IT ManagerИТ в бизнесеИнфраструктура

Электронный документооборот: новый этап развития

Григорий Рудницкий | 09.07.2018

Электронный документооборот: новый этап развития

Электронный документооборот можно назвать одним из ключевых элементов цифровизации бизнеса. Ускорение и прозрачность процессов, связанных с движением и согласованием документов, безопасность корпоративного документооборота, исключающая или по крайней мере сводящая к минимуму несанкционированный доступ к важной для бизнеса информации, организация единого корпоративного информационного пространства, объединяющего территориально-распределенные офиса, наконец — повышение управляемости компании, поскольку благодаря электронному документообороту топ-менеджмент всегда будет иметь перед глазами самые свежие и актуальные данные, необходимые для принятия управленческих решений.

Системы электронного документооборота (СЭД), как часть более широкого и всеобъемлющего направления — систем управления корпоративным контентом (ECM) — появились на рынке двадцать с лишним лет назад. Тогда это были довольно примитивные по функциональности решения, которые просто представляли собой электронные журналы регистрации бумажных документов. В последующие годы были реализованы функции согласования, утверждения, контроля выполнения и многое другое. И сейчас все чаще говорят о внедрении в организациях полностью безбумажного юридически значимого электронного документооборота. Уже практически не найдешь компании, где в том или ином виде не был бы автоматизирован документооборот. Зачастую речь идет о морально устаревших системах, которые пора обновлять до актуальных версий либо переходить на более функциональные решения. Сегодня СЭД постепенно обрастают новыми возможностями, привычные нам в ERP BPMи других системах. Новые технологические тенденции, такие как повсеместная корпоративная мобильность, охватившая не только топ-менеджеров, но и рядовых сотрудников, облачные SaaS-модели и многое другое также не могут не отразиться на рынке СЭД/ECM и позволяют с полным правом говорить о совершенно новом витке его развития, свидетелями которого все мы являемся. На чем сегодня сфокусировано внимание разработчиков и что ждут от СЭД и ECM сами заказчики? Мы попросили ответить на эти вопросы экспертов рынка, знакомых ситуацией не понаслышке.

Повсеместная мобильность и полный отказ от бумаги

Дмитрий Мервицкий, глава представительства компании SER Solutions в Восточной Европе, России и странах СНГ выделяет несколько основных тенденций. Переход в веб- и мобильные технологии не теряет актуальности уже несколько лет, особенно это заметно в сегменте мобильных решений. В части доступности информации все большую роль играют технологии классификации, экстракции и «умного» поиска, которые позволяют эффективно работать с неструктурированным контентом. «Думаю, в ближайшем будущем мы увидим немало решений, в которых такие технологии эффективно применяются. В целом, СЭД и ECM продолжают двигаться встречными курсами, а следовательно, происходит взаимообмен функциональными и технологическими решениями», — говорит он. Две ключевые тенденции выделяет Александр Родионов, директор департамента систем управления документами компании «ЛАНИТ» (LanDocs). Первая — это дальнейшее развитие WorkFlow. «Для оптимизации затрат на автоматизацию бизнес-процессов заказчики все чаще используют возможности систем, уже действующих в компании. Функциональность Workflow в СЭД развивается и позволяет оптимизировать не только процессы текущего делопроизводства, но и процессы, связанные с финансовой, инвестиционной и любой другой деятельностью, — отмечает эксперт. — Прием обращений граждан, управления заявками, управление закупками и другие актуальные для бизнеса и государственных компаний решения реализуются на ECM-платформах, развивая и дополняя функциональность СЭД». Вторая глобальная тенденция, по мнению Александра Родионова («ЛАНИТ») заключается в распространении мобильности на всех вертикалях корпоративного управления. «Оперативный доступ к документам, поручениям и другой информации непосредственно влияют на скорость бизнес-процессов организации. веб-интерфейс и мобильные приложения не только обеспечивают быстрый поиск документов и контроль исполнения поручений, но и используются при создании специализированных решений для проведения совещаний и управления деятельностью территориально удаленных сотрудников», — констатирует он. Целых четыре вектора развития рынка СЭД отмечает Георгий Подбуцкий, коммерческий директор компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи»). Это стремление к полному, стопроцентному отказу от бумаги, разработка решений, выдерживающих высокие нагрузки и многократное масштабирование, создание единых корпоративных ECM-платформ, а также уклон в сторону свободного ПО, на которое уже обратили внимание и крупные заказчики.

В свою очередь, Александр Аксельрод, директор направления документооборота компании «КОРУС Консалтинг», не видит каких-либо значимых изменений на рынке. «Да, стало модно называть СЭД ECM-системами, но в подавляющем большинстве они остались решениями для организационно-распорядительной документации и электронного архива. Единственный момент, который я бы отметил, — большее распространение юридически значимого документооборота и эта тенденция продолжится», — комментирует он.

img

Дмитрий Мервицкий, глава представительства компании SER Solutions в Восточной Европе, России и странах СНГ: 

"По мере роста компании, а соответственно, и увеличения объемов хранимого и обрабатываемого контента, заказчик неизбежно приходит к пониманию, что система ECM ему необходима".

img

Александр Родионов, директор департамента систем управления документами компании «ЛАНИТ» (LanDocs): 

"Самыми разборчивыми в вопросах окупаемости стали те заказчики, которые перевнедряют или меняют ECM-систему".  

Импортозамещение — стимул качества

Основным заказчиком систем электронного документооборота были и остаются государственные организации, которые обязаны придерживаться политики импортозамещения в сфере ИТ. «Влияние регулирующего давления заметно, — соглашается Георгий Подбуцкий («Логика бизнеса»). — В госсектор или компанию с государственным участием уже нельзя обращаться с продуктами, которых нет в реестре отечественного ПО. Поэтому все больше организаций начинает использовать отечественные СЭД- и ECM-системы. Коммерческие организации не испытывают давления, однако понимают, что в любой момент могут попасть под санкции, поэтому рост интереса к российскому ПО растет и в этом сегменте». Александр Кузнецов, руководитель направления ECM корпорации «ЭЛАР» уверен, что при выборе между отечественными и западными решениями выигрывает лучший продукт. Поэтому качество решений выходит на первое место. «Вместо того чтобы увеличивать количество проектов, компании выигрывают в другом — улучшают репутацию российских продуктов и предлагают то, что они могут сделать по-настоящему хорошо. Из-за этого на рынке появляется все больше сильных прикладных решений», — отмечает эксперт. По мнению Артема Пермякова, руководителя отдела перспективного развития компании Directum, госсектор — это основной заказчик именно СЭД, поскольку для государственных организаций формализованные делопроизводственные процессы характерны в первую очередь. Бизнес-заказчики ставят перед ECM более широкие задачи, на стыке ECM и BPM. Кроме классического делопроизводства, на базе ECM-платформ автоматизируется межкорпоративный документооборот, формируется сервисная модель предприятия, в банках реализуется кредитный конвейер — основным заказчиком таких задач и выступает бизнес. «Тенденция к импортозамещению затронула не только государственный сектор и компании с госучастием. Российские заказчики обратили внимание на отечественные разработки и убедились в многообразии интересных и качественных решений на ИТ-рынке. На это повлиял положительный пример технологических лидеров во многих отраслях: компаний уровня «Газпрома» и «Роснефти», которые уже частично осуществили переход на российское ПО и поделились своим опытом. Информация об отечественных разработках также стала более доступна широкой общественности, а не только узкому кругу заинтересованных лиц», — утверждает Артем Пермяков (Directum).

img

Георгий Подбуцкий, коммерческий директор компании «Логика Бизнеса»: 

"Чем больше документов в организации пересылается и обрабатывается в электронном виде, тем быстрее решение окупится". 

img

Артем Пермяков, руководитель отдела перспективного развития компании Directum: 

"Cамый существенный эффект от ECM-системы в эпоху цифровой трансформации заключается в отказе от рутинных операций, лишних этапов процессов и посредников".


Ядро цифровой трансформации

Для того чтобы бизнес мог выжить и успешно развиваться в сложных экономических условиях, необходима цифровая трансформация, о которой сегодня не говорит только ленивый. Насколько СЭД и ECM-системы готовы к ней и способны ее поддержать? «Модная тема цифровой трансформации, конечно, влияет и на рынок СЭД. Однако реальные внедрения новых модулей и технологий в этой области — это единичные кейсы. Хотя, безусловно, все вендоры думают, как развивать свои системы в рамках этого тренда, — считает Александр Аксельрод («КОРУС Консалтинг»). — СЭД исторически очень гибкие и адаптивные в силу того, что требования, предъявляемые к работе с документами, заметно варьируются в разных организациях. Западные ECM-решения также достаточно гибкие, в них изначально были модули BPM, конструкторы форм и отчетов, позволяющие выстраивать сложные бизнес-процессы, адаптировать интерфейс и т. д.» С ним согласен Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании «ЭОС». «Актуальные СЭД/ЕСM обладают достаточной гибкостью и адаптивностью. Более того, ECM-решение — один из вариантов платформы, вокруг который создается экосистема цифровой организации, покрывающая все внутренние участки работы и обмен с внешними контрагентами», — поясняет он. По мнению Александра Родионова («ЛАНИТ»), главной целью цифровой трансформации бизнеса является повышение скорости. А ECM-платформа позволяет решить эту задачу сразу по нескольким направлениям. Во-первых, увеличить скорость захвата информации, то есть скорость поступления данных в систему с бумажных носителей или из других информационных систем. Во-вторых, обеспечить быструю обработку информации на тех этапах процесса, где требуются рутинные операции, которые можно автоматизировать. В-третьих, повысить скорость принятия управленческих решений благодаря оптимизации сложных процессов: типизации документов и, если это возможно, упрощению их маршрутизации. В-четвертых, возрастает скорость предоставления информации, в том числе внешним пользователям и контролирующим органам. ECM часто применяется как хранилище всех неструктурированных данных, доступ к которым обеспечивают интерфейсы и приложения, в том числе заточенные под конкретные задачи.

img

Александр Аксельрод, директор направления документооборота ГК «КОРУС Консалтинг»: 

"Все хотят ECM-систему, но по факту внедряют СЭД. Безусловно, есть компании, которые действительно стремятся внедрить полнофункциональную ECM-систему, однако почти всегда у подобных заказчиков завышенные ожидание и нет понимания того, какие требуются ресурсы и финансирование для действительного полномасштабной работы такой системы".

 img

Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании «ЭОС»: 

"CЭД/ECM — один из сегментов отечественного ИТ-рынка, в котором отечественные продукты более чем конкурентоспособны по отношению к мировым лидерам. И успешное продвижение решений на мировой рынок — наглядное подтверждение".


Блокчейн: революция или тупик

На рынке появляются первые решения для электронного документооборота, построенные на базе технологии блокчейн. Способна ли она стать катализатором революционных изменений на рынке СЭД и ECM? Как считает Артем Пермяков (Directum), блокчейн пока не применяется широко, в том числе потому, что для этого отсутствует нормативная база. По его мнению, для индустрии ECM в первую очередь перспективно применение блокчейна для обеспечения межкорпоративного взаимодействия и долговременного архивного хранения. «Блокчейн позволит предприятиям обмениваться документами напрямую, от одной информационной системы к другой, обеспечивая некую среду доверия. Для подтверждения юридической значимости в долговременных архивах сегодня мы используем перештамповку — сложную, ресурсоемкую криптографическую процедуру. Блокчейн помог бы уйти от подобных затрат. Как это может быть реализовано: мы принимаем документы в архив и записываем в цепочку блоков информацию о них, например, хеш документа и его метаданные. Через 10 лет мы извлекаем документ и вычисляем его хеш. Если хеши совпадают — значит, информации можно доверять», — отмечает эксперт. Дмитрий Красюков, исполнительный директор компании SAP CIS утверждает, что документооборот и блокчейн абсолютно несовместимы между собой. «Если у нас есть блокчейн, то нам не нужен документооборот, потому что нет необходимости в обмене документами. Блокчейн — единая для всех, распределенная и децентрализованная база данных, в которую мы записываем не документы, а факты об объектах (активах) и операциях с ними. Запись любой операции сразу доступна всем участникам блокчейн-сети и может использоваться для генерации любого официального документа или отчета», — комментирует он. Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании «КРОК» полагает, что вопрос применения блокчейна в документообороте лежит в терминологической плоскости. «Обычно ECM — внутрикорпоративные системы для централизованного управления внутрикорпоративным контентом, — считает он. — Поэтому здесь нет предпосылок для применения блокчейна. На межкорпоративном уровне потенциал у данной технологии большой, что подтверждается растущим числом пилотных проектов».

img

Дмитрий Красюков, исполнительный директор компании SAP CIS: 

"К настоящему моменту блокчейн в документообороте практически не распространен".

img

Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании «КРОК»: 

"СЭД и электронный документооборот в целом можно назвать пионером трансформации".


Робкие успехи

Что касается применения в СЭД/ECM-индустрии таких технологий, как искусственный интеллект, здесь эксперты настроены достаточно оптимистично. «Роль ИИ в корпоративном управлении и процессах СЭД безусловно будет расти (это аксиома, которая уже не обсуждается). Он поможет решать рутинные задачи и высвободит сотрудникам время на действительно творческую работу. Сегодня технологии ИИ делают пока робкие, но уже реальные шаги, в первую очередь это задачи распознавания текстов и форм, интеллектуального поиска, автоклассификации и автоатрибутирования. Известны отдельные проекты, где ИИ используется для автоматической маршрутизации документов, нормоконтроля, поиска отклонений в массивах документов и так далее», — уверен Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн» .

img

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн»: 

"Современные СЭД накопили достаточно инструментов для цифровой трансформации бизнеса, и тормозит этот процесс скорее не инструментарий, а административная косность и порой отсутствие нормативной базы".


Облака не для всех

Говоря о технологических тенденциях, нельзя обойти вниманием и такой вопрос, как применение облачных СЭД. В каких случаях и для каких организаций их можно назвать оптимальным выбором? Александр Аксельрод («КОРУС Консалтинг») полагает, что системы, развернутые в частном облаке, вызывают интерес у заказчиков, в то время как с публичными облачными сервисами ситуация совершенно иная: за редким исключением компании не склонны хранить документы за пределами своей организации, и вряд ли эта ситуация изменится в ближайшем будущем. Вытеснят ли облачные решения традиционные СЭД/ECM? Дмитрий Мервицкий (SER Solutions) считает, что пока предпосылок к этому не наблюдается, поскольку для целого ряда отраслей применение облаков неприемлемо, в первую очередь с точки зрения безопасности. Однако процесс продвижения индустрии в облака, по его мнению, несомненно будет продолжен. «Облачные технологии развиваются, но нельзя сказать, что в ближайшее время они полностью вытеснят традиционные решения. Для среднего и малого бизнеса такой подход может стать оптимальным за счет снижения капитальных затрат на инфраструктуру, управление и поддержку решений. Для крупного бизнеса наиболее перспективен гибридный подход в виде интеграции облачного сервиса, например, обработки документов или сервиса хранения определенных видов документов с on-premise архитектурой», — заключает Александр Кузнецов («ЭЛАР»).

img

Александр Кузнецов, руководитель направления ECM корпорации «ЭЛАР»: 

"Черта между СЭД и ECM практически стерта, все современные разработки заявляют о поддержке функционала документооборота, автоматизации бизнес-процессов и глобального управления контентом".

***

Электронный документооборот и управление корпоративным контентом — одни из старейших отраслей ИТ-индустрии. С одной стороны, они продолжают активно развиваться и осваивать новые функции и возможности, а с другой они, как и их заказчики, не лишены определенной доли здорового консерватизма, обусловленного, прежде всего, вопросами безопасности и соответствия требованиям законодательства. Как бы то ни было, движение вперед продолжается.


 

Электронный документооборот

Горячие темы: Электронный документооборот

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 06/2018], Подписка на журналы


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Другие материалы рубрики

Мысли вслух

Можно ли, поняв, что половина информации не доходит до серого вещества, отсеиваемая «вратами сортировки», что-нибудь с этим сделать?
Уже довольно многие согласны с тем, что в крупных организациях необходимо создавать т. н. «службы заказчика», предоставляющие аутсорсинг ИТ-услуг.
На первой встрече по первому проекту, на котором я выступала в роли аналитика, я молчала, хмурила брови и писала что-то в блокнот. В общем-то, я и сейчас на встречах с бизнесом хмурю брови и пишу в блокнот. Но только раньше я это делала от неопытности, а теперь от неожиданности.

Компании сообщают

Мероприятия