История одной компании

В российских реалиях, где все делается с целью убить СМБ-бизнес, а не поддержать его, ИТ находится буквально на грани вымирания. Владельцы и руководители СМБ-компаний пытаются выживать, маневрируя между налогами, конкурентами, поборами...

В таких условиях бюджета на ИТ практически не бывает и ИТ директору приходится изворачиваться как ужу на сковородке. Вот тут-то и проявляется мастерство, тут-то и раскрываются в полной мере компетенции ИТ-директора.

Психология принятия решения

Не бойтесь! Вы — ИТ-директор! От вас напрямую зависит, каких результатов добьется компания, в которой вы работаете. Я бы эти слова выбил на гранитной плите и повесил ее в кабинете каждого ИТ-руководителя. Почему? Попытаюсь объяснить.

К сожалению, нередко в жизни приходилось сталкиваться с ИТ-руководителями, которые боялись зачастую своего начальства, не оспаривали их решений или не предлагали своих. Причина проста — никто не хочет брать на себя ответственность за принятое решение. Приведу достаточно распространенный пример.

Представим себе типичную компанию СМБ-сектора, где трудится 100–150 человек и ИТ-отдел состоит из руководителя и нескольких сотрудников. Компания занимается, скажем, торговлей. Директор (он же владелец) — добротный, властный и строгий управленец, не терпящий ответа «нет» от сотрудников, но при этом человек увлекающийся. И вот однажды знакомый директора (тоже директор) сообщил ему о решении, которое у него внедрено и функционирует в области автоматизации продаж и отгрузок. Назовем решение система «3М». Наш директор само собой загорелся. И вот однажды происходит почти стандартная ситуация: он вызывает ИТ-руководителя и ставит ему задачу — внедрить систему «3М» через месяц. Думаю, читателям, работающим в секторе СМБ, до боли знакома такая ситуация. «Ну и что же происходит дальше?» — спросите вы. В подавляющем большинстве случаев ИТ-директор безоговорочно соглашается с приказом, боясь перечить и не смея спорить. А что же потом? А потом идет внедрение с колоссальной для ИТ-отдела, работающего в СМБ тратой ресурсов, которое в итоге почти никогда не приводит к успеху.

«А как же поступить?» — спросят некоторые читатели. Ответ прост: будьте смелее! Не бойтесь ответить «нет» вашему руководителю, не бойтесь спорить, если, конечно, у вас есть веские аргументы, не бойтесь остановить запал директора и предложить вначале выбрать решение, соответствующее потребностям бизнеса, а не бросаться на первую попавшуюся систему, потому что она уже где-то установлена.

Любой руководитель оценит это, поскольку поймет, что вам не все равно, что вы болеете за дело, за его дело. Я практически уверен: любой руководитель прислушается к вашим аргументам и сделает так, как вы предлагаете — но только нужно предложить!

Комплексный подход или «лоскутная» автоматизация? Облака!

Каждый из вас понимает, что комплексная автоматизация лучше «лоскутной». Однако в условиях ограниченного бюджета приходится заниматься, что называется, «разведением зоопарка».

Но есть и другой выход — облака. Не надо смеяться — я, как владелец и ИТ-директор собственного бизнеса, нашел выход именно в облаках. Сравнительно недорогие решения, не требующие инвестиций в инфраструктуру, — спасение для ИТ-директора среднего и малого бизнеса.

В последнее время на рынке появилось очень много разнообразных решений для автоматизации практически всех процессов бизнеса. Тут вам и разнообразные BPM-системы, позволяющие автоматизировать бизнес-процессы компании, корпоративные порталы, CRM-системы, чью эффективность и не надо доказывать нынешнему бизнесу, системы бухгалтерского учета, почтовые серверы, Exchange, виртуальные АТС и, наконец, просто общие файловые хранилища.

Я постараюсь рассказать о том, что использую в своей деятельности и в завершение мы посчитаем, во сколько мне это обходится.

Маленькая автоматизированная компания

Конечно, все, о чем я расскажу, не является панацеей и не претендует на идеальное решение, однако это работает сейчас и вполне удовлетворяет задачи бизнеса.

Итак, давайте рассмотрим стандартную очень маленькую компанию, которая занимается в основном оказанием услуг.

Компания: Клуб ИТ-директоров УР.

Размер компании: шесть сотрудников (надо понимать, что сотрудников может быть и больше, причем стоимость решений растет незначительно).

Задачи: организовать коллективную работу над проектами, работу отдела продаж, почту, обмен документами, Exchange server, файловый сервер, телефонию (тут я оговорюсь, что пока у меня стоит аналоговая АТС, но в ближайшее время я намерен ее заменить).

Бюджет: 0!!! Ну или около того... В общем, бюджет минимально возможный.

Реализация проекта

Давайте пойдем по порядку. Отмечу сразу: для того чтобы облачные решения работали, необходим стабильный интернет-канал, а лучше два (один резервный). К сожалению, пока это самое узкое место данной технологии, но, с другой стороны, сейчас трудно представить бизнес-центр или даже жилой дом без присутствия в нем трех, а то и пяти различных провайдеров сети. Что позволяет организовать как основной, так и резервный канал, да еще и по разумной, конкурентной цене. То есть, предположим, что с Интернетом у нас все в порядке.

Рабочие места также не являются чем-то из ряда вон выходящим. Стандартные ноутбуки для офисной работы объединены в беспроводную сеть посредством недорогого интернет-шлюза. Кроме того, предусмотрен сетевой принтер, доступ к которому имеют все сотрудники.

Телефония

Одна замечательная компания с фруктом в названии предлагает решение по виртуализации вашей телефонии. Мало того, что они предлагают телефонные номера как почти в любом городе России, (номера из серии 8-800-..., позволяющие дозвониться до вас клиентам и партнерам со всей страны бесплатно с любого телефона), так еще и дают возможность избавиться от рудимента офисов 1990–2000-х годов — мини-АТС.

Смартфоны прочно вошли в нашу жизнь. Решение, рекомендованное вышеописанной компанией, очень элегантно и не ново. Компания предлагает использовать в качестве офисных телефонов — смартфоны сотрудников. Путем несложных манипуляций и установки одного приложения на смартфоны сотрудников мы получаем полноценную мини-АТС в рамках офиса и за его приделами. Пока сотрудник в офисе, его смартфон по Wi-Fi подключается к Интернету и, по протоколу IP-телефонии, сотрудники пользуются своими телефонами, как офисными. Выйдя за пределы офиса, сотрудник продолжает оставаться в рамках виртуальной АТС, подключаясь к ней через каналы 3G. Как только качество сигнала протокола 3G становится неприемлемым, приложение сигнализирует о выходе из режима внутренней АТС и с этого момента все входящие звонки на номер сотрудника автоматически перенаправляются на его обычный мобильный номер — и опять сотрудник всегда на связи.

Поговорим о настройке. Кроме создания единого телефонного пространства система обладает и рядом приятных дополнений. К примеру, есть такие функции, как виртуальный факс, конференц-связь, запись, статистика, мониторинг звонков, и многое другое. Все функции осуществляются через удобный и понятный веб-интерфейс, поэтому настройка занимает считанные минуты. При этом, если необходимо, можно воспользоваться и тонкими настройками. Система без особых усилий интегрируется с другими системами через API-интерфейсы, позволяющие как передавать данные о звонках, так и управлять ими. Кроме того, вы можете даже воспользоваться сервисом организации входящего звонка со своего же сайта.

Теперь о стоимости. Я не поверил своим глазам, когда увидел цены. От 740 рублей в месяц!!! Естественно, это не все затраты, но при анализе и расчетах я понял, что наши расходы в месяц составят от 2500 до 3500 рублей, включая междугородные соединения и переадресации. Это не может не радовать, исходя из предложенной функциональности. (Речь идет о Mango Office.)

Общее рабочее пространство

Следующей задачей, которую мне предстояло решить, стала организация общего рабочего пространства и коммуникаций. Естественно, в этом плане хорошо подходят пакеты Microsoft Office и MS Exchange Server, но у них есть два минуса: требования по ИТ-инфраструктуре и стоимость лицензий и внедрения. А потому надо было опять искать в облаках.

Далеко ходить не пришлось. Первое, на что я наткнулся, был Google Apps. В данный момент, к сожалению, Google перестал раздавать бесплатные пакеты Google Apps и оставил только платные, но мне повезло — я застал еще бесплатные предложения.

Думаю, многие читатели знают, что такое Goggle Apps. Для тех, кто не в курсе, — это набор облачных приложений, включающих сервер электронной почты, собственный офисный пакет приложений, общий календарь и множество разных полезных приложений. Фактически, вы получаете аналог MS Exchange + MS Office, но в облаке. Разумеется, нельзя сравнивать полноценно развернутую систему на сервере вашей компании с таким вот «суповым набором», однако решение в коллективе прижилось и успешно используется уже несколько лет.

Возможность общего редактирования текстовых и табличных документов через веб-интерфейс, создание произвольных веб-форм для внедрения в ваш сайт, управление временем и календарями, позволяющее быстро и эффективно организовать рабочее время как свое, так и коллектива и многое, многое другое.

Общее файловое хранилище

Естественно, поначалу мы пытались ограничиться файловым сервером, собранным «на коленке» из обычного бытового компьютера, однако нам это быстро надоело, и мы опять-таки обратились к облакам! В то время Google анонсировал небезызвестный Google Drive. И мы им сразу его приобрели. Тем более что частично этим решением, и бесплатно, мы уже пользовались в рамках пакета Google Apps. Оставалось лишь увеличить объем дискового пространства, сменив тарифный план.

Результат — файловое хранилище, доступное на всех рабочих местах, а также на мобильных устройствах сотрудников и через веб-интерфейс, объемом 200 Гбайт обходится мне в $9,90 в месяц, что на порядки выгоднее содержания даже самого дешевого сервера, не говоря уже о сохранности информации.

Бизнес-процессы и управление

Изначально стояла задача упорядочить все разрозненные данные о партнерах и персонах, с которыми нам приходится взаимодействовать по работе. Так же была необходимость в автоматизации формализованных бизнес-процессов и проектном управлении. Много времени и сил было положено на то, чтобы найти систему, удовлетворяющую хотя бы частично эти потребности, не говоря уже о приятности и удобстве интерфейса.

Пересмотрев более 20 систем как отечественных, так и зарубежных, совершенно неожиданно остановился на российской разработке, удовлетворившей практически все наши потребности. Это был «Битрикс24».

Облачное решение, позволяющее развернуть групповую работу, объединяющее корпоративный портал, CRM-систему, систему управления проектами и документооборот — то, что я давно искал. Легкость управления и настройки, отзывчивость поддержки, гибкость в интеграции с другими системами позволило этому решению «влиться в наш коллектив» менее чем за четыре дня. Особо сотрудники отметили интуитивный интерфейс, помогающий быстро привыкнуть к работе в системе.

Пока мы используем бесплатную версию, которая, кстати говоря, практически полностью покрывает наши задачи, однако думаем переходить на платную — всего 4999 рублей в месяц. Поверьте, оно того стоит.

Вместо завершения

В этой статье я попытался показать, как с помощью облаков и на первый взгляд совершенно различных решений можно в кратчайшие сроки автоматизировать небольшую компанию и сделать ее даже мобильной (к слову, теперь я не привязан к офису вообще).

Конечно же, нет идеальных решений, но вышеописанный набор уверенно закрывает бизнес-задачи нашей компании при вложении минимального бюджета. В будущем я планирую расширять количество процессов, перенесенных в облака, и думаю продолжить писать о них, если читателю это понравится.

Будьте смелее, будьте изобретательнее, будьте убедительными — не бойтесь брать на себя ответственность, и тогда вы станете истинным ИТ-директором!