Инвентаризация в цифровом формате
Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – один из наиболее распространенных бизнес-процессов в любой организации. Материалы и продукция на складе, инвентарь в производственных помещениях и в офисах – все это не лежит мертвым грузом, а поставляется клиентам и партнерам, перемещается в пределах компании, закрепляется за определенными сотрудниками и т. д. Каждая операция с единицей ТМЦ должна быть строго задокументирована. Для этого переписывается ее инвентарный номер, а соответствующая информация вводится в учетную систему. Периодически, обычно не реже раза в год, в компании проходят инвентаризации ТМЦ, в рамках которых все материальные активы пересчитываются, закрепляются за конкретными владельцами и подразделениями.
Неудобства и ошибки
Как происходит учет ТМЦ на практике? Обычно существует несколько подходов. Наиболее «древний» заключается в переписывании инвентарных номеров в блокнот или специальную тетрадь с последующим вводом этих номеров в электронную таблицу Excel. Затем из электронной таблицы данные переносятся в учетную систему. Если изначально была допущена какая-либо ошибка, она всплывет только на последнем этапе, при попадании в систему. Другой, более современный способ подразумевает также ручной ввод данных, но уже непосредственно в систему, что немного снижает трудоемкость процесса, хотя процент ошибок от этого меньше не становится. Человеку свойственно ошибаться, об этом говорили еще древние римляне, а большой объем рутинных операций, связанных с переписыванием инвентарных номеров, состоящих из букв и цифр, никак не способствует ясности ума и, соответственно, ведет к увеличению процентной доли ошибок, которая может составлять 10–30%. А теперь представьте, что на складе происходит постоянное товародвижение. В этом случае учет ТМЦ устаревшими методами превращается в настоящую головную боль и источник проблем.
Планшет в помощь
Внедрение технологий штрих- и QR-кодирования позволяет автоматизировать и упростить множество бизнес-процессов, в том числе и учет товарно-материальных ценностей. Все, что для этого необходимо, – наличие мобильного устройства (смартфона или планшета) с установленной на нем программой для считывания кодов. Одно из таких решений разработано российской компанией «Интеллектуальные Медиа Системы». Оно называется SmallSmarty и работает по клиент-серверной модели. Его уже положительно оценили первые заказчики, среди которых такие организации, как НПО «Институт прикладной энтомологии», компании «РентСтройТранс» и «СпецГеоСтрой». В качестве клиента SmallSmarty используется мобильное устройство на базе Android версии 5.0 и выше, а в роли сервера выступает учетная система на базе типовых конфигураций «1С» («Управление производственным предприятием» (УПП), ERP, «Бухгалтерия», «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой» и другие типовые конфигурации).
На мобильном устройстве устанавливается специальное приложение, которое можно бесплатно загрузить из Google Play. В качестве сканера может выступать как внешнее устройство, сопряженное по Bluetooth, так и штатная камера, которая имеется практически в любом современном планшете или смартфоне. Пользователь сканирует код, информация передается в мобильное приложение, которое по беспроводному каналу связывается учетной системой «1С». Туда и пересылаются данные. Если связь с базой отсутствует, данные сохраняются в памяти устройства, а затем, при восстановлении соединения, синхронизируются с системой. В тех случаях, когда считать код не удается (поврежденная или поцарапанная поверхность), пользователь может ввести цифровые данные вручную, непосредственно в мобильном приложении. Мобильный клиент SmallSmarty разработан специалистами компании «Интеллектуальные Медиа Системы» с использованием Android Studio и других популярных инструментов. Из мобильных платформ SmallSmarty поддерживает только Google Android. Что касается Apple iOS, работа с ней связана с определенными сложностями, таким как необходимость сертификации внешних применяемых сканеров самой компанией Apple. Процедура эта не только сложная, но и дорогостоящая, соответственно, и рынок такого оборудования в России практически отсутствует.
Посредники не нужны
Чем отличается решение SmallSmarty от конкурирующих продуктов? Можно выделить три ключевых пункта:
● Простота и удобство настройки.
● Не нужно устанавливать дополнительное ПО и оборудование.
● Нет необходимости дорабатывать системы «1С».
Объясним подробнее. Установить мобильное приложение и связать его с учетной системой на платформе «1С» под силу любому пользователю. Для этого не нужно привлекать специалистов технической поддержки. Также нет необходимости в установке промежуточного программного обеспечения. Все, что требуется, – мобильный клиент и система «1С» в одной из типовых конфигураций. Дорогостоящие (100–120 тыс. рублей) терминалы для сбора данных тоже покупать не придется. Мобильное устройство средней ценовой категории (10–20 тыс. рублей) вполне справится с задачей считывания штрих- и QR-кодов, хранения данных и передачи их по беспроводной сети. Саму систему «1С» также не нужно дорабатывать или устанавливать дополнительные сторонние компоненты. Она вполне готова к работе со SmallSmarty «из коробки».
Лучший друг кладовщика
Для того чтобы не быть голословным, давайте поставим себя на место рядового сотрудника склада, которому необходимо отгрузить целый вагон или контейнер небольших по размеру товарно-материальных единиц. Это могут быть электронные компоненты, компьютерные мыши и любые другие материалы или продукты. Можно подойти к решению такой задачи по старинке, воспользовавшись одним из вышеуказанных способов (записывать номера в блокнот, а затем переносить их на компьютер). Но представьте, сколько номеров придется записать, а затем перенести. От большого числа таких рутинных операций быстро накапливается усталость и значительно возрастает число ошибок. Конечно, можно и нужно провести дополнительную проверку, но и здесь никто не застрахован от ошибок, поскольку ее тоже осуществляет живой человек. В том случае, когда вы используете штрих- или QR-код и решение SmallSmarty, ошибка с неправильно наклеенной меткой будет замечена сразу. Такая операция, как перемещение оборудования в рамках одного офиса или предприятия, либо в пределах территориально-распределенной организации, решением SmallSmarty тоже поддерживается. Если товар на складе уложен правильно, а все коды повернуты в одну сторону, лицом к проверяющему, то значительно увеличивается скорость всей операции по учету. Сравните сами: считывание QR-кода мобильным сканером занимает менее одной секунды, в то время как переписывание номера в тетрадку отнимает 20–30 секунд.
Помощь при инвентаризации
Любая организация периодически проводит инвентаризацию оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственного и прочего инвентаря. Как правило, такая операция осуществляется не реже, чем раз в год. В ходе инвентаризации переписываются и пересчитываются все товарно-материальные ценности, находящиеся на балансе. Обычно этот процесс состоит из нескольких шагов. В учетной системе формируется инвентаризационная опись, затем один или несколько сотрудников обходят офисы и другие помещения, вручную переписывают найденное оборудование и другой инвентарь, а затем вносят информацию о найденных ТМЦ в программу. Результаты инвентаризации, заверенные главным бухгалтером, используются для дальнейшего принятия руководством решений по приобретению нового оборудования, списанию старого и т. д. При использовании мобильного решения инвентаризационная ведомость загружается в память устройства. В ходе инвентаризации происходит сканирование штрихкодов, информация с которых автоматически вносится в ведомость. Затем при выгрузке ведомости в учетную систему предстает полная картина наличия материальных активов. Таким образом, процесс инвентаризации становится качественным и прозрачным.
Преимущества для бизнеса
Что касается стратегических преимуществ для бизнеса, которые дает решение SmallSmarty, то здесь в первую очередь нужно отметить достоверность учета и инвентаризации ТМЦ. Данные легко проверяются автоматически, без сложных ручных проверок. Для компаний, предоставляющих оборудование в аренду своим заказчикам, переход на систему сканируемых штрихкодов дал возможность перейти с месячного выставления счетов на подневное, проводить периодические «срезовые» инвентаризации, иллюстрирующие наличие техники в офисе. Таким образом, перед бизнесом открывается ряд дополнительных возможностей. Есть и еще один неоспоримый плюс. Внедрение мобильного сканирования и системы штрихкодов способствует наведению порядка в складском учете, что предоставляет возможность перейти на следующий шаг – внедрение RFID-меток, что еще больше снизит затраты на инвентаризацию и учет. Разработчики в ближайшее время предложат заказчикам поддержку RFID, а пока эта технология находится в стадии финального тестирования
Опубликовано 08.01.2019