Удаленка - новая норма. 5 быстрых шагов к удаленному офису
Мир изменился —начиная с того, как мы работаем и взаимодействуем с нашими командами и заказчиками, и заканчивая тем, как проводим время с семьей. В эти времена быстрых перемен те, кто отвечает за перевод сотрудников на формат работы из дома (Work From Home — WFH), сталкиваются с проблемами убеждения и обеспечения должного уровня продуктивности. По первоначальным оценкам, «новой нормой» считается, когда 39% сотрудников работают удаленно, по сравнению с 19% ранее (опрос мнения персонала Dell, март 2020)!
Система принципов Adoption and Change Management продолжает быть основой наших инициатив. Тем не менее, в эти беспрецедентные времена мы должны поменять образ наших мыслей и вспомнить выражение «лучшее — враг хорошего»!
Давайте рассмотрим некоторые важные моменты, которые помогут вашим сотрудникам адаптироваться к этой новой норме.
1. Определите важные «базовые» моменты
Чтобы «начать с основ», нам нужно понять, какие из основ в приоритете. Как вы можете знать, по системе Adoption and Change Management (ACM) определяются конкретные действующие лица и особенности работы, важные для них, и затем программы подгоняются под эти параметры. Такой более глубокий подход требует времени, поэтому начинать следует с одного действующего лица — работающего из дома.
Убедитесь, что вы нашли и определили все наиболее важные для ваших сотрудников моменты. Microsoft опубликовала новую версию отчета «День из жизни» удаленного сотрудника (скачать) — вот великолепный материал для старта, который заставит вас думать в верном направлении.
-
Мобильный старт работы
-
Продолжу начатое вчера, сделаю приоритетные дела - это очень легко
-
Я хочу быть на связи с коллегами из других регионов и стран, где бы я ни находился
-
Это касается не только меня. Вся моя команда хочет эффективно работать сообща.
После того как указанные выше пожелания будут зафиксированы, вы должны составить список задач для совместной работы, которые сотрудники должны будут выполнять в течение всего рабочего дня, и расставить эти задачи в порядке приоритета. Этому посвящен следующий раздел.
2. Делай основное
В условиях, когда необходимо быстрое управление изменениями, комплексная система ACM может оказаться непрактичной. Я рекомендую подход «просто делай основное». Используя правило 80/20, найдите изменения в браоте сотрудников, ставшие самыми распространенными и повысившие эффективность, а затем — наиболее важные из них для выполнения сотрудниками своих функций. Используйте основные «важные моменты» для определения областей, на которых следует сосредоточиться. А чтобы не заблудиться в этой суматохе, на данном этапе важно общаться с заинтересованными сторонами, чтобы затем (когда позволит время) плавно перейти к более полной программе ACM.
Для WFH наиболее важными, как правило, являются дистанционное проведение совещаний и дистанционное взаимодействие. Убедитесь, что вы сосредоточены на ИЗМЕНЕНИИ порядка проведения удаленных встреч, а не обязательно на темах встреч в целом. Например, процессы планирования встреч, приема приглашений и переноса мероприятий, вероятно, не изменятся (если только организация не внедрила новую систему совещаний для WFH).
На какие задачи следует обратить внимание:
▪ Создание виртуальной встречи
▪ Подключение к виртуальной встрече (с ноутбука или мобильного устройства)
▪ Работа с видео (с ноутбука или мобильного устройства)
▪ Обмен контентом
▪ Чат во время совместного использования экрана
▪ Как провести импровизированную встречу из сеанса чата
▪ Как пригласить на встречу участников (за пределами вашей организации)
▪ Как заглушать звук участников
Полезные ресурсы:
Ниже приведены ссылки на несколько руководств, которые помогут вам начать работу. Пройдитесь по ним и создайте свое собственное индивидуальное руководство для ваших сотрудников. Оно должно быть предельно простым и главным образом посвящено нескольким ключевым элементам.
▪ 5 простых способов повысить продуктивность с Microsoft Teams
▪ Краткое руководство по использованию Microsoft Teams
▪ Советы для работающих удаленно — данные видеоролики предназначены для ваших сотрудников. Вы можете использовать их в качестве основы для вашей собственной обучающей консультации для ваших сотрудников
▪ Руководство по Microsoft Teams – Управление встречами
▪ Как ведущему сделать встречи более эффективными
▪ Руководство по этике в Teams от Мэтта Вейда – уделите особое внимание разделу Meeting
3. Помогите сотрудникам избежать основных ошибок
Важно определить наиболее распространенные ошибки, которые сотрудники могут совершить, и заранее помочь им научиться тому, как их избегать. Это дает преимущества с точки зрения ACM — позволяет избежать неудовлетворенности и разочарования, а также вселяет уверенность.
Последние исследования показывают резкий рост популярности Microsoft Teams, а также увеличение частоты использования видео на совещаниях (частота использования видео в Microsoft Teams УДВОИЛАСЬ). Это серьезный сдвиг в нашей работе и одновременно возможность помочь нашим сотрудникам избежать распространенных ошибок на пути освоения видеоконференцсвязи.
Разработайте ЕДИНОЕ руководство для обучения основам. Я бы предостерег вас от отправки вашим сотрудникам ссылки на набор документов, которые могут быть доскональными и, вероятно, слишком сложными. Так, руководство по работе с Microsoft Teams может быть частью долее широкой инструкции, чтобы сотрудники всегда могли быстро его найти и легко получить к нему доступ.
4. Руководители — вот лучшие мотиваторы
Разрозненность сотрудников делает еще более сложными коучинг и наставничество. Мотиваторы и топ-менеджеры больше не сидят в соседней комнате и не принимают участие в диванных обсуждениях.
Однако эгалитарная особенность современной рабочей среды делает возможность общаться намного проще! Мы все в одной лодке!
Топ-менеджеры становятся великими мотиваторами! Майкл Делл вдохновляет членов своей команды тем, что сам ведет совещания. Исполнительное руководство — это, безусловно, самая сильная мотивирующая сила, которую может иметь организация. Топ-менеджеры способны показать процветание организации в изменившейся среде, используя инструменты, которые мы вынуждены применять, и быть образцовыми примерами внедрения этих инструментов. Ищите способы привести в пример их поведение сотрудникам и подчеркнуть, что мы все вместе в этом участвуем.
5. Руководите с пониманием
Прокладывая путь в этом изменившемся мире, мы должны помнить, что наша работа влияет на жизни наших сотрудников. Каждый человек столкнулся с беспрецедентным количеством ударов по своей личной и профессиональной жизни. Переход на удаленную работу может быть наименьшим злом из всего того, что мы вынуждены испытывать в эти сложные времена. Нас одолевают страх, стрессы и чувство неопределенности. Сотрудники с трудом пытаются нащупать баланс между работой и жизнью. Справиться со всем сразу крайне сложно.
Напоследок я хочу подчеркнуть, что сочувствие и забота о каждом человеке, а не просто о рабочей силе — вот что должно быть в центре вашего внимания. Структурируйте свои программы, коммуникации, тренинги, а самое главное — участвуйте в программах мотивации личным примером — с заботой и сопереживанием, и ваши действия будут иметь большее влияние, они приведут к устойчивым изменениям.
Топ-менеджеры и лидеры отрасли уже многое сделали для WFH и внедрения удаленной работы. Ниже я делюсь некоторыми из рекомендаций, которыми вы можете поделиться в своей организации:
▪ Управление удаленными сотрудниками с пониманием
▪ Стимулируйте ваших сотрудников работать из дома
Автор: Мустафа Хамид (Mustafa Hamid), глава по Глобальной дисциплине, Коммуникации и взаимодействие, Dell Technologies Consulting Services
Опубликовано 17.06.2020