Как получить квалифицированный сертификат электронной подписи?
Алексей Апкаликов, директор Удостоверяющего центра цифровой платформы для электронного документооборота СберКорус, рассказал об основных нюансах и отличиях электронной подписи для разных целей и какие нововведения в связи с этим появились в 2024 году.
Что такое вообще электронная подпись, где и как её получить?
Электронные документы с квалифицированной электронной подписью (ранее называлось - ЭЦП) являются аналогом собственноручной подписи на бумажном документе. ЭП является неотъемлемой частью ведения бизнеса для взаимодействия с контрагентами и гос. органами, участия в торгах, а также сдачи обязательной налоговой отчетности, для физ. лиц спрос вырос на фоне роста дистанционного режима работы, в том числе по причине возможности трудоустройства без визита к работодателю. В то же время до сих пор многие сомневаются, нужно ли им получать сертификат электронной подписи.
Электронная подпись — это цифровые данные, которые позволяют определить лицо, подписавшее электронный документ. Электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как собственноручная подпись на бумажном документе. Электронная подпись может быть простой или усиленной. В свою очередь, усиленная бывает неквалифицированной и квалифицированной (создаётся криптографическими средствами защиты информации (чаще всего требуется лицензии на право использования данного программного обеспечения) с использованием ключа электронной подписи).
Ключ электронной подписи (закрытый или секретный ключ) — это уникальный набор символов (байт), сформированный средством электронной подписи. Используется для формирования электронной подписи к электронному документу и хранится на ключевом носителе (токен). Доступ к закрытому ключу защищен PIN-кодом и его нужно хранить в секрете, предварительно изменив PIN-код после получения сертификата, а токен не передавать посторонним лицам.
Ключ проверки электронной подписи ― уникальный набор символов (байт), однозначно связанный с ключом электронной подписи и предназначенный для проверки электронной подписи. Чаще всего ключ проверки содержится в составе файла электронной подписи. С использованием такого ключа подписать электронные документы невозможно.
Сертификат ключа проверки электронной подписи ― электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром и подтверждающие связь ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.
Для любого типа электронной подписи необходимо обеспечивать конфиденциальность ключа электронной подписи, с помощью которого создаётся электронная подпись к электронному документу. Также нельзя передавать носитель ключа электронной подписи посторонним лицам (чаще всего таким носителем является токен). Рекомендуется менять пин-код от носителя, так как чаще всего используется пин-код «по умолчанию». Этот пароль также не нужно сообщать никому.
Где получить электронную подпись?
Физическим лицам услуги по выдаче квалифицированных сертификатов электронных подписей оказывают аккредитованные удостоверяющие центры — можно обратиться в любой ближайший. Список аккредитованных удостоверяющих центров доступен на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Квалифицированный сертификат электронной подписи для сотрудников организаций и физических лиц можно оформить в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ). Со списком данных организаций можно ознакомиться на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели получают сертификат электронной подписи в Удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. Ознакомиться со списком можно на сайте ФНС. В коммерческих УЦ можно приобрести токен и лицензию КриптоПро CSP, которые потребуются для получения и работы с сертификатом от УЦ ФНС.
Где используются разные виды электронной подписи?
Простая электронная подпись (ПЭП) формируется с использованием кодов, паролей или иных средств и подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Чаще всего используется для авторизации на интернет-сайтах и порталах, в мобильных приложениях. Данный вид подписи не позволяет проверить и установить отсутствие изменений в подписанном электронном документе после его подписания. Использование такой подписи, равнозначной собственноручной подписи регулируется соглашением между участниками электронного взаимодействия, или в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации, за исключением тех, которые оформляются только на бумажном носителе или с использованием УКЭП.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронном документе после подписания. УНЭП, как и простая электронная подпись имеет юридическую силу при заключении соглашения между участниками электронного взаимодействия. Чаще всего использование и применение УНЭП ограничено определенной системой или сервисов, и использование во вне невозможно.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это аналог собственноручной подписи на бумажном носителе в силу Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и используется в любых юридически значимых электронных действиях и сделках, за исключением случаев, когда документы должны быть подписаны только на бумаге.
Для создания УКЭП используются сертифицированные средства электронной подписи, а для её проверки необходим квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, который создаётся аккредитованными удостоверяющими центрами после установления личности его владельца.
Такой вид подписи применяется для обмена юридически значимыми документами с контрагентами и госорганами, в том числе для сдачи обязательной отчётности, участия в коммерческих и государственных торгах, для оформления тендерной документации, для регистрации электронных сделок с недвижимостью, обращений в суды и пользования государственными услугами.
Отличается ли ЭП индивидуального предпринимателя от ЭП физического лица?
Индивидуальный предприниматель — это физическое лицо, которое зарегистрировало право заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. По сути, индивидуальный предприниматель для использования в правоотношениях предпринимательской деятельности выпускает квалифицированный сертификат электронной подписи физического лица, но в нём указаны не только его персональные данные, но и основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП), но в электронном взаимодействии как ИП обязательно применение сертификата ИП, содержащего ОГРНИП.
Чем отличаются сертификаты электронной подписи юридического и физического лица?
Сертификат ЭП физического лица содержит только личные данные: фамилия, имя и отчество (при наличии), СНИЛС и ИНН. В сертификате электронной подписи руководителя юридического лица содержится: ИНН ЮЛ, наименование ЮЛ, место нахождения, ОГРН ЮЛ, ИНН ФЛ, СНИЛС, ФИО, должность. А расположение и формат указания информации в квалифицированный сертификат регулирует Приказ ФСБ РФ от 27 декабря 2011 г. N 795 "Об утверждении Требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи".
Произошли изменения в реквизитах юридического лица. Что делать с сертификатом?
Квалифицированный сертификат юридического лица создается на основании актуальных и проверенных в гос. сервисах сведений. Если какие-либо из этих данных меняются, информация в сертификате ЭП становится недостоверной, и по решению суда могут отметить юридическую значимость подписанных таким сертификатом электронных документов. Поэтому при смене реквизитов сертификата, в том числе для физлиц, необходимо выпустить новый квалифицированный сертификат ЭП, обратившись в удостоверяющий центр.
Может ли сотрудник по доверенности получить сертификат электронной подписи руководителя в ФНС?
Нет, даже по нотариальной доверенности никто не сможет получить сертификат электронной подписи руководителя в ФНС или у его доверенных лиц. Руководителю необходимо лично посетить налоговую или доверенное лицо, предоставить заявление на выпуск сертификата. Это же касается и получения сертификата физического лица.
Как подписывать документы компании сотруднику юридического лица в 2024 году?
В 2024 году сотруднику компании необходимо выпустить электронную подпись физического лица, в которой будут указаны только его персональные данные, без сведений о юридическом лице. Чтобы сотрудник мог подписывать документы компании с использованием ЭП, необходимо выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД) подписанную сертификатом ЭП руководителя. МЧД не требуется сотруднику, если его сертификат был получен до 31 августа 2023 года, а после этой даты коммерческие удостоверяющие центры создают только сертификаты на физических лиц.
Как оформить машиночитаемую доверенность для сотрудника?
Машиночитаемую доверенность можно оформить на сайте ФНС России, через нотариуса или Госуслуги. Также такую услугу предоставляют операторы электронного документооборота.
Может ли уволившийся сотрудник использовать в другой компании сертификат ЭП, которой подписывал документы нашей компании?
С 01.09. 2023 года сотрудники компании получают сертификаты, как физические лица, без привязки его к работодателю. Если сотрудник увольняется, то компания отзывает машиночитаемую доверенность, и она становится недействительной. При этом сертификат электронной подписи остаётся у сотрудника, и он её может использовать в личных целях, а новый работодатель сможет выпустить МЧД, чтобы сотрудник мог подписывать документы компании с использованием имеющего сертификата.