ФОРС создал корпоративный портал в музее-заповеднике Царицыно
03.08.2020
Это полнофункциональная гибкая система, реализованная на основе типового портального решения ГК ФОРС для управления внутренними и внешними процессами учреждения.
ГК ФОРС объявил о разработке и внедрении в музее-заповеднике Царицыно информационно-аналитической системы «Корпоративный портал». Это полнофункциональная гибкая система, реализованная на основе типового портального решения ГК ФОРС для управления внутренними и внешними процессами учреждения.
В промышленную эксплуатацию запущена пилотная версия системы: она охватывает бизнес-процессы, обеспечивающие закупочную деятельность учреждения. Стояла задача посмотреть, насколько типовое решение будет соответствовать специфике деятельности заказчика для выбора им последующего варианта развития системы.
Государственный музей-заповедник "Царицыно" - одно из самых больших музейно-выставочных учреждений и крупнейший музей-заповедник Москвы. Экспозиционные площади составляют 12000 м², общая площадь музея-заповедника - более 400 га. Сегодня музейное собрание и уникальный архитектурный ансамбль привлекают около 2 млн туристов, а территория исторического парка и заповедника принимает более 6 млн посетителей.
В связи со значительным увеличением объема закупочных процедур, связанных с активным развитием музея-заповедника в последние годы, остро встала потребность оптимизации и систематизации существующего в учреждении документооборота с целью повышения эффективности управления проектной, закупочной и договорной деятельностью, включающей в себя планирование, реализацию и контроль исполнения поставленных задач. Было принято решение внедрить систему внутреннего электронного документооборота, обеспечивающего взаимодействие структурных подразделений учреждения при осуществлении закупочной и договорной деятельности.
Внедрялось типовое решение – собственная разработка ГК ФОРС с широким набором функциональных возможностей, включающих обеспечение единой точки входа ко всем информационным ресурсам, организацию единой системы навигации и поиска информации, распределенную работу с документами, централизованное администрирование и поддержку взаимодействия пользователей. Потребовалась только небольшая кастомизация в части учета особенностей закупочных процессов заказчика, а также доработки печатных форм.
В рамках пилотного внедрения осуществили полную автоматизацию контрактного делопроизводства. В целом типовое решение предусматривает внедрение двух основных модулей. Первый - внутренний корпоративный портал с подсистемами электронного документооборота, взаимодействия кадрового состава и управления системой в целом. Второй - контрактный модуль, состоящий из подсистем управления договорами и формирования специальной отчетности. В настоящий момент введены в эксплуатацию функции второго модуля.
Результаты проекта показали, что система подошла музею. Все поставленные задачи были успешно решены. Планируется развивать функционал в части финансово-экономического и кадрово-административного блока. Автоматизация закупочной деятельности является для музея базой для развертывания полномасштабного решения «Корпоративный портал» в ближайшем будущем.
Тиражируемое решение ГК ФОРС по управлению договорами и договорной деятельностью может быть востребовано компаниями и организациями любых отраслей и масштабов. Но дополнительные преимущества смогут извлечь государственные учреждения федерального, регионального или муниципального уровней - именно для них реализованы функции по подготовке государственного заказа к размещению, контролю ограничений по прямым договорам, планированию и учету использования субсидий в договорном процессе, а также множество других специализированных функций.