Компания «Мединторг» установила электронный архив документов
Компания «ГЭНДАЛЬФ» завершила внедрение электронного архива документов в АО «Мединторг».
Акционерное общество «Мединторг» с 1994 года занимается регистрацией и дистрибуцией фармацевтической продукции и иммунобиологических препаратов. Кроме того, среди направлений работы компании – лекарственная поддержка пациентов, страдающих редкими заболеваниями. Более 100 крупнейших российских и зарубежных производителей являются стратегическими партнерами «Мединторг», на всей территории России и в странах СНГ у компании около 2000 клиентов. Центральный офис АО «Мединторг» находится в Москве, представительства – во всех крупных городах России. По данным центра маркетинговых исследований «ФармЭксперт», «Мединторг» входит в 20 крупнейших компаний на отечественном фармацевтическом рынке с годовым оборотом более 100 млн долларов.
При таких масштабах через бухгалтерию компании проходит около 30 тысяч документов в год, около 70% которых составляют исходящие. Долгое время все они хранились в бумажном архиве, но контролировать поток документов подобных размеров становилось непросто. Это создавало большие сложности во время аудиторских проверок, когда особенно важно предоставлять документы быстро и своевременно. Помимо того, трудности вызывали отчеты по наличию и отсутствию документации: каждый документ нужно было долго запрашивать и искать. В этот период главный бухгалтер узнала о программе для создания электронного архива документов – «Скан-Архив». Специалисты «ГЭНДАЛЬФ», компании-разработчика, не только установили программу, но и обучили работе с ней сотрудников «Мединторга».
Сейчас в «Скан-Архиве» работают больше ста человек. Готовятся к проверкам бухгалтеры теперь быстрее, так как скорость подготовки больших объемов документов увеличилась почти в 2 раза, а хранятся документы в электронной базе, доступ к которой есть в любой момент времени. «Скан-Архив» помогает полностью контролировать учет и наличие первичной документации, благодаря чему отчеты по ней оформляются без прежних сложностей. Значительно упростилась и работа с контрагентами компании как в России, так и за рубежом: найти и предоставить клиенту нужный документ каждый менеджер теперь может самостоятельно, без запросов к другим сотрудникам.
Комментирует программист АО «Мединторг» Максим Юханов:
- Мы быстро освоились в работе со «Скан-Архивом»: внедрение прошло успешно, сейчас мы активно используем программу и постепенно улучшаем ее вместе со специалистами «ГЭНДАЛЬФ». В электронный архив уже загружено примерно 80% документов за 2017 и 2018, скоро перейдем к документам 2019 года. Программа работает отлично и решает задачи, ради которых мы ее установили.