Электронный архив "Этлас" в Администрации Рыбинского муниципального района.
20.01.2021
В рамках программы автоматизации Ярославской области Администрация Рыбинского муниципального района провела конкурс на поставку системы электронного архива документов.
В рамках программы автоматизации Ярославской области Администрация Рыбинского муниципального района провела конкурс на поставку системы электронного архива документов.
Как устаревшие технологии помогают выполнить нацпроекты
MAIBENBEN собрала «куб» для нетривиальных задач
«Группа Астра» помогает формировать кадровый резерв для экономики страны
Система должна была удовлетворять целому ряду функциональных требований:
- Обеспечивать соблюдение политики единого хранилища электронных документов;
- Обеспечивать ведение организационной структуры;
- Поддерживать разграничения прав доступа к документам организации в зависимости от полномочий пользователя;
- Наличие готового функционала для просмотра истории работы с документом всеми пользователями Системы;
- Наличие механизма централизованного запрета на удаление документов пользователями из системы;
- Возможность быстрого поиска необходимой информации (полнотекстовый и атрибутивный поиск с возможностью использования операторов поиска);
- Поддержка любых справочников с возможностью добавления новых (без программирования);
- Поддержку настраиваемых автоматических нумераторов для регистрации документов;
- Поддержка автоматического именования документов при регистрации;
- Поддержка автоматического структурирования документов при регистрации;
- Поддержка автоматического размещения документов при регистрации;
- Ведение номенклатуры дел;
- Наличие готового функционала для организации связей между документами;
- Организация коллективной работы с документами (просмотр разных версий одного документа, запрет на одновременное редактирование документа несколькими пользователями);
- Возможность подготовки и оформления документов на основе шаблонов с заполнением заранее определенных атрибутов;
- Поддержка версионности документов;
- Наличие экспорта документа/папки из Системы и импорта документа/папку в Систему;
- Поддержка приложений MS Office, OpenOffice, LibraOffice;
- Наличие ввода документов в систему путем сканирования и автоматической привязкой документа к регистрационной карточке;
- Возможность ввода документов в Систему с различных источников (сканеры, папки файловых систем, электронная почта);
- Поддержка размещения документов по местам хранения, как в автоматическом, так и ручном режиме;
- Возможность пользователю настраивать свою иерархию папок с документами;
- Возможность создавать универсальные папки фильтры, которым можно сопоставлять сохраненные условия поиска и получать актуальные выборки;
- Возможность формирования списка результатов поиска с выгрузкой списка найденных документов в MS Excel и последующей печати.
В ходе ознакомления с системой электронного архива "Этлас", специалисты администрации получили доступ к полнофункциональной демо-версии, и в течение месяца смогли самостоятельно убедиться в том, что данный продукт полностью удовлетворяет требованиям.