В России появился сервис оцифровки документов «на входе»

Логотип компании
26.10.2021Автор
В России появился сервис оцифровки документов «на входе»
Вся «бумага» отправляется сразу в центр обработки, а клиент работает с электронным архивом. Оригиналы оперативно доставляют по запросу.

Сервис по организации удаленной канцелярии от «ОСГ Рекордз Менеджмент» включает в себя приём и обработку входящих документов на территории ОСГ. Он обеспечивает перевод «бумаги» в электронный вид, предотвращает поступление и накопление большого объема данных на бумажных носителях.

Адресом приёма корреспонденции назначается один или несколько центров обработки документов ОСГ по всей России — от Калининграда до Владивостока. Далее документы оцифровываются, индексируются и уже в оцифрованном виде направляются клиенту в личный кабинет электронного архива или через один из каналов передачи данных — sFTP или API — в любую учётную систему клиента.

После оцифровки сотрудники ОСГ упаковывают документы в специальные короба и помещают на хранение в архив ОСГ. Клиент продолжает работать с уже оцифрованными документами, вместе с тем их оригиналы могут быть оперативно направлены клиенту по запросу.

В случае если редирект входящей корреспонденции настроить невозможно, каждую неделю или чаще собственная курьерская служба «ОСГ Рекордз Менеджмент» забирает скопившиеся документы изо всех офисов компании-клиента и доставляет их в центры обработки, при этом сортировать документы необязательно.

Все сотрудники, включая водителей, обязательно подписывают соглашение о неразглашении данных. На каждом этапе перемещения отмечается каждая учётная единица — короб, папка или отдельный документ — с помощью штрихкода, благодаря чему легко отследить её местоположение. Внутри архивного хранилища все документы хранятся конфиденциально, в одинаковых, никак не подписанных коробах. Единственное их отличие друг от друга — штрихкод, который является инструментом учёта. Конструкция и пропитка коробов также защищает документы от внешних физических воздействий, возможных при транспортировке.

Читайте также
IT-World рассказывает о решении WorksPad, позволяющем управлять мобильностью, которое стало стратегическим союзником компании АЛРОСА и уже доказало свою эффективность.

Похожие статьи