«Много букв, не прочел»: краткость – сестра карьеры

Вы хорошо справились со своей работой, потому что отлично разбираетесь в деталях. Но по этой причине вас не продвинут наверх. Вас продвинут потому, что вы умеете излагать свои мысли кратко, пишет Джонатан Фелдман в своей статье “Too Long, Didn’t Read:” Your Career Depends On Exec Summaries.

Это кажется несправедливым. Вы разбираетесь в деталях, но, кажется, что руководители вашей организации не хотят вникать во все подробности. И в глубине души вы уверены, что они не читают ваш десятистраничный отчет от и до.

У меня есть новости для вас, дорогие мои. Не читают. Но не по той причине, о которой вы думаете. А потому, что они так же перегружены своей работой, как и вы... только еще больше.

Чудо мгновенного общения означает, что любой, кто хочет отправить «памятку» финансовому директору, CIO, генеральному директору, может взять и отправить ее. Это и хорошо и плохо.

Хорошо, когда финансовому директору необходимо узнать о потенциальных финансовых проблемах, а никто из его подчиненных в цепочке об этом не сообщает. Плохо, потому что в типичной иерархической организации это означает, что им достается незаслуженно большой поток входящих сообщений.

Говоря прямо, они становятся информационными мусоросборниками... На них сходятся все плохие новости. Они собирают все сложные проблемы от всех подразделений или направлений бизнеса, за которые отвечают. Они постоянно перетасовывают сообщения и решают, какой из сотни документов, которые только что попали в папку «Входящие», заслуживает их внимания.

Стоит ли удивляться, что они смотрят на ваше 10-страничное мемо и говорят: «TL; DR»? («Слишком длинно; не прочел».)

Ваша основная задача в общении с руководителем – донести необходимую информацию самым кратким и эффективным способом.

Я знаю, что вы гордитесь 5-страничным статусом проекта. Но если вы хотите показать, что цените рабочее время руководителя, то сведете описание к одной странице. В первом абзаце или двух параграфах вы сообщите общую информацию о том, нужно ли принять меры или решение. Дадите гиперссылку на детальную информацию, но она пойдет отдельно от списка необходимых действий.

Возможно, самое главное, вы даже не отправите этот статус, если он не представляет интереса для высокопоставленного руководителя.

Продвижение сверх определенного уровня требует умения разбираться в людях, демонстрировать суждения и вникать во все тонкости. Отправка сжатого отчета продемонстрирует, что вы понимаете круг проблем руководителя, проявляете здравый смысл и разбираетесь в нюансах, чтобы предоставить только необходимую информацию.

И это, друзья мои, будет гораздо лучше для вас с точки зрения привлечения «хорошего» внимания, чем если вы будете настаивать на отправке гигантских томов информации, а затем начнете раздражаться, когда поймете, что ваша информация не прочитана.

Мы попросили наших экспертов поделиться опытом и советами, как они доносят свои предложения до руководителя, если нужно, чтобы он с ними ознакомился.

Павел Потеев, эксперт по цифровой трансформации:

Рекомендации Джонатана писать и излагать коротко особо уместны в последние пару десятков лет, когда произошел лавинный рост информационных потоков, достающихся любому топ-менеджеру. Мобильная доступность, почта, мессенджеры, прямые каналы корпоративных коммуникаций, личные встречи. Неудивительно, что новой ценностью становятся минуты одиночества.

Цикл внимания руководителя сократился до минуты. Скажем так: до минуты, если повезет. Стоит ему на секунду почувствовать, что в вашем сообщении relevancy is lost – он моментально переключится на свой мобильный телефон.

Исчерпана ли тема внутренней коммуникации? Полагаю, мы только начали. Неплохо предусмотреть, кто ваш собеседник по предпочтительному каналу подачи информации – аудиал или визуал. Учет этого фактора может либо увеличить эффективность донесения информации, либо наоборот, затруднить.

Возможность прямого выхода на руководителя существует не всегда. В этом случае мы смотрим на тех, кто по организационной структуре имеет такой доступ. Реальность, как правило, сложнее формальной структуры. У многих руководителей есть внутренний круг – те, кто пользуется большим доверием, кого слушают больше, с кем общаются чаще. Механизмы образования внутреннего круга различны, здесь не о них речь. Но этот внутренний круг может стать каналом доведения информации. От вас, про вас или против вас – в корпоративной среде всякое бывает.

Где внутренние круги, там и группы влияния. Если ваше короткое и емкое сообщение затронет их интересы – подумайте, какая будет реакция. А она, в свою очередь, зависит от культуры и принятых в организации поведенческих норм, которые тоже необходимо понимать и учитывать.

И все эти личные, межличностные, групповые факторы действуют, пока менеджменту организаций не придет на смену искусственный интеллект. Его, однако, обучают все те же люди, так что нас, возможно, ждет еще более интересное будущее.

Добро пожаловать в мир работы, тут интересно.

Иван Козлов, директор по ИТ «Метса Групп. Россия»:

В целом я согласен с тем, что руководителю надо меньше воды и больше сути, но нельзя забывать об особенностях разных личностей. Одни ухватывают суть, посмотрев пару цифр, другие хотят вникнуть в детали (обычно называется ругательным словом «микроменеджеры»). Одни читают отчеты, другие их не смотрят, и им надо все рассказать словами, третьим показать «на пальцах». Поскольку я работаю в группе, мне приходится взаимодействовать с несколькими руководителями. И я понял, что к каждому нужен свой подход. Хотя 10-страничные документы никто не любит, конечно.

Алексей Лукацкий, бизнес-консультант по безопасности Cisco:

Сколько себя помню, одной из классических рекомендаций при подготовке любого большого документа, была «начните с executive summary», то есть краткого резюме для руководства, которое настолько занято, что не будет читать десятки и сотни страниц результатов исследований, финансовых выкладок, доказательств и т. п. Вложите ключевую идею и необходимые рекомендации в три-четыре абзаца (полстраницы формата А4). Если понадобится, руководство прочтет весь отчет или пригласит вас для получения подробностей. Тому же самому меня учили, когда я писал диплом в институте. То же самое делают издатели, публикуя аннотации на изданные книги или статьи в журналах. О том же говорят организаторы мероприятий, когда просят краткое описание выступления от спикеров. Если вы не можете изложить ключевую идею в сжатой форме, то где гарантия, что вы сможете это сделать на ста страницах? Даже если вы высококлассный специалист. Поэтому да, надо уметь говорить с целевой аудиторией на ее языке, понимая ее нужды и чаяния. Для руководства это в первую очередь краткость и четкость изложения!

Марианна Крель, эксперт по цифровой трансформации:

Руководители все разные, но все они очень и очень перегруженные коммуникациями люди. Сотни сообщений и звонков, микровстречи, каждая из которых требует переключения, принятия решений, ответственности, а значит, и расхода энергии. 

Самый ценный ресурс руководителя – это фокус его внимания (качество внимания, а не количество), а не само по себе количество времени, как может показаться. Время (допустим, целых двадцать минут), может быть, вам и уделят, но если руководитель своим вниманием не с вами или не на вашем сообщении (например, устал, или думает о чем-то более важном, или не может переключиться от предыдущего дела), то вряд ли вы получите тот результат, на который рассчитывали в коммуникации. 

Совет для руководителей: помогайте вашей команде понять вас и готовить для вас документы подходящего для вас уровня качества. Согласуйте и озвучивайте образ желаемого результата, особенно если этот результат не разовый, а регулярный. Так команде будет проще научиться гарантированно радовать вас. Причем важно озвучить приоритеты: что важнее – срок или качество, эскалация в случае срыва срока или умеренное отставание, но с успешным результатом.

Совет для команд руководителя: идеальное письмо или запрос руководителю – тот, на который руководитель может ответить «ОК». В теме письма обязательно укажите суть вашего послания, так как именно по заголовку письма руководитель принимает решение, уделить ли внимание вашему запросу. Письмо с заголовком «Запрос информации», скорее всего, будет отложен, поскольку кажется долгим. А вот «Срочная эскалация» привлечет внимание. Главное – не пользоваться горящими словами без надобности. В первом абзаце сформулируйте предысторию (вы думаете, руководитель все помнит?) и суть вашей просьбы, а также последствия, что будет, если не сделать так, как вы предлагаете. Ваше письмо должно содержать и альтернативный вариант. Детали лучше вынести в нижнюю часть письма или приложения с говорящими именами, а не абракадаброй.

Помните, чем больше вы экономите время своего руководителя без потери качества принимаемых решений, тем выше ваш рейтинг. Впрочем, это работает только для руководителей, которым важна эффективность и делегирование. Для тех, кто оценивает свою важность по количеству направляемых ему вопросов, снижение количества обращений может быть расценено, как «попытка обойти».

Руководители все разные, и желаю вам удачи найти рецепт успешной работы именно с вашим руководителем. 

Сергей Горшенин, директор по цифровой трансформации компании «БалтТрансСервис»:

Соглашусь с коллегами и дополню важными, на мой взгляд, моментами. Действительно, все руководители разные, и мы с вами не исключение. Очень важно понимать и помнить, что у каждого человека есть своя устоявшаяся форма восприятия информации. Это то, что я называю «фильтры восприятия». Чтобы понять, что такое фильтр восприятия – вам достаточно задать самому себе вопрос: в каком виде лично вы лучше всего воспринимаете входящую информацию? Этот конкретный фильтр – константа или зависит от контекста ситуации? И так далее. Соответственно, готовя таким образом информацию руководству, вы не только сэкономите ему время на восприятие и анализ ситуации, но и сократите время на принятие решения. Последнее часто играет важную роль.

Необходимо разделять понятия приоритезации «важное» и «срочное». Срочное – не всегда означает важное. Срочное имеет ограничение по времени, после которого, как правило, становится неважным.

Вы как руководитель обладаете не только полномочиями «вашего уровня», но и ответственностью. Подготавливая «наверх» информационное письмо или запрос, убедитесь в том, что на своем уровне вы приняли максимум усилий для решения данного вопроса. Если же вопрос требует эскалации вышестоящему руководителю, подготовьте краткую аннотацию и ваше видение того, как на ваш взгляд можно решить проблему.

Краткость – сестра таланта. Однако это не исключает расширенного комментария. Если ваше сообщение идет по телекоммуникационным каналам, например по электронной почте, – напишите краткую выжимку в теле письма со ссылкой на развернутый вариант во вложенном документе. Такой вариант очень эффективен в случае поездок.

И главное – не используйте один шаблонный вариант для всех руководителей. Индивидуально подстраивайте канал коммуникаций и формат подачи информации.

Юрий Шойдин, заместитель генерального директора по цифровой трансформации ГК «Евросиб Логистика»:

Впервые, в массовом порядке, с такой проблемой я столкнулся, работая в правительстве Санкт-Петербурга. Коммуникации стали короче и целенаправленней, вместо того, чтобы писать на бумаге, все, кто хочет, могут выйти на сайт госоргана и отправить письмо любому руководителю. Что из этого получается, думаю, вы представляете – в сотни раз увеличился оборот входящей информации при том же количестве персонала. Качество входящей информации упало, впрочем, и ответов тоже. В общем, любая технология, несущая неоспоримые плюсы, может нести и существенные минусы, если ее не ограничивать.

Прошло много лет, и умение выражать свои мысли кратко и, по сути, стало обязательным условием, чтобы вас услышали. Это касается не только отчетов и электронных писем, но и стало необходимостью при проведении совещаний или общения в курилке – время, увы, суживается... В 2013 году я даже написал статью «В объятьях белого шума». С этого времени проблема только усугубилась.

Для тех, кто реально понимает ценность общения по существу и хочет освоить эту технологию, рекомендую почитать книгу Павла Безручко «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц». На основании материалов этой книги я сделал для своих коллег целый тренинг по освоению предложенных в ней техник.