Компании сообщаютНовости компаний

В СЭД PayDox автоматизировано управление закупками

| 17.10.2019

В СЭД PayDox автоматизировано управление закупками

Как можно защитить интересы предприятия, автоматизировав контроль обязательных условий в договорах поставки? Новая функциональность СЭД PayDox предоставляет возможность контролировать наличие в корпоративных документах необходимых пунктов и параграфов и сигнализировать об ошибках в содержании документов.Новая версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox позволяет автоматизировать бизнес-процессы проведения закупок и обеспечить эффективное взаимодействие с поставщиками.

При создании и согласовании корпоративных документов необходимо осуществлять контроль за содержанием документов таким образом, чтобы гарантировать наличие в документах необходимых разделов, соответствующих корпоративному стандарту для различных категорий документов. Различные виды договоров требуют обязательного присутствия стандартных пунктов, обеспечивающих защиту интересов предприятия. Конкурсная документация должна обеспечивать включение в текст договора поставки обязательных пунктов с условиями проведения конкурса на закупку.

Новая функциональность предоставляет возможность контролировать использование правильных шаблонов документов по закупкам и сигнализировать о расхождениях в текстах обязательных параграфов проверяемого документа.

Подсистема подготовки закупочной документации позволяет автоматически формировать пакеты документов на основании готовых шаблонов документов для разных типов закупок и ранее осуществленных закупок. В файлы корпоративных документов «на лету» подставляются необходимые данные по закупке из HTML-формы. Таким образом шаблон превращается в рабочий документ, готовый к использованию.

Новые возможности позволяют автоматизировать бизнес-процессы закупочной деятельности без трудоемкой настройки системы и программирования, что значительно сокращает временные и финансовые затраты на внедрение системы и проведение закупочных процедур. Весь процесс закупки от планирования и проведения до заключения и исполнения договора поставки контролируется системой, может легко изменяться и дополняться в ходе его выполнения.

Для проведения закупки в PayDox создается кейс, содержащий все этапы (шаги, действия) по закупочным подпроцессам. В кейсе содержатся задачи и поручения со сроками исполнения, дискуссии сотрудников, конкурсные процедуры, HTML-формы, документы по закупкам. Из задач и поручений по ссылке можно переходить в связанные с ними карточки документов. Для сбора и хранения конкурсной документации к соответствующей задаче кейса одним кликом подключается файловый каталог, в котором может храниться любое количество документов в различных форматах. По завершении проекта кейс вместе с формами и файлами документов может сохраняться в библиотеку шаблонов и использоваться в дальнейшем для создания новых закупок.

Согласование и утверждение сопутствующих документов (заявки на закупку, протоколы заседаний, повестки, договоры и т.д.) осуществляется с помощью стандартного функционала СЭД. В карточках документов задаются маршруты согласования документов, система автоматически осуществляет маршрутизацию и контроль исполнения документов. Полная история согласования и утверждения отображается в карточках документов. Динамика всего процесса закупки видна на одном экране системы.

Функциональность по управлению закупками и работающий пример проведения закупочной процедуры включены в бесплатную версию системы PayDox Team. Пример может гибко адаптироваться к требованиям организации и использоваться в реальной работе.

Полнофункциональная версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox доступна на официальном сайте http://www.paydox.ru

Пэйбот | Paybot


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Мысли вслух

Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.
Сейчас мы вступаем в следующую фазу выздоровления и восстановления, но гибридный мир никуда не денется
В России опрос показал: 48% составляют технооптимисты, а больше половины – технофобы и техноскептики.

Компании сообщают

Мероприятия

Юникон & гейм экспо минск / unicon & game expo minsk
Минск, пр. Победителей, 20/2 (футбольный манеж)
14.05.2021 — 16.05.2021
12:00
SAS Global Forum 2021
ОНЛАЙН
18.05.2021 — 20.05.2021
Форум «Внутренний и внешний электронный документооборот»
Москва, отель Метрополь, Театральный проезд, 2
20.05.2021 — 21.05.2021
09:30–17:00
Хакатон Program boost: Eduthon
ОНЛАЙН
21.05.2021 — 23.05.2021
14:00