Выбор СЭД: как автоматизировать документооборот в компании

Документооборот — это кровеносная система компаний, позволяющая ускорить принятие решений и улучшить их качество. Не зря подразделения, занимающиеся делопроизводством, часто носят название «Документационное обеспечение управления».

Несколько лет назад на одном из производственных предприятий шло внедрение СЭД. Инициатором был департамент информационных технологий. Со стороны службы делопроизводства и других подразделений организации сопротивления не было, но и большого энтузиазма не наблюдалось. Все изменилось, когда руководитель службы делопроизводства обнаружил, что найм сотрудника, включавший большой объем документационной работы, процесс обеспечения новичка необходимыми ресурсами от разных подразделений компаний, стал занимать несколько часов вместо двух дней, как это было до проекта. Руководитель службы ДОУ связался с ИТ-директором и спросил, чем он может помочь, чтобы ускорить повсеместное внедрение СЭД.

Документооборот сродни дорогам, связывающим отдаленные населенные пункты. Проложите хорошие дороги — и экономика начнет расти. Так и СЭД позволяет снизить транзакционные издержки, ускорить доставку информации для принятия управленческих решений, структурировать данные и обеспечить их полноту.

История развития

Документооборот — одна из тех областей знаний, которая в нашей стране была очень хорошо регламентирована нормативными документами. Четко регламентированная деятельность и потребность рынка создали высокий спрос на автоматизацию документооборота. Поэтому уже в конце 1990-х годов российские компании начали создавать свои системы. А у некоторых из них, например ЭОС, «ИнтерТраст», в этот период даже выходят первые релизы их СЭД: «Дело» (1996), CompanyMedia (1998). В первой половине 2000-х к ним присоединяется еще несколько популярных систем — «1С:Документооборот» (2001), DIRECTUM (2003), DocsVision (2005). Во второй половине нулевых завершается процесс появления СЭД, которые сейчас составляют основу рынка типовых систем документооборота, — NauDoc (2008), «Тезис» (2010), ELMA ECM+ (2012).

Высокая конкуренция на рынке систем документооборота побудила разработчиков к постоянному развитию и улучшению функциональности и привлекательности своих продуктов. Большая история развития продуктов позволила выработать типовые, стандартизированные решения в области обработки документов. Поэтому российская СЭД сейчас — это в большинстве случаев гибкая, красивая, стабильная, эффективная автоматизированная система, обладающая большим количеством возможностей, в том числе развитыми инструментами настройки процессов, регистрационных карточек, отчетов и т. п.

Какие технологии используются для создания СЭД

История СЭД в России застала несколько волн развития ИТ-индустрии. Изначально системы создавались на платформе компании IBM — Lotus Notes. Именно на ней были построены первые версии популярных СЭД «Дело» и CompanyMedia.

Следующее поколение СЭД стали чаще создавать на продуктах компании Microsoft — некоторые разработчики взяли за основу популярную платформу SharePoint (WSS Docs), ряд вендоров построили свои решения с помощью фреймворка .NET, например DIRECTUM, DocsVision, Tessa, ELMA.

Крупные российские компании, бюджеты которых позволяли не экономить на ИТ, пошли по пути создания заказных разработок на базе платформ западных вендоров, таких как OpenText, Documentum, IBM FileNet.

Зависимость решений от западных платформ привела к негативным последствиям задолго до курса на импортозамещение. Так, после остановки развития LotusNotes прекратили свое существование и ряд российских СЭД. Сильные вендоры смогли остаться на рынке, переведя свои решения на другие технологии, — компания ЭОС выпустила продукт на базе Microsoft SharePoint, компания «ИнтерТраст» выбрала открытый стэк технологий Java.

Начавшийся в середине 2010-х в России тренд на импортозамещение запустил следующую волну изменений на рынке. У заказчиков возникли опасения по поводу проприетарности технологий компании Microsoft, а также появился запрос на поддержку операционных систем *NIX. Стали утрачивать свои позиции системы на базе Microsoft SharePoint. Своевременная смена курса компании Microsoft на открытие своих стандартов и перевод фреймворка .NET на лицензии открытого ПО позволили избежать кризиса системам, построенным на базе этого популярного стека, и удовлетворили запросам рынка. Решения, которые строились на Java, такие как СЭД «Тезис» компании «Хоулмонт», новое поколение CompanyMedia от компании «ИнтерТраст», не испытали проблем с мультиплатформенностью и импортозамещением благодаря открытому стеку.

Особняком стоят СЭД NauDoc, основанная на сервере приложений Zope и языке разработки Python, а также «1С:Документооборот», продолжающая свое развитие на технологиях «1С».

Критерии выбора

Многие компании при выборе СЭД составляют большой перечень критериев и пытаются с их помощью сравнить системы разных производителей. Я встречал списки требований на сотни позиций. Однако попытка найти СЭД на основе столь подробного сравнения их возможностей может привести к ошибочному выбору — за деревьями не видно леса. На мой взгляд, практически все современные СЭД обладают необходимой базовой функциональностью. Поэтому при выборе систем стоит сделать акцент на тех нескольких моментах, которые будут иметь значение именно для вашей компании.

Размер компании определяет объем бюджета, которая она может тратить на автоматизацию. Для небольших организаций, насчитывающих несколько сотен пользователей, думаю, целесообразно приобретение типового «коробочного» решения и отказ от попытки кастомизации решения под себя. Многие СЭД обладают богатыми возможностями настройки без необходимости программирования. Такой подход позволит существенно — иногда в несколько раз — снизить затраты на внедрение системы, последующие затраты на ее сопровождение, а также дает возможность обновления при выходе новых версий продукта. Недостатком этого подхода является необходимость компании подстроиться под существующую функциональность и где-то смириться с неполной автоматизацией и интеграцией со своими системами. Но выигрыш в стабильности при невысоких затратах, на мой взгляд, значительно превосходят эти недостатки. При выборе такого решения следует обратить внимание на количество настроек в СЭД, наличие средств интеграции с внешними системами юридически значимого документооборота, а также на то, насколько система «типовая», то есть долго поставщик и продукт находятся на рынке, как много внедрений «коробочных» решений было, какова регулярность выхода обновлений.

Более крупным компаниям, количество пользователей которых приближается к 1000 и выше, уже нецелесообразно работать на стандартной функциональности «коробки». Они стремятся к модификации продукта под свои процессы. Кастомизацию решений будут выполнять программисты. Они мало используют встроенные в систему инструменты настройки и пишут код на средствах разработки данной СЭД. Поэтому нужно делать выбор, исходя из технологического стека.

Ориентироваться стоит на системы, которые построены на используемых вашей компанией технологиях. Мы постоянно сталкиваемся с ситуацией, когда на этапе выбора решения заказчики требуют от СЭД возможности самостоятельного редактирования карточек или конструктора бизнес-процессов. А после выбора решения начинают доработку СЭД под себя силами программистов. К чему это может привести? Изменения, вносимые в код, часто конфликтуют с конфигураторами системы. Доработка решения силами внешних подрядчиков в какой-то момент становится нецелесообразной, а собственных специалистов на данных технологиях нет. Поэтому если ваша ИТ-среда построена на технологиях Microsoft, выбирайте СЭД на технологиях Microsoft, если в вашей ИТ-среде системы строятся на Java — выбирайте СЭД на Java, и так далее.

Крупным компаниям, где количество пользователей СЭД приближается к 10 000 и выше, необходимо обратить внимание на способность системы работать под высокой нагрузкой. Такие компании только недавно стали переходить на отечественное ПО, поэтому далеко не все системы еще прошли нагрузочные испытания в промышленной эксплуатации. Вряд ли после внедрения вы хотите попасть в ситуацию, когда ваш бизнес остановится в результате того, что система, пронизывающая всю компанию, будет еле дышать. При оценке масштабируемости системы недостаточно ограничиться заверениями вендора и даже сделать референс-визит, организованный вендором. Проект для большой компании будет стоить десятки, а чаще сотни миллионов рублей. Цена ошибки будет слишком высокой. Поэтому самостоятельно проведите отбор существующих на рынке решений. Потратьте усилия на то, чтобы познакомиться напрямую с крупными компаниями, у которых уже внедрены интересующие вас решения.

Стратегии автоматизации

Стратегии автоматизации бывают разные: кто-то полностью полагается на внешних подрядчиков, кто-то нанимает разработчиков в штат и автоматизирует деятельность своими силами. От стратегии внедрения автоматизированной системы и дальнейшей ее поддержки может зависеть и выбор СЭД.

Если у вас есть собственный штат разработчиков и вы планируете внедрение своими силами или собираетесь привлечь внешнюю команду только на начальный этап, а дальше развивать или поддерживать систему будете сами, то выбор технологического стека СЭД должен стать приоритетным.

Если предстоит крупный длительный проект, который будет выполнять внешний подрядчик, то выбор последнего может влиять и на выбор СЭД. Если у вас есть давний надежный партнер, взаимодействием с которым вы удовлетворены по опыту работы с другими продуктами, не стоит испытывать судьбу — обратитесь к нему за помощью в выборе СЭД и выполнении проекта.

Тонкий клиент

Все больше производителей заявляют о наличии облачных версий их продуктов. Есть системы, архитектура которых изначально строилась на облачной платформе. Однако здесь важно не смещать акцент. Принципиальное значение имеет не то, в какой инфраструктуре работает система, а то, на какой архитектуре она построена. Системы, чей интерфейс создан в архитектуре толстого клиента, на мой взгляд, не имеют перспектив. Конкурентные преимущества, в том числе и в сфере освоения облаков, будут у тех вендоров, в чьих решениях UI построен на тонком клиенте. Для таких систем тип используемой заказчиком инфраструктуры не имеет значения. Архитектура, построенная на тонком клиенте, не накладывает никаких ограничений на функциональность, а наоборот, существенно повышает мобильность. В период пандемии нам не понадобилось как-то специально организовывать удаленное взаимодействие, поскольку вся наша работа уже была построена на использовании тонких клиентов, поддерживающих удаленку автоматически.

Мобильность

Обеспечение мобильности — важное свойство систем. Но основное достоинство мобильных устройств — маленький размер — в случае с СЭД также становится и их недостатком. В маленьких размерах невозможно реализовать всю богатую функциональность систем электронного документооборота. Поэтому в подавляющем большинстве случаев сотрудники будут использовать полнофункциональные версии интерфейсов. Если рабочим местом сотрудников является офис, то все операции с СЭД они будут выполнять на своих персональных компьютерах. Если сотрудники используют удаленку или часто бывают в командировках, работать с СЭД они будут на ноутбуках через интерфейс тонкого клиента.

Мобильные клиенты нужны преимущественно руководителям, а также специальным категориям сотрудников. Поэтому функциональность мобильных клиентов концентрируется на тех операциях, для которых они чаще всего используются, — просмотр документов, согласование, выдача поручений, коммуникации. При этом основное значение для мобильных клиентов имеют характеристики, способствующие непрерывности производственных процессов, — скорость работы клиента, скорость обмена документами/информацией с сервером, интерфейс коммуникаций, использование электронной подписи.

Показателем того, насколько функционален мобильный клиент СЭД, служит такой факт — использует ли свой мобильный клиент сам вендор или нет. Общаясь с руководителями нескольких поставщиков СЭД, я убеждался в этом, когда они показывали на своих смартфонах интерфейсы их решений с рабочими документами, чатами с сотрудниками и другими функциями.

Время на внедрение

Сроки проекта зависят от выбранного вами подхода. Если вы внедряете «коробочный» продукт и не планируете его кастомизацию, то запуск первого процесса должен произойти уже через месяц-два с момента старта проекта. При этом основная часть — это обучение пользователей работе с системой и «подстраивание» своих процессов под стандартные процессы, настроенные в СЭД. Системы, присутствующие на рынке более 10 лет, накопили уже достаточный опыт в настройке типовых процессов. Если запуск прошел успешно, то примерно столько же времени и усилий будет занимать запуск каждого следующего процесса.

Если вы пошли по пути кастомизации продукта, то первые процессы у вас будут запущены, скорее всего, не раньше чем через полгода. В зависимости от количества пользователей, вовлеченных подразделений, объема внедряемой функциональности, проект может занимать до нескольких лет.

Для крупных компаний, развитие системы будет продолжаться весь срок ее эксплуатации. Система документооборота — это одна из самых чувствительных систем. Изменения в процессах компании, законодательстве, организационной структуре, технологиях, информационной среде с большой вероятностью потребуют и доработки СЭД — изменения процессов, подключения новых типов документов, интеграцию с новыми системами и т. п.

Обучение сотрудников

Для успешного внедрения СЭД, как и любой другой системы, стоит обратить внимание на процесс обучения пользователей. Если вы уделили этому достаточно времени и усилий, то внедрение не затормозит ваши рабочие процессы.

Более 15 лет назад мы внедряли СЭД в одной из государственных организаций. Она не использовала до этого систему документооборота, регистрация документов велась в табличке, обмен документами производился на бумаге. Многие сотрудники были предпенсионного возраста, некоторые испытывали стресс, большинство не понимало, зачем им все это нужно. Мы разработали программу обучения, которая включала практические задания, имитирующие реальную работу сотрудников по их реальным процессам. Перед началом обучения мы объявили, что оно завершится аттестацией персонала на знание системы и умение работать с ней. Результаты аттестации будут доведены до руководства организации. Могу сказать, что это было одно из самых безболезненных и успешных внедрений систем за всю мою работу. При этом ни возраст сотрудников, ни степень их продвинутости в компьютерных технологиях совершенно никак не отразились на результатах. До сих пор помню радость и гордость людей, показывавших мне свои сертификаты.