«Вакансия» для цифрового сотрудника

26.08.2021Автор Christian Wells
«Вакансия» для цифрового сотрудника
Как выявить процессы, требующие роботизации

Вокруг внедрения RPA (роботизированная автоматизация процессов) сегодня много шума. По оценкам аналитической компании Gartner, объем глобального рынка RPA составляет 21 млрд долларов. Пандемия привлекла к этой технологии еще больше внимания. Компании хотят облегчить работу сотрудников, избавить их от рутины, пусть уделяют всё внимание клиентам и другой более интеллектуальной работе. Согласно нашему исследованию, 68% руководителей в России в конкурентной борьбе делают ставку на автоматизацию. А 94% участников опроса уверены, что RPA стимулирует переход на цифровые технологии. До пандемии 37% жаловались, что трудно удовлетворить потребительский спрос, а 86% видели решение в автоматизации.

С развитием технологий автоматизация может затронуть все больше процессов, как административных, так и бизнесовых. Единственное направление, которое пока что нельзя автоматизировать, это экстренное реагирование на непредвиденные ситуации, где работа строится на общении и на умении принять решение. Роботы пока непригодны там, где требуется эмоциональный интеллект.

В любых других случаях RPA может стать переломным моментом в управлении бизнес-операциями. Кристиан Уэллс, эксперт по роботизации процессов, руководитель клиентского офиса Blue Prism в России, рассказывает о том, как определить, где нужна роботизация и с чего начать, чтобы избежать типичных ошибок.

Проверка реальности и определение цели

Чтобы понять с чего начать определение процессов, требующих роботизации, надо изучить корпоративную среду конкретной компании. Часто опытные руководители справляются без руководств и сценариев рабочих процессов. Это нормально, но когда нет задокументированных процессов, то не будет и четкой сквозной картины того, как работают широкие межфункциональные процессы. Например, как принимают сотрудников на работу и обрабатывают страховые требования.

Кроме того, без руководств по работе могут возникать проблемы в форс-мажорных ситуациях, например, во время пандемии, когда многие работают удаленно. Когда сотрудник, традиционно выполняющий определенные задачи, уходит в отпуск или на больничный, потенциальные риски становятся очевидными.

Вполне логично, что сотрудники, которые выполняют свою работу в течение долгого времени, уже инстинктивно понимают, как действовать во внештатных ситуациях. Однако, если есть задача роботизировать процесс, то необходимо понять, что и зачем делается и составить детальное руководство по рабочему процессу. Анализ сценариев работы поможет определить ситуации, в которых может потребоваться автоматизация. Кроме того, он позволит выявить несоответствия и пробелы при управлении процессом вручную.

После анализа процессов их нужно рассмотреть, как математическую функцию через призму автоматизации - с точки зрения вводных данных. Когда будет понятно, что происходит с данными, как и кем они используются, легко определить, зачем нужен результат этого процесса.

Так выявляются не только те процессы, которые стоит автоматизировать, но и те, которые, оказывается, и не нужны в принципе. Некоторые поставщики RPA решений в том числе предлагают Business process reengineering – оптимизацию не только за счет быстродействия роботов, но и за счет исключения ненужных действий.

В итоге мы понимаем, что вместо того, чтобы задавать вопрос «кто должен выполнять конкретные действия?», лучше сосредоточиться на вопросах «как будет выполняться работа для достижения ожидаемого результата?» и «зачем нужны результаты данного процесса?».

Какой он, наиболее подходящий процесс для автоматизации?

Поиск процессов для автоматизации требует понимания того, какие этапы или компоненты выиграют от нее в большей степени. Большинство этих процессов объединяют три признака: большой объем операций, повторяющиеся действия и доступ к структурированным данным. Давайте рассмотрим каждый из них более подробно.

Большие объемы транзакций

Интуитивно кажется, что стоит рассматривать процессы с наибольшим объемом транзакций, чтобы получить наибольший эффект от автоматизации. Однако, если в каком-то виде деятельности совершается много операций, это еще не значит, что он подходит больше остальных. В таких ситуациях лучше разделять процесс на несколько частей и начинать с автоматизации самых простых операций. Например, вместо того чтобы брать весь бухгалтерский процесс, начните с выверки банковских счетов, разделив сквозной процесс на логически целостные фазы. Затем переходите к управлению процессом выставления счетов по заказам на продажу или к финансовой отчетности. Таким образом каждая часть становится управляемой задачей, которая приведет к автоматизации всего процесса с большим объемом транзакций.

Повторяющиеся действия

В автоматизации, как в производстве, различные действия с объектом выполняются по мере его продвижения по линии. Для таких повторяющихся действий можно сконструировать робота. Зачастую это сложные действия, а иногда довольно простые. Главное, чтобы они были повторяющимися и высокопроизводительными. Процессы, которые происходят только раз в месяц или раз в год могут не обеспечить окупаемость инвестиций.

Кроме того, на начальном этапе стоит выбирать не просто повторяющиеся, но и проверенные процессы. Не стоит браться за нестабильные и не обкатанные, хоть и интересные процессы. По мере развития автоматизации и накопления опыта, возвращайтесь к рассмотрению более сложных процессов.

Структурированные данные

При построении автоматизированного процесса необходимо, чтобы данные, которые используются в бизнес-процессе, были доступны для робота. Здесь важно понимать, что в то время, как люди могут легко прочитать, понять детали и добраться до критически важных данных, компьютеру потребуется несколько, а иногда и множество шагов для расшифровки. Поэтому развитие RPA лучше начать со взаимодействия с системами, которые могут быть легко прочитаны RPA и затем оценены как часть правил для управления выполнением процесса. Таким образом данные уже будут находиться в форме, понятной компьютеру, что позволит системе RPA быстро справиться с автоматизацией в дальнейшем.

Что дальше?

Теперь, когда уже есть понимание того, как выявить нужные процессы для автоматизации - самое время начать!

Планирование и подготовка важны, и, обладая глубокими знаниями о компании и процессах, ваши сотрудники могут дать ценные рекомендации, чтобы помочь вам в создании решений, повышающих эффективность. Этап тщательного планирования и подготовки поможет перейти к внедрению автоматизации для достижения конкретных целей компании.

 

Похожие статьи