Как разобраться в показателях компании: подробно об инструментах визуализации
Зачем нужна иллюстрация информации
Графическое представление данных, или визуализация, – это отражение показателей и их изменения через наглядные образы. Например, карты, матрицы, дашборды и схемы. С их помощью легко проанализировать массив данных и выявить тренды.
К примеру, HR крупной компании нанимает новых сотрудников – в день на вакансии откликаются сотни людей, проводятся десятки интервью. Понять, насколько весь процесс найма людей эффективно работает, поможет визуализация. Она продемонстрирует изменения и тренды в найме работников, что поможет оптимизировать процесс — например, назначать меньше собеседований или сокращать этапы отбора.
Диаграммы и графики полезны не только для HR-компании, но и для сотрудников. Так, с помощью визуализации работнику легче оценивать свою загрузку и при необходимости переключаться между задачами. Углубляться в срочные «подвисшие» проекты легче, когда наглядно видно, чем они отстают от других.
Визуализация полезна и для руководителей: с ней контролировать работу членов команды становится проще. К примеру, вставив метрики производительности и настроив виджеты с информацией о сотрудниках, можно отследить выполнение KPI. Также легко контролировать общую статистику действий компании:
-
сложности по задачам;
-
актуальные работы;
-
просроченные заявки;
-
скорость выполнения задачи.
К примеру, один наш клиент посередине офиса поставил монитор, на котором вывел дашборд. На нем были показатели для мониторинга эффективности. Дашборд всегда был перед глазами работников, поэтому они легко отслеживали нераспределенные заявки. Благодаря этому повышалась общая результативность проектов.
Инструменты для визуализации информации
Для анализа работы компании есть более 50 способов визуализации: матрицы, различные типы диаграмм, схем, дашбордов. Ниже поделюсь тремя вариантами и расскажу, для чего они нужны.
Канбан-доска
Показывает состояние проекта и упрощает управление им. Канбан-доски помогают отслеживать показатели и то, как продвигается работа. Например, можно наглядно показать число заявок для каждого этапа выполнения проекта, что даст полное представление о его статусе.
Конструирует процесс выполнения проекта. В диаграмме Ганта сотрудники отслеживают взаимосвязи между задачами и контролируют сроки сдачи работы. Эта диаграмма становится еще эффективнее, когда в ней появляется больше составляющих – так связи читаются лучше.
Дашборды – специальные индикаторные панели, на которых располагаются схемы, графики и диаграммы. Этот инструмент удобен тем, что на нем можно отобразить любую метрику – дашборды богаты на разные виды инфографики.
С использованием дашбордов можно провести анализ проекта и визуализировать его динамику, метрики и параметры. К примеру, можно определить, какие команды загружены больше всего и, в связи с этим, отстают.
Так, если один сотрудник выполняет десять задач, а другой три – имеет смысл распределить поручения более равномерно. Дашборды как раз и нужны для того, чтобы вовремя отследить эти показатели и исправить ситуацию.
Есть несколько видов дашбордов по функциям:
Оперативный – показывает данные по текущим проектам: посещаемость сайта, число лидов по продуктам и количество запросов по услугам. Этот вид дашбордов полезен отдельным работникам при выполнении повседневных задач – по нему можно настроить собственные параметры и отслеживать их динамику.
Аналитический дашборд определяет тренды развития и анализирует такие метрики компании, как динамика запросов по способу регистрации, средний чек или доля клиентов. Этот инструмент создан для линейных руководителей, ответственных за изменения в рамках своей сферы. Например, с помощью него управляющий может проконтролировать процессы и бизнес-показатели проекта. Благодаря аналитическому дашборду у руководителя появляется возможность удобно размещать сводные таблицы с множеством параметров и следить за их динамикой.
Пример: дашборд, показывающий загруженность каждого сотрудника.
Стратегический дашборд позволяет проложить курс корпоративного роста. К примеру, он отображает линейный график с изменениям числа заявок по годам. Стратегические дашборды наиболее полезны топ-менеджерам, так как этот инструмент помогает принимать долгосрочные решения.
Пример: дашборд, отражающий развитие компании с точки зрения привлечения новых клиентов и изменения выручки от них по годам.
Советую не размещать на один дашборд все метрики организации, потому что сотрудникам, как правило, тяжело ориентироваться в большом количестве ненужных для них параметров.
Дашборд обновляет показатели онлайн, поэтому, работая с этим инструментом, можно анализировать данные за любое число, включая сегодняшнее. Также, при необходимости, можно настроить фильтрацию и отслеживать отдельные изменения в показателях эффективности, параметрах взаимодействия с клиентами или работы сотрудников.
К примеру, по дашборду легко увидеть среднее время выполнения задачи работниками. Настроив фильтрацию, можно отследить, что конкретный сотрудник тратит слишком много времени на простую задачу. Тут нужно разбираться: либо задание не соответствует квалификация работника, либо он воспринимает его чересчур серьезно.
Таким образом, дашборд – это, в первую очередь, инструмент для управления, а не отчетности: руководители выбирают показатели и реагируют на их изменения.
Советы для визуализации данных
Неправильная визуализация информации может навредить работе персонала. Вот, на чем сделать акцент при иллюстрации данных, чтобы случайно не ввести в заблуждение сотрудников и клиентов.
1. Применять все фишки платформы.
Для анализа некоторых действий базовых шаблонов бывает недостаточно. Создавайте отдельные виджеты, чтобы отслеживать все процессы компании.
Если с самого начала настроить систему под любые, даже специфичные процессы, то в будущем визуализация будет занимать не так много времени и отражать более точные показатели.
2. Выбрать правильный тип визуализации.
График для визуализации должен упрощать и ускорять восприятие информации, а не затруднять ее.
Важно помнить, что выбирать инструмент визуализации нужно в зависимости от типа данных. Например, отследить зависимости в процессах проще с помощью диаграммы Ганта, а чтобы сравнить значения показателей лучше выбрать дашборд со столбчатой диаграммой.
3. Понимать целевую аудиторию.
Способ иллюстрации зависит от того, кто будет анализировать данные: управляющий командой, клиенты, сотрудники или глава организации.
К примеру, если директору удобнее получать отчеты по email, данные лучше выгрузить с облака и отправить в формате excel.
4. Не перегружать данными.
Есть правило «7 +/- 2». Оно означает, что люди одновременно могут удерживать во внимании от пяти до девяти единиц информации. Если дашборд перегружен виджетами, по нему тяжело ориентироваться.
Цель визуализации – быть понятной. Выводите в презентацию только необходимую информацию. К примеру, для анализа эффективности работников на дашборде должна быть только KPI и ее динамика.
Опубликовано 30.08.2023
