Системы электронного документооборота. Неочевидные преимущества
"В корпоративных сетях организация документооборота не оправдывала, как правило, потраченных усилий и средств"
(Роберт Ричардсон, Lan Magazine)
(Роберт Ричардсон, Lan Magazine)
«В корпоративных сетях
организация документооборота
не оправдывала, как правило,
потраченных усилий и средств»
(Роберт Ричардсон, Lan Magazine)
организация документооборота
не оправдывала, как правило,
потраченных усилий и средств»
(Роберт Ричардсон, Lan Magazine)
Недавно мне довелось побывать на одном из семинаров компании-внедренца систем электронного документооборота (СЭД). Докладчик, оперируя численными данными, пытался доказать, что данная система очень важна практически для любой организации. Данные доклада и мой личный опыт заставили усомниться в справедливости его высказываний. Я постараюсь доказать, что система электронного документооборота не нужна на предприятии вообще.
Экономия
Надежда клиента, что удастся сэкономить, используя систему электронного документооборота, призрачна. Потребуется приобретение серверного оборудования и лицензий на ПО. За внедрением СЭД и разрезанием красных ленточек последует процесс постоянной доработки системы под нужды предприятия. Не стоит также забывать и о технической поддержке продукта, которая требует ежегодно от 20% стоимости системы, а на услуги по изменению системы есть отдельный прайс-лист, включающий, в частности, командировочные расходы внедренцев. Кроме того, любая автоматизация обычно приводит к увеличению объема работы, особенно на этапе внедрения, что повлечет повышение расходов на персонал, вплоть до увеличения его численности.
Оценка эффективности и возврата инвестиций от внедрения системы документооборота — наиболее сложно формализуемый аспект внедрения СЭД. «Эффект от внедрения СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые она дает — прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.», — говорит Арам Пахчанян .
Зададимся вопросом: что будем мерить в первом случае? Количество сэкономленной бумаги? Насчет сэкономленного времени — неужели за его экономией последует сокращение рабочих мест чиновников? А как посчитать косвенный эффект в виде вышеупомянутых факторов? Придется выработать большое количество метрик, до и после внедрения СЭД, к тому же данные метрики, не являясь стандартом де-юре, легко могут быть опровергнуты мнением другого эксперта.
Повышение эффективности работы
Перед внедрением СЭД требуется описать все основные процедуры с документами, происходящие в компании, причем на этой стадии, со слов внедренцев, сразу выявляются лишние связи, процедуры, ненужные согласования и т.д. Руководство компании данные «излишки» практически сразу ликвидирует, компания начинает работать эффективнее и такое решение проблем управления приписывается внедрению СЭД. А может быть, вместо системы документооборота надо было внедрить систему менеджмента качества, например, ISO 9001? Что было бы дешевле и эффективнее, так как процедуры и положения менеджмента качества охватывают большее количество работников, причем, не только работающих за компьютером, и затрагивают не только документооборот, но и все протекающие в организации процессы.
Не стоит забывать о факторе, при котором некоторые сотрудники будут саботировать внедрение новой системы, урезающей свободу их действий, что приведет к снижению эффективности работы всей организации в целом.
Краткий обзор российского рынка СЭД
Подавляющее число внедрений СЭД (32%) приходится на госсектор. По статистике, в России количество чиновников ежегодно увеличивается на 50-150 тыс.чел. Следом за чиновничеством идут финансы и страхование (22%), далее промышленность (16%) и нефтегазовая отрасль (11%).
Большая часть внедряемых решений СЭД — российские (60%), однако значительный сегмент рынка (40%) занимают зарубежные решения. При том, что финансовые и управленческие системы России и остального «цивилизованного» мира сильно отличаются, даже в этих условиях 40% российских потребителей выбирает иностранную систему, как более качественную и гибкую.
Что пытаются подогнать под внедрение СЭД
Вот реальный пример из жизни. Внедренцу поставили задачу – развернуть на предприятии систему документооборота. Причины: компания интенсивно развивается, регулярно открывает новые точки быстрого питания; численность персонала стремительно растет. Учредители, по сути, являются предпринимателями, нежели управленцами. Многие функции управления отсутствуют.
Запрос руководителя был сформулирован как необходимость внедрить систему документооборота в ряде бизнес–цепочек с целью упорядочивания учета информации и сведения отчетности. Внедренец столкнулся со следующими проблемами:
• действия по сведению отчетности не регламентированы;
• отсутствуют формальные документы;
• нет единого понимания порядка действия — как у низшего персонала, так и на уровне среднего звена управления;
• существующие документы по учету противоречивы, дублируют друг друга;
• отсутствует ответственность и контроль за сотрудниками, непосредственно выполняющих функцию учета;
• низкий уровень управленческой компетенции менеджеров среднего звена, непонимание ими своей роли;
• нерадивое отношение к своим обязанностям руководителей направлений, пренебрежение своими функциями; случаи “злоупотреблений”.
Возникает законный вопрос: «При чем здесь документооборот?». Здесь явно прослеживаются недостатки менеджмента, отсутствие зрелости руководителей и подчиненных, экономия на персонале, отсутствие системы обучения и прочее, прочее, прочее.
Увеличение эффективности управления
Согласно проведенным в России исследованиям, доля структурированной информации в организации составляет 4%, неструктурированной — 16%, а 80% — это личная информация сотрудников (http://www.kancler.by/services/EDM/aboutEDM/). На основании этой статистики утверждается, что большая часть информации «теряется в головах» сотрудников, что делает управление организацией «недостаточно эффективным». Возникает вопрос: эффективность управления — это когда руководитель вплоть до мелочей знает все, что делают его сотрудники? А где же принципы делегирования полномочий и доверия, столь необходимого для эффективной работы организации? К тому же какой толк с того, что руководитель будет осведомлен обо всех действиях своего подчиненного? Ведь сам он уже далеко не специалист, и не менеджер среднего звена, и придется ему, бедному, спускаться вниз с Олимпа и разбираться в мелочах. Это — хороший вариант работать по 12 часов безо всякой пользы для дела.
Персоналии пользователей
Не является секретом, что многие руководители, являясь выходцами из «советской эпохи», предпочитают работать не с документами в компьютере, а с живыми людьми, периодически вызывая их «на ковер» или давая распоряжения по телефону. Зачем им нужен электронный документооборот?
О чем говорит внедрение системы электронного документооборота в организации?
Как известно из учебников по менеджменту, любая организация проходит определенные фазы развития (см. рис.).
Достаточно взглянуть на диаграмму, чтобы понять — любое внедрение систем формализации процессов (бюрократизации) на предприятии говорит о том, что организация находится в стадии перехода от зрелости к старению и дальнейшее внедрение бюрократических систем, подобных СЭД, приведет к скорейшему переходу в стадию умирания.
Из той же схемы видно, что если организация находится в состоянии начального роста, внедрение СЭД — это попытка загнать живой и развивающийся организм в прокрустово ложе людей, разработавших систему СЭД, а следовательно — приблизить фазу старения.
Выводы
Подытоживая вышесказанное, можно сделать следующие выводы:
• СЭД нужна в случаях, когда каждый представитель организации не хочет брать на себя ответственность за принятие решений, что характерно для российского менеджмента в настоящее время.
• Для работы предприятия масштаба 1000–2000 человек, вполне хватает стандартных методов (например, электронная почта) — при условии, что сотрудники качественно выполняют свою работу, а менеджеры (управленцы) качественно связывают исполнителей и подразделения между собой и качественно планируют работу свою и подчиненных.
• В условиях мирового экономического кризиса внедрение систем типа СЭД будет неуклонно снижаться (что, например, подтверждается прогнозами ведущих аналитиков).
• Ввиду сильной конкуренции на рынке и возможности у объекта внедрения «правильного» выбора, СЭД является объектом «распиливания» государственных (или частных) денег.
• В российских условиях СЭД призвана «лечить» проблемы управления, хотя изначально создавалась не для этого.
В заключении хочется сказать, что поскольку СЭД предназначены для автоматизации управления, они тесно связаны с управлением в принципе, и чтобы получить на выходе качественно работающую организацию, нужно, в первую очередь, решить сами проблемы управления. И далеко не факт, что после решения всех проблем встанет вопрос о внедрении СЭД.
Post Scriptum
Однажды, на заседании Южно-Российского клуба ИТ-директоров по теме документооборота, я озвучил свои тезисы. Вначале моя презентация вызвала недоумение, а затем — долгий спор за круглым столом. Дебаты продолжительное время не стихали и в кулуарах, причем аудитория разделилась на несколько групп. Полемика на предмет электронного документооборота, возникшая в нашем ИТ-клубе, говорит о насущности проблемы и об интересе, проявляемом ИТ-директорами (а, следовательно, и бизнесом) к ней.
Комментарии членов Южно-Российского клуба ИТ-директоров
Андрей Далгадьян: «Я думаю, что, если в организации высока доля формализации процессов, то документооборот может быть полезен, хотя его роль может выполнять специальный человек, который просто ведет канцелярию и выполняет функции контроля времени реакции на получение тем или иным сотрудником документов. Если в организации нет четкой формализации бизнес-процессов или отношений, если каждый раз решения принимаются по наитию, а не по процедуре, то такой организации электронный документооборот вреден, потому что хаос автоматизировать невозможно: получится автоматизированный хаос. А поскольку у нас в стране, особенно среди организаций малого и среднего бизнеса, чаще всего ситуация второго типа, то электронный документооборот не нужен и даже вреден»
Евгений Старцев: «Для формализации взаимоотношений между службами предприятия, для повышения личной ответственности всех субъектов документооборота и унификации межличностных коммуникаций электронный документооборот, безусловно, необходим, но надо понимать, что он не заменяет живого общения или телефонного звонка, а ускоряет бизнес процессы на предприятии, повышает производственную дисциплину и делает прозрачной и более эффективной работу персонала»
Дмитрий Ларин: «Для эффективного использования электронного документооборота в первую очередь необходимо ориентироваться на то, для каких конкретных целей и задач он внедряется в компании. Кроме того, необходимо достигнуть баланса между двумя составляющими: применяемым технологическим инструментарием и оптимальной моделью бизнес-процессов компании. Практика показывает, что в большинстве случаев внедрения наблюдается явный перекос в сторону первой составляющей, без учета существующих бизнес-процессов. Еще одним немаловажным фактором, влияющим на эффективность электронного документооборота, является уровень ИТ-грамотности персонала, его готовность и способность использовать подобные технологии. Таким образом, если будут созданы все необходимые условия, то подобная система непременно станет современным и удобным инструментом в деятельности всей компании»
Михаил Левченко: «Для начала необходимо четко определить и понять, что такое СЭД. Ддокументооборотом можно считать все информационные системы, ведущие учет бумаг, имеющие архив и средства поиска, а ттакже специализированные системы, которые, кроме учета разнообразных документов, более делать ничего не умеют. И, наконец, документооборотом можно считать системы, исключающие оборот бумаги, как средства физического представления документов, но это только при наличии ЭЦП.
К первому классу можно отнести все без исключения бухгалтерские и складские программы, АСУ и т.д. Второй класс — все существующие на рынке продукты, предназначеные для СЭД, третий — обычно комбинация второго + ЭЦП.
Я лично считаю, что СЭД — это совокупность всех трех классов, так как все информационные системы либо позволяют обходиться без бумаги, либо выполняют быстрый анализ и поиск нужной информации. Поэтому всем тем, кто считает, что у него нет электронного документооборота, или тем, кто считает, что он не нужен, просто необходимо задуматься. Они увидят, что он у них есть, ведь без него невозможно представить современный бизнес.
Владимир Пышнов, ИТ-директор
Опубликовано 25.11.2009