Как выбрать и как получить электронную цифровую подпись
Достоинства электронного документооборота для бизнеса описывать долго нет нужды. Высокая скорость обмена документами, сокращение почтовых расходов (особенно актуально для разветвленных и территориально распределенных структур), решение проблемы обмена «закрывашками», электронное взаимодействие с госорганами: начиная от участия в торгах по госзакупкам и заканчивая сдачей отчетности в электронной форме.
Но чтобы воспользоваться всеми благами цифровизации, потребуется важный элемент – электронная цифровая подпись. Давайте разберемся, какие бывают ЭЦП и что они позволяют делать своим обладателям.
Итак, различают три вида электронных цифровых подписей:
-
Простая.
-
Усиленная неквалифицированная.
-
Усиленная квалифицированная.
Все они отличаются как по сложности оформления, так и по возможностям использования.
Простая ЭЦП
Самый распространенный вид не только в компаниях, но и среди физических лиц. Простая ЭЦП хорошо знакома нам по системам онлайн-банков: пара логин/пароль с дополнительной верификацией по SMS или отпечатку пальца, используемая для доступа к системе, как раз и является простой цифровой подписью. Создает ее сама система, которая и подтверждает, что все действия, заверенные таким образом, совершает конкретный человек.
Возможности применения простой ЭЦП существенно ограничены. Чтобы она обрела юридическую силу, должны быть прописаны соответствующие положения в договоре между организацией (например, банком) и владельцем подписи. При этом организация должна удостоверить личность пользователя. Достаточно вспомнить, что для получения банковской карты всегда требуется предъявить паспорт, данные которого организация обязательно проверяет.
Использование простой электронной подписи возможно только внутри СЭД: документ, подписанный ею, юридической силы в других системах иметь не будет.
Неквалифицированная ЭЦП
Чтобы получить такую подпись, необходимо обратиться в специальную организацию – удостоверяющий центр, имеющий соответствующую лицензию. Создают неквалифицированную ЭЦП при помощи криптографических средств, а пользователю выдают два ключа – открытый и закрытый. Чаще всего для хранения закрытого ключа используется специальный носитель, токен, в роли которого выступает обычная USB-флешка. Реже закрытый ключ записывается на жестком диске компьютера. А открытый ключ доступен всем, с кем обладатель неквалифицированной подписи ведет обмен электронными документами.
Неквалифицированная ЭЦП потребуется, если компания намерена участвовать в торгах на одной из электронных площадок, где проводятся госзакупки в рамках 44-ФЗ. Можно использовать неквалифицированную подпись и во внутреннем, и во внешнем электронном документообороте. Правда, чтобы обмениваться электронными документами с внешними контрагентами, придется выполнить важное условие: подписать с деловым партнером дополнительное соглашение о правилах использования неквалифицированной подписи и взаимном признании ее юридической силы. Без этого неквалифицированные ЭЦП сторон будут считаться недействительными и не имеющими юридической силы.
Это наиболее защищенный вид электронной цифровой подписи с максимально возможным спектром применения. Принцип создания и работы такой же, как у неквалифицированной, но получить ее можно только в удостоверяющем центре, имеющем соответствующую аккредитацию Минкомсвязи. Кроме того, при создании квалифицированной ЭЦП обязательно выдается бумажный или электронный сертификат, подтверждающий ее подлинность, а для работы с ней используется только имеющее сертификат ФСБ программное обеспечение.
Подписанные такой подписью документы имеют юридическую силу без дополнительных условий. Оговаривать ее признание в дополнительных соглашениях не требуется.
Использовать квалифицированную подпись в электронном документообороте можно без ограничений как с заказчиками и поставщиками, так и при взаимодействии с государственными органами. Она позволяет работать с электронными торговыми площадками, обмениваться документами с налоговыми органами, подписывать сдаваемую отчетность.
Срок действия ЭЦП
Важно помнить, что неквалифицированная и квалифицированная ЭЦП имеют ограниченный срок годности – один год, именно столько действует сертификат, выдаваемый удостоверяющим центром. По истечении года его нужно продлить, для чего у обладателя подписи есть еще 30 календарных дней. Если не уложиться в срок, то формировать ЭЦП и получать на нее сертификат придется заново.
Как получить ЭЦП
Сегодня процесс получения электронной цифровой подписи прост. Даже при наличии всех необходимых документов от подачи заявки до получения подписи нередко проходят сутки или двое.
Начать необходимо с поиска ближайшего удостоверяющего центра. Почему ближайшего? Дело в том, что конкуренция на этом рынке достаточно высока и в борьбе за клиента удостоверяющие центры по умолчанию оказывают услугу выездного обслуживания: специалист приедет к вам в офис или домой, и чем ближе он находится, тем быстрее вы получите ЭЦП.
Кроме того, удостоверяющий центр может предлагать множество дополнительных услуг: среди них, например, обеспечение доступа к торговым площадкам, защищенный электронный документооборот, сервис сдачи отчетности в фискальные органы, электронная бухгалтерия – имеет смысл выбрать подходящий пакет.
Набор документов для получения ЭЦП невелик. Руководитель организации или специалист, который будет работать с ЭЦП, должны приготовить личные паспорт и СНИЛС. Кроме того, потребуется документ, подтверждающий факт внесения юрлица в Единый государственный реестр юридических лиц. Остальные документы – заявку и согласие на обработку персональных данных – чаще всего можно заполнить на сайте удостоверяющего центра. После оплаты услуг УЦ электронная цифровая подпись изготавливается буквально в присутствии заказчика и ее можно сразу использовать в делопроизводстве.
Опубликовано 29.01.2018