Сдвиг ментальности и рост эффективности: удаленно лучше

Как отразилась пандемия и режим удаленной работы на крупных государственных организациях? Техническая поддержка, организационные изменения, изменения бизнес-процессов, результаты по эффективности и скорости работы – об опыте Счетной палаты РФ рассказывает Михаил Петров, директор Департамента цифровой трансформации.

Некоторые организации жалуются на падение эффективности в результате перехода на удаленную работу. Как обстоят дела в Счетной палате?

Мы не фиксируем падения эффективности ни в работе инспекторов, ни в работе ИТ-подразделения. В начале пандемии руководством Счетной палаты были сделаны официальные заявления о том, что некоторые запланированные проверки отменены, но не по причине снижения нашей эффективности, а из-за необходимости свести к минимуму контакты между людьми. Однако все остальные проверки выполняются, и решения по ним принимаются в соответствии с нашими процедурами, законодательством, нормативами. Что касается ИТ-проектов, то если есть госконтракт на ИТ-проект, никакая эпидемия не отменяет необходимости завершить данный проект в срок с заявленными результатами. В этой части для нас вообще ничего не изменилось, и, судя по темпам работы, наши сотрудники выполняют те же задачи, в том же объеме и с тем же качеством, что и до пандемии. За что им огромное спасибо. Но, честно говоря, и без таких требований закона мы бы просто работали по своим планам, и по всем нашим проектам есть очень неплохие результаты. Какими усилиями это достигнуто – вопрос отдельный и непростой.

Как вы обеспечили удаленную работу инспекторов, ведь обычно проверки Счетной палаты – выездные?

Ответ «простой»: прямое информационное взаимодействие, работа непосредственно в информационных системах проверяемых организаций. Вопрос об этом неоднократно обсуждался и раньше, но, конечно, большинство организаций – объектов проверки зачастую тормозили данный процесс как только могли: кто-то обоснованно, кто-то «на всякий случай». Однако в условиях пандемии стало ясно, что все же придется пойти по пути сотрудничества, потому что всем необходимо работать максимально удаленно. Организации открыли нам доступ, что очень продвинуло нас в смысле качества и скорости работы.

Наша Концепция цифровизации, официальный стратегический документ, по которому мы работаем, включала задачу проведения «удаленного аудита», чтобы инспекторы не посещали объекты проверок лично, а максимально заходили в информационные системы этих объектов и их использовали, просматривали все, что необходимо, и только на какие-то подозрительные или нуждающиеся в уточнениях моменты требовали документацию. Это позволяет в значительной мере сократить или даже полностью избежать посещения объектов.

За две недели, прошедшие после введения известных мер по самоизоляции, в Департамент цифровой трансформации поступили заявки на дистанционное подключение к 81 информационной системе ГРБСов и других объектов проверок. Были полностью выполнены около 60% указанных заявок. В основном специалистами ДЦТ создается подключение к локальным информационным системам бухгалтерского учета и системам электронного документооборота (СЭД) проверяемых организаций. Среди предприятий, к чьим информационным системам было реализовано удаленное подключение, – Федеральное казначейство, Росстат, ряд министерств и федеральных агентств.

К сожалению, некоторую часть заявок оказалось невозможно удовлетворить в принципе – либо из-за отсутствия у объекта необходимого технического оснащения, либо по причине полного запрета внешнего доступа к его информационным системам. Интересующие наших инспекторов информационные системы некоторых ведомств, таких как, например, Роскосмос, по соображениям безопасности вообще не имеют возможности подключения извне.

В недалеком будущем основой деятельности государственных контрольно-счетных органов станет непосредственная работа с информационными системами объектов проверки в режиме дистанционного доступа.

Деятельность по обеспечению полноценной удаленной работы инспекторов началась в соответствии с Концепцией цифровизации еще в прошлом году. Пандемия значительно ускорила работу в этом направлении, коронавирус заставил в считаные дни и недели сделать многое из того, на что по плану было отведено время до конца года. Точно как в шутке: «Кто внес наибольший вклад в цифровую трансформацию вашей организации: руководитель, операционный директор, ИТ-директор или коронавирус? – Конечно, коронавирус!»

Самое интересное в переходе к удаленной работе – детали, подробности. Как это было сделано, ведь нужны далеко не только доступы к проверяемым системам.

В нашей Концепции цифровизации сказано, что сотрудник Счетной палаты должен быть мобильным, а это означает – должен иметь доступ к нашим системам откуда угодно. Под это мы проектировали архитектуру и уже начали ее строить, что нам очень помогло: мы успели закупить серверное оборудование в конце 2019 года. Что и позволило решить вопрос с производительностью всех наших сервисов в условиях удаленной работы. Перевести всех на «удаленку» нам стоило трех недель чуть ли не круглосуточной работы ИТ-службы. В итоге в офисе в разгар пандемии оставалось лишь 5% сотрудников Палаты. Известно, что в некоторых государственных организациях, и их немало, почти весь персонал вынужден был ездить в офис даже в условиях карантина, потому что оказалось невозможным организовать людям доступ из дома.

Удаленное подключение к системам Счетной палаты предоставлено более чем 800 сотрудникам, из них свыше половины были обеспечены такой возможностью в кратчайшие сроки в связи с экстренной необходимостью перехода на дистанционный режим.

Было выполнено несколько целевых проверок. Мы провели экспресс-аудит инфраструктуры, которая будет доступна извне, и поняли, выдержат ли нагрузку серверы удаленного доступа. Оценили, как будет вести себя доступ извне с точки зрения подсистем ИТ-безопасности, выдержат ли серверы шифрации данных, когда через них «пойдут» 100% пользователей. Определили, достаточно ли способности внешних каналов связи для прогнозируемой нагрузки.

Мы сделали несколько чатов/каналов – по уровням управления и для всех сотрудников. Чаты позволяют ускорить коммуникацию, отказаться от формальных писем и перейти в режим телеграфных сообщений. Чат – это, по сути, телеграфное сообщение. Если какие-то вещи нужно более внимательно почитать, пишем, что выслали на почту документ. Все текущие вопросы – в чате, а раньше в каждом случае писали служебные записки. Коммуникация происходит на порядок быстрее – например, решается какой-то сложный вопрос, требующий одновременного привлечения руководителей нескольких подразделений, процесс согласования каких-то решений, прежде занимавший недели, укладывается в день. Так происходит том числе потому, что в чате присутствует руководство, которое смотрит, как люди друг с другом эффективно взаимодействуют, а не «переводят стрелки», как это случается в режиме спокойного документооборота. Каналы позволяют создавать общее информационное поле и одновременно персонально информировать многих сотрудников.

Силами Департамента цифровой трансформации организован внешний файлообменник на технологиях частного облака, который позволяет сотрудникам обмениваться документами и прочей информацией между собой и с объектами проверок. Совместное использование облака намного сокращает физические контакты между инспекторами Счетной палаты и сотрудниками проверяемых объектов.

Мы организовали конвейерную подготовку удаленных рабочих мест на ноутбуках – как служебных, так и личных. При этом разработали ряд инструкций/памяток, как подготовиться к «удалению» из офиса, что надо проверить и сделать, как что-то настроить (тот же Skype, электронную почту и т. д.), в том числе как сотрудники могут установить себе специального агента на машине, который позволяет администратору зайти на компьютер и удаленно оказать помощь, как удаленно пользоваться технологическими сервисами (видеоконференциями, СЭД и прочими) в удаленном режиме. То, что наши сотрудники массово освоили Skype, очень большой шаг вперед.

Как бы ни были хороши инструкции, но во время кризиса люди особенно плохо их читают. Поэтому мы усилили первую линию поддержки – как людьми (перегруппировав сотрудников департамента), так и расширенным количеством телефонных каналов.

На базе усиленных инструментов видеоконференций мы провели первую удаленную Коллегию – высший орган Счетной палаты, который утверждает отчеты по проверкам. Мы провели ее полностью удаленно, там присутствовали и сами аудиторы, и приглашенные представители объектов, которые тоже подключались к заседанию Коллегии по удаленной видеосвязи. Мы сделали специальную доработку в нашей информационной системе, благодаря которой материалы Коллегии распространяются ее членам в удаленном режиме. Соответственно, во время заседания у аудитора есть на экране все материалы, окошки с выступающими, презентациями и прочим. Нужно понимать, что в Счетной палате видеоконференция на уровне вице-премьеров – это большой шаг вперед.

Что вы считаете наиболее существенными результатами удаленной работы?

Один из важнейших результатов – сдвиг в ментальности. Происходят культурные изменения: люди начинают чувствовать технологии и активно их применять, а это очень важно.

Например, раньше все говорили, что наша СЭД ужасна, с ней невозможно работать, потому что она не делает того и другого. Теперь оказалось, что работать можно совершенно спокойно, подписывать электронной подписью все необходимые документы. Мы полностью перешли на нормальный внутренний электронный документооборот. На бумаге подписывается только то, что обязательно подписывать по закону.

Сама дисциплина работы значительно повысилась. Эффективность выросла, и одновременно – прозрачность. Онлайн-каналы в подавляющем большинстве случаев заменили те каналы, существовавшие прежде. Новые каналы – это почта, видеоконференции, чаты. Люди не говорят по телефону, они звонят по Скайпу. Люди не ходят на совещания – они собираются в Zoom. В моем окружении сотрудники не заметили отрицательных моментов этих изменений, ну кроме того, что дома могут мешать работать дети.

В госсекторе многие организации наконец перешли на прием документов по электронной почте или через портал госуслуг, но простым этот шаг не был. Переход на «удаленку» буквально обрушил некоторые привычные бизнес-процессы, и в авральном режиме требовалось конструировать новые. Счетной палате тоже пришлось перестраивать процессы с учетом того, что все работают из дома, но мы это сделали.

Какие ИТ-проекты вы реализовали в этом году?

Какие проекты мы планировали, те и запустили, и частично уже реализовали, без исключений. Один – это платформа для работы наших инспекторов, проект, который мы давно намеревались осуществить. Мы создаем рабочее место, где в одном интерфейсе видны все аспекты деятельности сотрудника. Они смогут бесшовно «путешествовать» между различными бизнес-приложениями. Планирование проверок, подбор команды, обмен документами, построение аналитических моделей, выдача результатов, их публикация и многое другое.

Цифровые паспорта проверяемых объектов – один из фрагментов новой платформы. Мы уже определили, что в этом паспорте должно быть, договорились об источниках, которые должны пополнять сведения по объекту, сейчас подключаем эти наборы из нашего озера данных. Когда будет полное информационное наполнение, паспорт объекта станет доступным для просмотра и дальнейшей обработки. Первая задача – полномасштабный поиск информации в этом паспорте, вторая – оценка степени риска, вероятность найти какие-то нарушения на определенном объекте. Все это дает объективный ответ на вопрос, какую выборку объектов и почему надо в первую очередь проверять.

К концу текущего года мы планируем получить прототипы по некоторым направлениям платформы, а в первой половине 2021-го предполагаем полностью запустить ее в эксплуатацию.

Второй проект, точнее совокупность проектов, – запуск пилотов цифровых инструментов. Создание дэш-бордов, систем показателей, аналитических решений для работы с документами «умные» классификаторы, поисковые системы с интеллектуальными функциями…

По определенной теме – в частности, по экономическим последствиям пандемии COVID – собираем документы в хранилище. В нем действует специализированная поисковая система, которая позволяет находить материалы по сложным запросам для решения поставленных задач.

Мы провели ряд обучений. Мы не находили на рынке курсов для обучения руководителей работе с данными, где учили бы ставить задачи и принимать результаты их решения, год искали пока не нашли подходящий – и этой весной его провели. Своими силами организовали и запустили целый набор курсов для подготовки аналитиков различного уровня – от начинающего до продвинутого. Ни один из стандартных курсов на рынке не учитывает специфики анализа данных при контрольно-счетной деятельности, при осуществлении процедур государственного аудита. А наши занятия ориентированы в первую очередь на практическое использование современных методов анализа данных в основной деятельности Счетной палаты. Мы назвали их «Практика цифровой трансформации», они включают более десятка дисциплин. Конкурс среди наших «абитуриентов» на первый поток составил примерно четыре человека на место. Мы отбирали слушателей, руководствуясь их уровнем подготовки. Кроме того, старались пригласить на занятия в первую очередь участников Цифрового актива – группы наиболее активных сотрудников, уже проявивших себя в различных проектах и продемонстрировавших реальную заинтересованность в развитии своих «цифровых» навыков.