Офис с размытыми границами

Гибридный режим работы давно уже стал регулярной практикой во всем мире, в том числе и в нашей стране. Какую-то часть времени сотрудники организаций работают из дома или любой удобной для них локации (кафе, коворкинга, парка в теплое время года), а офис посещают лишь в оговоренные с работодателем дни и часы либо при необходимости очной встречи и коллегами и клиентами. С одной стороны, это способствует безопасности, поскольку снижает риск заражения коронавирусом. Не будем забывать о том, что пандемия никуда не делать, ковид стал менее опасен, особенно для вакцинированных, однако заболевание все равно способно выбить работника из седла на срок от нескольких дней до пары недель, а то и больше. Причем если заболеет один сотрудник подразделения, то велик риск заразиться от него и всем остальным, особенно когда все они работают в открытом офисном пространстве. Ни один работодатель не хотел бы, чтобы болезнь выкашивала целые отделы и департаменты, поэтому готов сделать все необходимое, сводя этот риск к минимуму.

С другой стороны, гибридный режим полезен и самим работникам. При полной дистанционной работе сотрудники находятся в отрыве от коллектива, видя своего руководителя и коллег только на экране монитора. Такие условия не способствуют мобилизации всех сил для выполнения поставленных задач. Не будем говорить о «стадном» эффекте, но отметим, что рядом сидящие и усердно трудящиеся коллеги мотивируют не меньше, чем обещанная премия или прибавка к окладу за успешное выполнение работы. Гибридный режим также снижает риск профессионального выгорания сотрудников, что тоже очень важно.

За прошедшие два года гибридный режим прошел серьезный эволюционный путь, начавшись как острая необходимость быстрого перевода персонала на надомную работу, он во многих компаниях превратился в стандарт де-факто. За это время организации подготовили соответствующие регламенты, выбрали и внедрили необходимые инструменты, а также приняли меры по обеспечению информационной безопасности в новых условиях.

Развитие гибридного режима

«Изначально слова «гибрид» не существовало: мы все перешли на удаленный режим работы, потому что в офисе находиться было нельзя, — рассказывает Николай Петренко, менеджер по продвижению решений для совместной работы компании Cisco в России. — А когда пришло понимание, что это надолго, и появилось понятие «гибридная работа». И сейчас происходит адаптация, настройка платформ, формирование навыков менеджеров, принятие этой модели владельцами бизнеса, топ-менеджерами, которые не сразу были готовы перестраивать бизнес-процессы, поскольку в некоторых компаниях это связано с личными представлениями руководства о методах управления персоналом. Кроме того, многое зависит от традиций и корпоративной культуры компании. Важно, чтобы все участники процесса нормально относились к тому, что сегодня сотрудник работает в офисе, а завтра из дома, и это не значит, что он уклоняется от своих обязанностей. Постепенно компании учатся распределять затраты во времени на модернизацию инфраструктуры и сервисов, на использование облаков — это эволюционный процесс, который сильно ускорился из-за пандемии».

По мнению Ивана Гусева, директора департамента поддержки бизнес-приложений компании «СИГМА», появление гибридных форматов работы — серьезный прорыв в современном мире, который стимулирует руководителей изучать и развивать новые способы коммуникации с сотрудниками, клиентами и партнерами для достижения бизнес-целей и выполнения KPI. «Гибридный режим работы стал особенно актуальным с начала пандемии. Но для нас переход на удаленку в 2020 году не был чем-то принципиально новым: наши заказчики находятся по всей России и еще до пандемии мы вели большой объем работы с ними удаленно. Безусловно, в первое время необходимо было адаптироваться: расширить спектр инструментов для удаленной работы, настроить доступы к рабочим местам для сотрудников, переведенных на работу из дома, синхронизировать бизнес-процессы. С учетом новой ситуации мы адаптировали правила, которым следовали ранее», — комментирует он.

«Мы всегда уделяли большое внимание развитию наших внутренних систем управления персоналом и проектной деятельностью. Все ее основные компоненты, такие как система управления изменениями, были отлажены и внедрены задолго до пандемии, благодаря чему технологически мы были полностью готовы к переходу на удаленную работу. Другое дело, что после масштабного введения карантинных ограничений само восприятие удаленной и офисной работы существенно изменилось. С одной стороны, компания убедилась, что сотрудники умеют эффективно закрывать свои задачи и при работе из дома, но при этом остро встал вопрос о нехватке живого общения, которое необходимо компенсировать различными инструментами. Переход к гибридному режиму помог объединить удобство удаленного формата при индивидуальной работе и эффективность личного общения в офисе при решении командных задач. Сейчас руководители команд имеют возможность самостоятельно регулировать интенсивность присутствия в офисе в зависимости от потребностей проекта: от 3–4 дней в неделю до 1–2 раза в месяц. При этом сотрудники, которым некомфортно работать дома, могут работать в офисе и на постоянной основе», — говорит Ирина Ипполитова, менеджер по качеству ДКИС ALP Group.

Место не имеет значения

До сих пор у руководителей возникают вопросы, касающиеся критериев эффективности и выполнения KPI при гибридном режиме работы сотрудников. Как считает Екатерина Печаткина, директор по персоналу компании SAP CIS, особых изменений по сравнению с классическим офисным режимом здесь быть не должно. «Если в компании приняты KPI и присутствует культура доверия и нацеленности на результат, то абсолютно неважно, где физически находится сотрудник — удаленно, в офисе или использует гибридный формат работы. Выполнение поставленных и согласованных с ним результатов — зона ответственности самого сотрудника и его менеджера, который должен подключаться в случае сложных моментов. Как раз здесь важно помочь организовать работнику условия труда, чтобы эти показатели оставались на уровне. Например, во втором квартале 2020 года, в самый разгар пандемии, мы проводили ежеквартальный опрос сотрудников и выявили высокий уровень стресса в связи именно с трудностями организации рабочего дня и невозможностью отделить его от личного. Мы ввели во всей компании «Правила здорового менеджера», которые помогли сотрудникам справиться со стрессом, выгоранием и непониманием границ рабочего и личного времени. При следующем опросе мы увидели положительную динамику в улучшении показателей», — рассказывает она.

Такого же мнения придерживается Ирина Степанова, руководитель направления видеорешений и аксессуаров для совместной работы компании Logitech. «Гибридный формат как раз и хорош тем, что позволяет сохранить все плюсы работы в офисе — регулярное общение сотрудников, обсуждение и принятие совместных решений, групповая работа над проектами, в том числе с использованием корпоративную техники и других офисных инструментов в своей работе. Поэтому KPI при переходе на гибридную схему обычно сохраняются такими же, как и в офлайне. Но вот способы их оценки могут быть скорректированы с учетом того, что какое-то время сотрудники работают полностью удаленно», — комментирует она.

Больше чем общение

При переходе на гибридный режим работы очень важно было выбрать соответствующие инструменты, позволяющие сотрудникам не просто подключаться и обсуждать время от времени текущие вопросы, но добиться максимальной эффективности и вовлеченности их в непрерывный рабочий процесс. Что из этого инструментария остается актуальным и по сей день? «В первую очередь, актуальность сохраняют инструменты коллективной работы. И это не только средства организации связи, но и базы знаний, доски коллективной работы и прочее. Во вторую очередь — средства удаленного доступа к ЛВС и средства защиты периметра. Они есть и остаются актуальными при любой удаленной работе в компании. Очень хочется надеяться, что меньше стало требоваться средств мониторинга и контроля за рабочим компьютером сотрудника. Хотя, возможно, я несколько идеализирую людей, считая их сознательными: как на стороне руководителя, так и на стороне исполнителей», — полагает Ольга Щепунова, член клуба 4CIO.

«На мой взгляд, выросла потребность в системах совместной работы с возможностью аудио/видеоподключений с трансляцией документов, в то время как классическая видео-конференц-связь теряет свои позиции. Соответственно, из программных решений наиболее активно используются Zoom, MS Teams и Cisco Webex, — уверен Сергей Люшнин, директор департамента унифицированных коммуникаций и контакт-центров компании Step Logic. — Развивается аппаратное обеспечение переговорных комнат. Если в небольших помещениях чаще используются комплекты «все-в-одном» (huddle room), то комнаты, рассчитанные на 8–10 человек и более, в большинстве случаев оснащаются полноценной озвучкой, микрофонами и т. д. Также вырос интерес к индивидуальным устройствам, таким как гарнитуры и спикерфоны».

«В связи с массовым внедрением гибридной работы стало популярным все, что связано с мобильным рабочим местом, начиная от ноутбука и гарнитуры. Особенно вырос спрос на гарнитуры бизнес-класса, обеспечивающие высокий уровень шумоподавления. Возрос интерес к камерам, которые несут репрезентативную функцию и обеспечивают бизнес-качество видеосвязи. Также мы наблюдали всплеск интереса ко всевозможным онлайн-платформам для конференций, к корпоративным мессенджерам, позволяющим сотрудникам обмениваться сообщениями, файлами, аудио- и видеозвонками, независимо от того, где они находятся. При этом снизился интерес к классическим офисным рабочим местам и всему, что с ними связано, — к стационарным компьютерам и стационарным телефонам. Спрос на оборудование для переговорных комнат был отложенным. В период, когда сотрудники стали работать удаленно, оно перестало быть востребованным. По мере того как компании реализуют гибридный сценарий, люди возвращаются в офисы и проводят там некоторое время, а значит, растет спрос на оборудование видеосвязи для переговорных комнат. Одно из ключевых требований к оборудованию, которое раньше не брали в расчет, — уровень его совместимости. Если ранее у компании была платформа видеосвязи, то, как правило, использовалось оборудование одного вендора. 99% онлайн-общения проходило на основе этой платформы, и оборудование должно было быть совместимо с ней. Но сегодня компании используют большое количество разных платформ, и оборудование, которым оснащена переговорная комната, должно быть универсальным, совместимым с условно любой платформой», — объясняет Николай Петренко (Cisco).

Офисное удобство не выходя из дома

В офисе у сотрудников часто имеется ряд дополнительных удобств, позволяющих работать комфортнее (комнаты отдыха, эргономические кресла, большие мониторы). Для тех, кто проводит за компьютером целый рабочий день и много часов внимательно смотрит на экран монитора, это очень важно. Некоторые работодатели позволяют сотрудникам на гибридном режиме брать с собой и рабочий компьютер, но это, как правило, ноутбук. Высокопроизводительную рабочую станцию и офисное кресло никто с собой носить не захочет. Но именно эти, казалось бы, мелочи позволяют сотруднику чувствовать себя удобно, не уставать раньше времени и в срок выполнять текущие задачи. «Частично, конечно, компания может приблизить условия работы из дома к офисным, обеспечив сотрудников профессиональным софтом и оборудованием, а также компьютерной мебелью, — считает Ирина Степанова (Logitech). — Однако добиться в домашнем офисе такого же пользовательского опыта и качества работы, как с использованием дорогого корпоративного оборудования, вряд ли получится. И здесь снова на помощь приходит гибридный формат, позволяющий реализовать все возможности офисного оборудования. При этом для кого-то дома, наоборот, комфортнее, поскольку можно выполнять работу в более свободном графике».

«Организация домашнего пространства для работы — важный момент в гибридной и удаленной работе. Со стороны компании мы стараемся предоставить сотрудникам максимум условий, чтобы их работа была комфортна: корпоративные ноутбуки и телефоны, всевозможные программы для удаленной командной проектной работы и коммуникации. Также в нашей программе рабочих календарей автоматически установлено, что каждая встреча сокращается на 5–10 минут именно для того, чтобы у сотрудника был перерыв на время отдыха и чтобы он мог переключаться с одной задачи на другую. Конечно же, это не компенсирует офисные возможности, зато помогает коллегам делать небольшие перерывы для отдыха. Кроме того, мы советуем сотрудникам ставить блоки в календарь, чтобы это время использовалось для индивидуальной работы и не отвлекаться на частые звонки и встречи», — заключает Екатерина Печаткина (SAP).

«Конечно, в домашних условиях для компании уже сложно предложить каждому вкусный кофе и свежие фрукты, — полагает Ирина Ипполитова (ALP Group). — Но гибкое отношение к потребностям каждого сотрудника помогает увеличить комфортность его места работы. Например, вместо комнаты отдыха — подписка на онлайн-кинотеатр или сервис аудиокниг».