Как правильно подписать документы электронной подписью?
Новый порядок подписания электронных документов от имени организации
Изменения в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ вводят новые правила работы с цифровыми подписями и электронными документами.
Руководитель организации или ИП может получить электронную подпись исключительно в Удостоверяющем центре ФНС России или у его доверенных лиц.
Сотрудники организации могут получить квалифицированный сертификат электронной подписи (ЭП) в любом аккредитованном Удостоверяющем центре. Это будет сертификат физлица, который хранит информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации.
Для подтверждения полномочий сотрудника действовать от имени организации необходимо выпустить на сотрудника машиночитаемую доверенность (МЧД) и подписать ее УКЭП руководителя или ИП. Это обеспечит юридическую значимость документооборота с контрагентами и контролирующими органами, когда электронные документы подписывает сотрудник.
Формат МЧД и содержащиеся в ней сведения
Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858 устанавливает для МЧД формат xml, стандартный для обмена документами в электронном виде с контрагентами и ФНС.
Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 устанавливает, какие сведения фиксируются в МЧД:
- наименование документа;
- сведения о доверителе;
- сведения о представителе;
- дата совершения доверенности;
- перечень полномочий представителя;
- идентификаторы полномочий из классификатора полномочий;
- сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о прекращении действия доверенности;
- номер доверенности;
- УКЭП, которой подписана доверенность;
- возможность передоверия в соответствии с положениями статьи 187 ГК РФ.
Хранение МЧД
Если МЧД хранится в собственной информационной системе, её необходимо прикрепить к пакету подписанных документов. Если в сторонней ИС, которая передает информацию из МЧД в распределенный реестр доверенностей ФНС — указать идентификационный номер и отправить контрагенту или в государственный орган.
Информацию из распределенного реестра доверенностей ФНС можно получить через операторов ЭДО, банки, удостоверяющие центры и сервисы, связанные с электронным документооборотом.
Получатель машиночитаемой доверенности благодаря реестру доверенностей может проверить:
- срок действия доверенности;
- полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
- действительность УКЭП руководителя/ИП, которой подписана МЧД.
МЧД в отчетности
Единого формата МЧД, используемого в целях взаимодействия с различными ведомствами и внебюджетными государственными фондами, пока нет, однако активно ведутся обсуждения единого формата и его необходимость обоснована.
На момент данной публикации свои форматы электронной доверенности уже утвердили ФНС, ФСС, ПФР.
- МЧД ФНС можно применять при представлении любой отчетности в налоговые органы. Формат утвержден приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@
- МЧД ФСС используется для сдачи отчетности и в любых сервисах ФСС, требующих наличия ЭП. Формат опубликован на сайте ФСС
- МЧД ПФР (УПУП) сейчас можно использовать только для представления персонифицированной отчетности по форме СЗВ-ТД. Формат утвержден
- Роструд, МВД, Роскомнадзор, МЧС, Росприроднадзор, прокуратура и другие министерства и ведомства еще не утвердили свои форматы МЧД
МЧД в электронном документообороте (ЭДО)
Для применения МЧД в электронном документообороте с контролирующими органами и с контрагентами необходима следующая функциональность информационной системы:
- Создание и регистрация МЧД;
- Получение файла МЧД и подписи к ней;
- Запрос данных МЧД на основании номера МЧД и ИНН доверителя;
- Запрос полномочий представителя на основании номера МЧД и ИНН доверителя;
- Запрос списка МЧД по ИНН уполномоченного представителя;
- Проверка КЭП руководителя, подписавшего МЧД;
- Управление доверенностями. Возможность передоверия;
- Создание и отправка заявления на отзыв МЧД.
Астрал.Платформа предоставляет всю необходимую функциональность для работы с МЧД. Интегрируйте API МЧД в вашу систему отчетности или сервис ЭДО, чтобы соответствовать новым правилам работы с электронной подписью, которые станут обязательными уже 1 сентября 2023 года.