СРО «Союзпроект» внедрила электронный архив «ЭТЛАС»

Установка и настройка системы были выполнены в соответствии с техническим заданием, обеспечивая заказчику надежные и эффективные инструменты для управления документацией.

Внедрение системы «ЭТЛАС» позволило СРО «Союзпроект»:

• Оптимизировать процесс хранения и поиска документов;
• Обеспечить юридическую значимость электронных документов посредством ЭЦП;
• Автоматизировать процесс выдачи и учета оригиналов документов;
• Создать структурированную систему доступа к архивным данным;
• Повысить уровень безопасности документации;
• Минимизировать использование бумажного документооборота, снижая издержки на печать и хранение бумаг.

Процесс внедрения включал в себя несколько ключевых этапов:

1. Проведение удаленного обследования существующего бумажного архива, анализ текущих процессов документооборота.
2. Консультации с заказчиком и заполнение опросных анкет для определения оптимальной конфигурации системы.
3. Создание и регистрация учетных записей пользователей в системе.
4. Формирование групп пользователей с разграничением прав доступа.
5. Построение структуры электронного архива с учетом специфики работы организации.
6. Заведение в систему всех необходимых справочников.
7. Настройка карточек документов (до трех типов) для удобного хранения информации.
8. Установка автоматических правил нумерации и именования документов.
9. Оптимизация процесса размещения документов с учетом организационных требований.
10. Формирование и настройка отчетов для мониторинга документооборота.
11. Обучение сотрудников заказчика работе с системой, разъяснение ключевых функций и возможностей.

Электронный архив «ЭТЛАС» соответствует современным требованиям к цифровизации документации и обладает следующими преимуществами:

• Независимость от зарубежных поставщиков ПО, что важно в рамках стратегии импортозамещения;
• Полная совместимость с другими системами документооборота и управления проектами;
• Гибкость в настройке структуры архива и правил доступа;
• Поддержка юридически значимой ЭЦП, что обеспечивает легитимность электронных документов;
• Безопасность и конфиденциальность, гарантированные встроенными механизмами защиты данных;
• Упрощение поиска и управления документами, что значительно ускоряет рабочие процессы;
• Автоматизация рутинных задач, таких как нумерация, именование и размещение документов;
• Интуитивно понятный интерфейс, снижающий порог входа для пользователей.

После завершения установки и настройки системы, сотрудники СРО «Союзпроект» получили удобный инструмент для работы с архивными документами. Электронный архив позволил минимизировать риски потери данных, ускорить процесс поиска информации и повысить прозрачность документооборота.

Использование системы «ЭТЛАС» также позволило значительно сократить время, затрачиваемое на обработку документов, а также уменьшить вероятность ошибок при регистрации и хранении информации. В дальнейшем возможна интеграция с другими информационными системами и расширение функционала за счёт дополнительных модулей.

Постоянное развитие системы «ЭТЛАС» и регулярные обновления обеспечивают её актуальность и соответствие современным требованиям. Компания «Этлас-Софт» продолжает совершенствовать решения для цифровизации документооборота и архивного хранения.