КЭДО: опыт внедрения в металлургической компании

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это электронный формат кадровых документов, которые подписываются при помощи электронной подписи. Например, приказы об отпусках, перевод на другую должность, изменение зарплаты и другие. В компаниях с численностью штата в тысячи человек ведение бумажного документооборота может стать проблемой: многие документы по закону должны храниться до 75 лет, а значит, для них нужно найти место и иметь возможность быстро отыскать необходимую бумагу по нужному сотруднику. Электронный формат эту работу облегчает — поиск требуемого документа становится не сложнее, чем поиск фильма в онлайн-кинотеатре. Мы поговорили с Юлией Филаткиной, руководителем программы в Группе НЛМК, и узнали, как крупная металлургическая компания реализовала проект по переходу на КЭДО.

Переход от бумажного к электронному кадровому документообороту обусловлен прежде всего удобством как для сотрудника, так и для работодателя. Раньше подписание каждого документа подразумевало для офисного сотрудника обязательный визит во фронт-офис. А для рабочих был реализован другой подход: HR BP подготовленные документы отвозил в цех и там с каждым сотрудником их подписывал. Таким образом, среднее время подписания документов колебалось в районе одного месяца, поскольку кто-то был в отпуске, кто-то — на больничном, а кто-то не может найти время, чтобы съездить во фронт-офис. Но с переходом на КЭДО сотрудник может подписать документ в любое время в мобильном телефоне или на корпоративном портале, доступном как с корпоративных, так и с личных устройств. Уже сейчас по прошествии года мы видим, что среднее время подписания документа сократилось в 7 раз.

Почему решили перейти на КЭДО

В Группе компаний НЛМК работает более 50 000 человек в 35 городах. И в год подписывается около 600 000 документов (именно документов, а не листов). Что для такой компании значит бумажный документооборот? Это не только бумага, принтеры, чернила и штат людей, обслуживающих технику. Это также архивы и фронт-офисы.

В связи с этим уже в 2020 году мы сделали первые шаги по автоматизации кадрового документооборота. В результате на корпоративном портале появились сервисы:

• по запросу справок от различных служб (если бумажный оригинал не требовался, то справку можно было там же на портале и скачать);
  
• по просмотру своего расчетного листка;
  
• по предоставлению консультаций.

Уже в 2021 году в Группе компаний были реализованы сервисы по подписанию документов простой электронной подписью, что позволило сотрудникам согласовывать в электронном виде отпуска, командировки, знакомиться с графиком работы и т. д.

И в 2022 году стартовал проект по подписанию документов, связанных с существенными условиями труда. Например, приказы о доплатах и надбавках, дополнительные соглашения и многое другое. Подписание такого рода документов требует более высокой степени защиты, чем у простой электронной подписи. В связи с этим в компании была внедрена усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) для подписания документов сотрудником и усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) для подписания документов представителями работодателя.

Как организовали переход

ИT-решение

На момент старта проекта на рынке уже были продукты, позволяющие подписывать документы с помощью УНЭП и УКЭП. Но в НЛМК исторически сложилось, что все сервисы Группы НЛМК появляются на нашем корпоративном портале — едином окне для всех сотрудников. Использование сторонних решений нарушило бы целостность — пришлось бы переходить на другую систему. В связи с этим было принято решение о разработке собственного сервиса, интегрированного в корпоративный портал. Было важно, чтобы весь процесс, связанный с подписанием документов, находился в привычном для коллег месте и в едином дизайне с остальными сервисами компании.

Новый сервис подписания кадровых документов представляет собой комплексное решение, которое включает:

• кадровую систему, где регистрируются кадровые мероприятия по персоналу;
  
• электронный архив, где для каждого кадрового мероприятия автоматически создается карточка, куда вкладываются как документы, так и подписи работника и представителя работодателя;
  
• личный кабинет сотрудника на портале, где он подписывает документы с помощью УНЭП;
  
• рабочее место представителя работодателя реализовано в электронном архиве: здесь он может подписать документы УКЭП как точечно, так и массово.

Кадровая система, электронный архив и портал уже давно используются в нашей компании. И по этим направлениям у нас также давно сформированы сильные команды, которые не только поддерживают, но и развивают такие системы. Это тоже повлияло на принятие решения о разработке собственного сервиса по подписанию документов.

Что же касается самих электронных подписей, то для сотрудников мы используем облачное решение, которое позволяет подписывать документы с помощью УНЭП с двухфакторной аутентификацией, где первым фактором выступает корпоративная учетная запись сотрудника, а вторым — номер мобильного телефона. Таким образом, для сотрудника подписание выглядит как привычная для нас сегодня покупка в Интернете, где для подтверждения личности при покупке, а в нашем случае при подписании документа, необходимо ввести код из СМС, полученный на мобильный телефон. Важно, что, хотя мы используем облачное решение, ни один документ не покидает информационный контур компании, поскольку для облачного подписания документа применяется не сам документ, а его hash (уникальная электронная подпись документа, однозначно идентифицирующая документ).

А для представителя работодателя мы используем УКЭП на физическом носителе — в нашем случае на флешке. Изначально мы тоже рассматривали облачное решение, но на тот момент в законодательстве не были четко прописаны требования к подобным решениям. Для нашей компании следование закону является важным фактором, поэтому служба информационной безопасности приняла решение отказаться от облачного варианта. Соответственно, для представителя работодателя подписание документа выглядит следующим образом: он вставляет в свой компьютер флешку, заходит в электронный архив и выбирает документы для подписания (отдельные или все назначенные). Затем запускает специальную утилиту, которая скачивает документы на его компьютер, подписывает их и загружает обратно в электронный архив, но уже с подписями.

Выдать 26 тысяч электронных подписей за полгода

Запуск электронной подписи в компании был разделен на два этапа. Для этого необходимо было в 2022 году выдать УНЭП всем сотрудникам ПАО «НЛМК», а это 26 тысяч человек, а в 2023 году — всем остальным сотрудникам Группы компаний.

Надо сказать, что получение электронной подписи — серьезный организационный процесс. А в нашем случае еще и амбициозный. Нам было нужно, чтобы за шесть месяцев подпись получили 26 тысяч сотрудников. И несмотря на некоторые сложности, возникшие в процессе проекта, нам это удалось! Но обо всем по порядку.

Первым этапом стало получение согласия на КЭДО от сотрудников. В этой точке уже был позитивный эффект: только 2% отказались от кадрового электронного документооборота.

Следующий шаг как раз привнес сюрпризы. Изначально требования законодательства позволяли собрать соглашения в электронном виде, но, когда проект был уже в работе, требования изменились: необходимо было подписать соглашения на бумаге. Для этого понадобилось провести большую организационную работу по подписанию соглашений и оперативному внесению изменений в сервис на портале. Это усложнило процесс, особенно с учетом численности персонала. Но цель была достигнута за три месяца.

Далее был комплекс мероприятий уже по выпуску непосредственно подписи, который начинался с проверки персональных данных и идентификации сотрудников. Для идентификации мы использовали Госуслуги — 99% сотрудников имели учетную запись на Госуслугах, и процесс шел через портал в автоматическом режиме. Таким образом, только для 1% сотрудников потребовалось пройти идентификацию очно. Ну и последний этап — выпуск подписи. В среднем этот комплекс мероприятий, состоящий из трех шагов, занимает 5 минут на одного сотрудника, но ввиду большого количества сотрудников мы понимали, что одновременное получение подписей может обрушить портал, поэтому было принято решение подключать сотрудников итерационно: по 3000 человек каждые два дня.

КЭДО-кампания: выбирай, или проиграешь

Важным аспектом реализации проекта стала информационная поддержка. Мы использовали практически все существующие каналы коммуникации: и ролики на корпоративном ТВ, и плакаты в цехах и офисах, и листовки, и работу с лидерами мнений, и личные встречи, и вебинары. При этом канал коммуникации зависел от группы сотрудников. Для рабочих на производстве, которые не сидят за компьютером и трудятся на заводе, чья территория сравнима чуть ли не с небольшим городом (26 кв. км), по которому курсирует собственный транспорт, был сделан фокус на офлайн-инструменты: листовки, плакаты, объявления в транспорте и т. д. Для офисных сотрудников — онлайн-инструменты: новостная лента на портале, информационная рассылка и т. д.

Вводились и соревновательные элементы: на корпоративном портале велась статистика подключений к КЭДО между подразделениями.

Вся информационная компания была направлена на то, чтобы каждый сотрудник в течение дня мог услышать или увидеть информацию о запуске проекта и преимуществах КЭДО перед бумажным документооборотом, а главное, о его безопасности.

Без сложностей не обошлось

Конечно, переход к КЭДО повлек за собой определенные вызовы. Вообще, такие сложные инфраструктурные проекты всегда создают вокруг себя целый пул более мелких проектов, и только при успешной реализации каждого из них может быть достигнута конечная цель. Например, выяснилось, что для корректной работы УНЭП подпись должна быть выпущена с актуальным для сотрудника номером мобильного телефона. То есть мало собрать информацию о номерах мобильных телефонов — нужно еще поддерживать их актуальность. И так в проекте по переходу на КЭДО появился подпроект по сбору и актуализации номеров мобильных телефонов, используемых для подписи.

Еще одна сложность — изменения в законодательстве. Поскольку электронный документооборот — это сравнительно новое явление в нашей стране, то законодательство часто обновляется. В начале проекта закон позволял внедрить КЭДО на всем предприятии, если на это согласны более половины сотрудников, а в процессе проекта законодательство изменилось: решение о переходе на электронный документооборот стало индивидуальным. А потому нам важно было перевести на КЭДО только тех, кто на согласен, что тоже потребовало оперативных изменений в решении.

Помимо того, решение требовало интеграции с рядом государственных сервисов, которые в момент проекта были еще в разработке. И по части сервисов окончательный вариант требований к интерфейсам интеграции появился лишь за месяц до старта пилота по проекту. Надо отдать должное: наша команда справилась и с этим вызовом.

Некоторые сложности возникли и с подписанием документов со стороны руководителей: масштабы компании легко допускают, что в день на подписание может прийти до 5000 документов. Особенно когда проводятся массовые мероприятия — например, индексация уровня заработной платы. Первый вариант решения по скорости работы был сопоставим с ручным подписанием документов, причем руководитель не мог работать на своем компьютере, пока шел процесс подписания. В связи с этим пришлось оперативно оптимизировать процесс, чтобы сервис работал в считаные минуты.

Ключевые моменты

Информационная поддержка: информационная кампания должна начинаться задолго до запуска проекта в продуктивную эксплуатацию, не прерываться и быть разнообразной, а также учитывать целевые аудитории.

Пилотирование проекта: при формировании пилотной группы важно максимальное покрытие внедряемого персонала — включайте в пилотную группу разные категории пользователей, например рабочих и специалистов.

Готовность к изменениям: будьте готовы к изменению законодательства, а также к постоянному улучшению сервиса по результатам обратной связи — опросов, интервью и т. д.

Тестирование функционала: при планировании учитывайте сложность технологического решения, а также закладывайте дополнительный резерв на устранение замечаний.

Результаты

Оглядываясь на собственный опыт внедрения, мы понимаем, что это был очень масштабный проект, но нам удалось реализовать его довольно оперативно. Чуть больше чем за год мы смогли разработать решение, подключить 26 тысяч пользователей и начать эксплуатацию системы. За 2023 год мы подключили остальных сотрудников Группы компаний, и сейчас 99% сотрудников Группы компаний НЛМК перешли на КЭДО. Это позволяет нам экономить 9 млн рублей на подготовке бумажных документов, высвобождать ежегодно 34 тысячи часов рабочего времени сотрудников, а также 12 тысяч часов рабочего времени сотрудников кадровой службы.

Таким образом, проект внедрения КЭДО хоть и был сложным, но принес качественные изменения в нашей компании. Сотрудникам больше не нужно лично посещать офис для подписания кадровых документов, а работодателю больше нет необходимости плодить бумажные документы, хранить их десятки лет в специальном помещении и тратиться на поддержание всей сопутствующей инфраструктуры.