СЭД и ECM: навстречу новому

Документооборот родился еще в глубокой древности, когда сформировались первые государства с органами власти и сословием чиновников. Распространение персональных компьютеров вызвало к жизни электронный документооборот (ЭДО). Рынок СЭД развивается не одно десятилетие, а появление мобильных устройств и облаков, возникновение технологий работы с неструктурированным контентом, наконец, искусственный интеллект и другие технологии становятся важными вехами, определяющими дальнейшее направление его эволюции.

По данным портала Tadviser, российский рынок систем электронного документооборота, по итогам 2018 года приблизился по объему к 52 млрд рублей, подобная динамика прогнозируется и на последующие годы. Что является стимулом рыночного роста? Какие требования сегодня предъявляет заказчик к таким системам, и что ему готовы предложить поставщики СЭД/ECM-решений? На эти вопросы мы попросили ответить отраслевых экспертов.

ЭДО растет вместе с бизнесом

Александр Родионов, директор департамента систем управления документами компании «ЛАНИТ», отмечает, что основная масса первичных внедрений уже реализована, поэтому сейчас заказчики стремятся расширять функциональность своих решений. «Помимо классических задач по обработке организационно-распорядительных документов, они обеспечивают автоматизацию основных документоориентированных процессов организации, например, управление финансовыми и техническими документами, клиентскими досье, что порождает спрос на новые подходы и новые компоненты для ЕСМ», -– говорит он. Вторая ключевая тенденция, по мнению Александра Родионова («ЛАНИТ»), касается импортозамещения. Оно меняет приоритеты игроков рынка с развития функциональных возможностей на создание и внедрение локальных продуктов. «Если у вас используется система, которая содержит компонент западного ПО, например, СУБД от Microsoft, то в зависимости от ваших планов в области импортозамещения вам надо потратить некоторое время и направить усилия на то, чтобы перейти на российскую разработку, – заключает эксперт. – Однако те проекты, которые предполагают только замену платформы без расширения функционала, по нашему опыту, самые сложные. Потому что конечный функциональный заказчик ЕСМ, потратив бюджет на изменение системы, хочет получить добавленное качество для пользователя, а не только понимание того, что что-то изменилось «под капотом» системы».

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», уверен, что главная задача проектировщиков систем для работы с электронными документами и корпоративным контентом – это создание инфраструктуры, обеспечивающей возможность применения новейших технологий, таких как искусственный интеллект и машинное обучение, которые служат основой цифровой трансформации большинства предприятий и организаций. «Узким местом при формировании этой инфраструктуры является зачастую архаичная работа с документами. Большая часть документов до сих пор остается слабоструктурированной, и даже бумажной. Общая долгосрочная тенденция – уход от бумаги и перевод неструктурированных документов в структурированные, то есть оцифровка всех или большинства процессов в организации. Для решения этой задачи нужны совершенно другие инструменты, нежели традиционные СЭД, и именно такая трансформация и происходит на рынке. Правда, процесс идет достаточно медленно», – уверен он.

Бизнес заказчиков растет, расширяется и масштабируется. Соответственно, увеличиваются потребности в высоконагруженных и распределенных системах. Об этом говорит Дмитрий Лившиц, генеральный директор компании «Диджитал Дизайн». По его словам, речь идет не только о мощных, но и обладающих широкой функциональностью системах для работы с большими объемами контента, причем в виде как классических документов, так и технической документации, выгрузок из других бизнес-систем, видео и аудио. Интеграция со смежными ИТ-системами требуется не только на уровне данных, но и на уровне пользовательского интерфейса. Системы должны легко и эргономично интегрироваться и взаимодействовать со всем окружением, входящим в рабочее пространство пользователей.

Как считает Олег Бейлезон, руководитель Центра разработки продуктов компании «Логика Бизнеса», на развитие рынка влияет несколько факторов. Это увеличение числа документов, изначально создающихся в цифровом виде и закрепленных электронной подписью, переход российских заказчиков на отечественные системы в рамках импортозамещения, рост популярности платформенной модели, стремительно растущая роль искусственного интеллекта как неотъемлемой части ECM-решений, волна перевнедрений на предприятиях, уже много лет использующих для автоматизации ЭДО морально устаревшие системы.

Смена систем

И все же, для чего заказчики меняют системы? Ведь, по сути, классические алгоритмы работы с документами не особенно изменились. Это согласование, утверждение, создание поручений, проверка их исполнения и т. д. «Во-первых, современная система управления контентом должна обеспечивать сотрудникам получение быстрого доступа к документу из любой точки и с любого устройства. Во-вторых, для обеспечения гибкости и оперативности компании используют возможности совместной работы над документами: вносить изменения в один документ или таблицу параллельно нескольким специалистам прямо в браузере и при необходимости обсуждать с коллегами вносимые изменения на ходу по чату, аудио- или видеосвязи.

В-третьих, особое внимание компании уделяют безопасности. Такие возможности, как двухфакторная аутентификация и возможность шифрования документов и ограничения доступа к ним для различных групп пользователей, становятся базовыми требованиями для крупных корпораций», – комментирует Константин Замков, руководитель направления внедрения и поддержки корпоративных решений компании «Шаресофт». По мнению Алексея Любимова, председателя совета директоров компании 3i Technologies, наиболее продвинутым участникам рынка недостаточно автоматизировать документооборот, для современных компаний важно уметь работать не с документами, а с информацией. Поэтому они либо привносят элементы EMC в свои СЭД, либо сразу строят EMC. Системы управления корпоративным контентом позволяют работать с различными форматами – документы, таблицы, графика, видео – чего в СЭД нет. «EMC – это возможность доводить информацию до адресата, когда система работает не только с документами, но практически со всеми типами данных», – резюмирует он.

Основа цифровизации

Система электронного документооборота и управления контентом сегодня позиционируется как один из ключевых элементов цифрового предприятия. Какими возможностями и свойствами она должна обладать? Елена Иванова, директор по маркетингу компании «Электронные офисные системы», замечает, что хотя о цифровизации много говорят, довольно малая часть предприятий реализует ее на практике. Поэтому современная СЭД должна учитывать потребности бизнеса и госструктур и в классической автоматизации, и в цифровизации. Система управления контентом помогает перейти на новый уровень, становится скелетом, вокруг которого строится цифровизация предприятия. «Первое, что должна уметь такая система, – обеспечивать полностью электронный документооборот без бумажных оригиналов. Ээто касается и систем архивного хранения – они должны уметь хранить документы, уже созданные в электронном виде. Второе – возможность работать с любого устройства, из любой точки мира. Здесь очень важны быстродействие и минимальная требовательность к аппаратным ресурсам», – говорит она.

Олег Бейлезон («Логика Бизнеса») обращает внимание на несколько аспектов цифровой трансформации с помощью ECM. «С одной стороны, речь идет об устранении трудностей в корпоративном взаимодействии при территориальной распределенности и колоссальном сокращении времени на операции с контентом в масштабах организации. В результате оперирование цифровыми документами позволяет выделять структурные единицы по их функциональности, а не по принадлежности к региону. Так называемые общие центры обслуживания (ОЦО) появились во многом благодаря ECM. Поддержка централизованной модели управления в сочетании, возможно, с технической децентрализацией, на мой взгляд, важная деталь, которую должна поддерживать система. С другой стороны, ECM-система должна прозрачно сопровождать тенденцию к омниканальному взаимодействию – как с пользователями внутри организации, так и с внешними клиентами. Открытость для интеграции, поддержка сценариев мобильного взаимодействия и новых каналов взаимодействия – неотъемлемое свойство ECM-системы в эпоху цифровой трансформации», – комментирует эксперт.

Управляем с «умом»

Сегодня благодаря технологическому прорыву в области искусственного интеллекта и машинного обучения все информационные системы стремительно «умнеют». При условии качественного первоначального обучения ИИ решает задачи быстрее, чем человек, делая намного меньше ошибок. Валерий Андреев, заместитель генерального директора компании «ИВК» по науке и развитию, согласен с тем, что платформы СЭД/ЕСМ будут развиваться в сторону интеллекта. «Суть в том, что необходимо применять инструменты интеллектуальной обработки огромных массивов информации, которые уже есть и продолжают нарастать в ECM/СЭД, – полагает он. – Эволюция систем документооборота движется от СЭД-автоматизации процессов подготовки и распространения документов к ECM-управлению корпоративным контентом, а следующий шаг – его упорядочивание и разноаспектный, глубокий анализ».

ИИ и алгоритмы машинного обучения способны существенно сокращать объемы ручного труда при работе с документацией, а также повысить качество обработки данных, уверен Михаил Егоров, заместитель генерального директора по стратегическому развитию компании «АйДи – Технологии управления». В свою очередь, Владимир Андреев («ДоксВижн») считает, что ИИ может эффективно действовать там, где в системе уже накоплены большие данные. «Там, где много данных, можно применять решения в области искусственного интеллекта и машинного обучения. Например, можно обучить систему автоматически категоризировать поступающие документы, выделять устойчивые маршруты согласования, типовые резолюции. Система будет эти правила не только создавать, но и адаптировать по мере изменения практических заданий. Вообще же, по мере накопления статистики, в любом правильно автоматизированном процессе ИИ позволяет искать типовые закономерности и постепенно замещать непроизводительный труд людей», – поясняет он.

Мобильность для всех

В заключение хотелось бы коснуться и такой важной тенденции в области ЭДО, как корпоративная мобильность. Мобильным клиентом никого уже давно не удивишь, они есть практически у каждой системы. Но если подобные приложения были востребованы преимущественно топ-менеджерами и руководителями среднего звена, то сегодня они нужны и рядовым сотрудникам. Понятно, что у начальника и подчиненного разные задачи, разные подходы к работе с документами.

«Самой важной составляющей успеха в этих проектах является UX (User Experience Design). С одной стороны, для полноценной работы широкого круга сотрудников надо наращивать функциональность вплоть до реализации всех функций, которые необходимы и имеются в настольной версии и в веб-клиенте. С другой – не нужно перегружать интерфейс, а приложение должно оставаться интуитивно понятным и простым для пользователей самого разного уровня подготовки. Важным моментом является сохранение сквозной работы. Если пользователь, например, сохранит поручение, начатое в веб, он должен иметь возможность завершить его в мобильном приложении», – полагает Артем Андреев, руководитель практики СЭД компании «Интерпроком».

«Различие между приложениями для руководителя и сотрудников прежде всего в акцентах на разных функциональных элементах, – уверена Елена Иванова («ЭОС»). – Руководителю важно видеть общую картину, не вдаваясь в излишние детали, а также иметь возможность удобно формировать резолюции и поручения. А сотруднику – видеть именно ту информацию, которая нужна ему соответственно его штатной должности на предприятии и ролевой модели в системе электронного документооборота. При этом желательно, чтоб лишние данные и элементы интерфейса его не отвлекали».

Что нужно для трансформирования бизнеса в цифровой вид? Судя по материалам прессы, надо в свою информационную систему напихать как можно больше средств искусственного интеллекта (ML и AI), а за каждый компьютер посадить программу-робота (RPA), которая будет нажимать кнопки вместо пользователя. И почему-то ни у кого не возникает вопроса, на каких данных ИИ будет набираться ума? И почему нужен отдельный компьютер для того, чтобы реализовывать простые алгоритмы обработки данных? На наш взгляд, ключевой элемент цифровой трансформации — овсе не то, о чем говорит большинство. Это инструменты быстрой разработки и настройки (Low-code), которые сейчас активно развивают все думающие о будущем разработчики СЭД-платформ.

Цифровая трансформация – замена человека машиной там, где человек выполняет то, что может сделать машина. Это возможно только тогда, когда накоплено достаточно информации о реальном ходе процессов, чтобы использовать ML для дальнейших оптимизаций. Для того чтобы иметь такие данные, процессы должны быть автоматизированы, да так, чтобы они максимально документировали сами себя, оставляли цифровой след. И тут как раз возникает основной разрыв: большинство управленческих процессов – это процессы документооборота, а след от них, увы, минимальный. Стратегия цифровизации должна формулироваться так: от бумажных документов к электронным, от неструктурированных документов и процессов к структурированным, от ручного труда к автоматизированному, от человека к роботу. Можно ли реализовать подобную стратегию, один раз все запрограммировав? Конечно, нет. Это процесс итеративный, причем итерации короткие: придется менять процессы, автоматизировать их и снова менять.

Что для этого нужно? Возможность автоматизировать процессы быстро: собирать метрики, вносить небольшие изменения, накапливать данные, уточнять структуру данных и процессов, снова делать изменения. Процесс непрерывный, и единственный способ его реализовать – иметь инструмент, который позволит делать это максимально быстро, дешево и желательно теми, кто понимает суть самого процесса. Все сказанное относится именно к Low-code-инструментам! И для СЭД они наиболее актуальны, поскольку процессы документооборота – самая дремучая архаика в структуре современной ИС.