудозатрат на обслуживание инфраструктуры печати.
Внедрение предложения включает в себя несколько этапов. Первым делом изучаются особенности работы предприятия, оцениваются потребности сотрудников в печати и, как результат, выявляются области для оптимизации. Второй этап – планирование – предполагает тесное взаимодействие с заказчиком, в результате чего разрабатывается оптимальный план модернизации и развития инфраструктуры печати. На третьем этапе – развертывании – разработанный и согласованный план внедряется в жизнь: ускоряются бизнес-процессы, оптимизируются потоки информации, сокращаются затраты. Параллельно идут разработка комплексной стратегии безопасности печати и развертывание решения для защиты бизнеса: эксперты HP помогут выявить слабые места в инфраструктуре печати.
В дальнейшем начинается переход к самому стабильному и долговременному четвертому этапу – управлению, в ходе которого совместно с клиентом сотрудники НР будут анализировать эффективность работы парка устройств и определять потенциальные области для улучшения по мере изменения (или проявления) потребностей заказчика. Со стороны аутсорсеров в этот период планируется:
-
предлагать заблаговременные оповещения для более оперативного предоставления поддержки;
-
обеспечивать выполнение стандартов и политик печати;
-
обеспечивать эффективность работы парка устройств, предоставлять анализ и отчетность;
-
повышать уровень контроля, безопасности и соответствия требованиям. бизнеса
Но и это еще не всё. Одной из важнейших задач современного бизнеса являются обеспечение защиты от киберугроз и тиражирование документов. Понимая это, НР готова предоставлять в ходе внедрения HP MPS средства безопасности, реализованные в ее принтерах и МФУ, а также решениях HP JetAdvantage.
* * *
В условиях перехода на режим удаленной работы эффективность не готовых к этому сотрудников крайне сомнительна, что подтверждается на практике. Для аутсорсинговой компании такой проблемы, как правило, не существует, ведь в большинстве случаев ее кадры – или опытные фрилансеры, или «телеработники».
Очевидно, что аутсорсер в полной мере способен надежно и с высокой гарантией решить задачи любых уже упомянутых (неприбыльных) направлений бизнеса, вследствие чего у руководителя компании-клиента появляется время для оперативного планирования и принятия стратегических решений, поиска эффективных путей дальнейшего развития бизнеса. И одним из первых шагов является перенос обслуживания и управления подсистемой печати на аутсорсинг. Приведенный в качестве примера сервис HP MPS способен не только ощутимо снизить затраты на этот департамент, но и увеличить его эффективность, а также повысить уровень безопасности всего бизнеса – что, согласитесь, втройне актуально в период кризисных ситуаций.
Опубликовано 10.05.2020