Как процессная аналитика помогает оптимизировать закупки
Из-за экономической неопределенности у отделов закупок крупных компаний добавилось проблем: не всегда есть возможность заказать привычные позиции, меняются логистические цепочки и поставщики, увеличиваются сроки доставки и растут цены. Справиться с внешними негативными факторами можно, когда отточены внутренние бизнес-процессы. Как оптимизировать процесс закупок внутри компании, какие узкие места в нем бывают и как их найти?
В крупных компаниях закупки — это сложный сквозной процесс, состоящий из множества этапов: от выявления потребностей до контроля поставок. Он связан со многими другими бизнес-процессами и требует участия сотрудников из различных департаментов и даже топ-менеджеров.
При этом закупки — критичный для бизнеса процесс. Затягивание поставок может стать причиной сбоев в других подразделениях, зависящих от снабжения, — на производстве, в ИТ-департаменте, розничной сети. Регулярное нарушение сроков закупок — ключевой маркер, сигнализирующий о необходимости анализа всего процесса.
Время прохождения заявки по всем инстанциям может увеличиваться по нескольким причинам.
-
Вариативность сценариев. Даже если процесс ведется в линейных ИТ-системах, он часто бывает вариативным. Каждая закупка идет по своему сценарию — с отклонениями от регламента, дополнительными ответвлениями процесса, возвратами и зацикливанием на этапах.
-
Избыточные согласования. Часто процесс стопорится на этапах согласования. Это происходит, когда в список включены люди, не заинтересованные в результате конкретной закупки. Бывает, что один человек должен согласовать заявку под разными ролями — он и становится «бутылочным горлышком».
-
Излишняя вовлеченность топ-менеджмента. Приоритетом руководителей компании являются стратегические задачи, поэтому согласование заявок может откладываться на неопределенное время. Время топ-менеджмента слишком дорого, чтобы тратить его на рутинные согласования. Более того, неэффективный процесс — это всегда лишние издержки. Например, когда квалифицированные сотрудники выполняют однообразные операции, они теряют мотивацию. А если компания растет, число поставщиков и объем закупок увеличиваются, то приходится расширять штат.
Причины, по которым буксуют закупки, и точки оптимизации процесса можно обнаружить с помощью процессной аналитики (Process Mining). Такие системы способны подсказать решение проблем и оценить эффективность изменения процесса.
Как Process Mining решает проблемы закупок
Процессная аналитика, опираясь на данные из информационных систем компании, выявляет реальный процесс закупок — со всеми отклонениями и узкими местами. Нюанс технологии в том, что анализируемый процесс должен быть оцифрован, хотя бы частично. Если же все процедуры ведутся с помощью служебных записок на бумаге, то Process Mining применить не удастся.
При этом технология может работать с любым количеством систем, в которых ведутся части процесса. Например, сбор заявок организован в Excel и по электронной почте, согласование документов проходит в системе электронного документооборота, выбор поставщика — на специализированной платформе, а счета обрабатываются в программе бухгалтерского учета. С помощью Process Mining можно проанализировать любой из этапов или весь процесс полностью.
Итогом такого анализа становится карта процесса, где четко видно:
-
на каких этапах происходят задержки;
-
где процесс отклоняется от регламентированного;
-
когда происходит возврат на предыдущие шаги и другие аномалии.
Анализируя полученную картину, специалисты находят решение каждой проблемы. Например:
-
исключить лишние согласования или передать эту функцию другому специалисту;
-
автоматизировать рутинные, многократно повторяющиеся действия;
-
убрать дублирующиеся операции;
-
обучить персонал работе со сложным инструментом.
Так, «МегаФон» с помощью процессной аналитики сократил длительность закупочных процедур на 27%. Кроме того, во время анализа удалось обнаружить ряд проблем: высокую вариативность процесса, отклонения от ключевых KPI на каждом этапе. Выяснилось, что закупки требовали избыточного количества согласований и чрезмерной вовлеченности топ-менеджеров. Всё это замедляло и усложняло процесс. Компания обновила регламентные сроки, перераспределила зоны ответственности сотрудников, сократила количество участников согласования и пересмотрела их очередность — в итоге процесс закупок заметно ускорился.
Как внедрить Process Mining
Внедрение системы Process Mining можно разделить на пять этапов:
-
Определение границ процесса и источников данных. На старте проекта команда аналитиков определяет, где начинается и завершается анализируемый процесс, а также в каких системах он проходит. На этом этапе важно понять, какие показатели в компании считаются наиболее значимыми, — им нужно уделить особое внимание.
-
Запуск системы Process Mining. Он включает в себя интеграцию с источниками данных, настройку процедуры обработки данных, развертывание платформы. Важно правильно подготовить данные, это позволит точно отслеживать каждую заявку.
-
Восстановление модели процесса. Анализируя цифровой след процесса, система определяет, как он проходит на самом деле. На этом этапе полученную картину верифицируют сотрудники отдела закупок и методисты компании. Если процесс отражен верно, можно приступать к его анализу.
-
Глубокая аналитика процесса. Подсвечиваются узкие места, отклонения от регламента и ключевые проблемы, формируются гипотезы о потенциале оптимизации и выгоде от нее.
-
Внедрение Process Mining в практику компании. Следующим этапом может стать обучение сотрудников работе с инструментом. Это позволит использовать его для других процессов, тиражирования и масштабирования внутри компании.
Выбирая инструмент Process Mining, стоит отдать предпочтение российскому решению — использование иностранного ПО для крупных компаний становится риском. Однако следует обратить внимание на наличие качественной поддержки, а также на зрелость решения и планы по развитию продукта.
Важно, чтобы внутри решения не было дополнительных лицензий, а сама система работала быстро, умела обрабатывать действительно большие данные, могла легко масштабироваться. Поэтому необходимо понимать, что «под капотом», — какая база данных и другие технологии.
Есть решения, работающие как в облаке, так и на собственной инфраструктуре заказчика. Способ инсталляции зависит от политики компании, но наличие выбора — это дополнительное преимущество.
Наша практика показывает, что процессная аналитика позволяет как минимум на 30% сократить длительность процедуры закупки. Реализовав предложенные решения, в том числе по роботизации некоторых операций, можно снизить издержки на организацию поставок в два-три раза. Эффективный процесс закупок позволит компании чувствовать себя уверенно и стабильно даже в условиях неопределенности.
Опубликовано 07.12.2022
