Алексей Бердин: «Главное — это скорость принятия решений»

Логотип компании
Можно ли полностью отказаться от собственной инфраструктуры в пользу облачных решений? Можно ли передавать в корпоративную СЭД 80% входящих документов? Можно ли сохранять олимпийское спокойствие, когда вендор ключевого бизнес-приложения уходит с рынка?

Алексей Бердин, руководитель департамента информационных технологий компании «ПРОГРЕСС» (производство детского питания под брендом «ФрутоНяня» и другими торговыми марками), утвердительно отвечает на все эти вопросы.

Чем было обусловлено решение о переходе к облачным технологиям и насколько они тотальные?

Три года назад, когда я занял свою нынешнюю должность, руководство и владельцы бизнеса поставили задачу перестроить инфраструктуру и приложения под задачи технологического лидерства. Наша компания многого достигла в применении технологии в целом, прежде всего в производстве, и этот высокий уровень должен быть поддержан и в ИТ-сфере, создавая весомые преимущества для самого бизнеса.

На это и был нацелен переход от традиционных собственных серверных решений к полностью облачной инфраструктуре. Теперь она полностью размещена в российских дата-центрах. О колокейшн речи не идет: с позапрошлого года у нас собственных серверов нет вообще. Мы используем несколько дата-центров, и построенная система обеспечивает и безопасность, и отказоустройчивость. Собственных сетей у нас также нет, только «последние мили».

Связь нам обеспечивает один из крупнейших российских провайдеров, а его страхованием занимаются два лидера российского рынка в области защищенной передачи данных. Наши внутренние информационные потоки полностью находятся внутри закрытого контура этого оператора. При нашей территориальной распределенности обеспечивается необходимая надежность, а в случае сбоев переключение на резервного оператора происходит автоматически. Во всем этом ничего экстраординарного нет, просто обычно российские компании, кроме самых крупных или передовых, не достраивают свои инфраструктуры до такого уровня.

Мы также перешли на современную телефонию, что было важно, прежде всего, для поддержки работы кол-центра. Теперь и эта часть инфраструктуры хорошо управляется удаленно, готовы к развертыванию чат-боты. Через них в том числе будем обрабатывать звонки в службу поддержки и закрывать повседневные операции с учетными записями, корректировкой информации, архивированием и анализом обращений на ServiceDesk.

Насколько формализованы ваши отношения с провайдерами? Насколько жестки SLA?

К надежности провайдеров у нас нет замечаний. Я прежде уже использовал такую схему работы. У нас с ними есть полное и однозначное понимание того, кто кому, когда и что должен. SLA заключены, уровень их довольно высок, эти требования выполняются. Надежность на уровне 99,94 провайдеры нам стабильно обеспечивают, по факту бывает и выше. Имеются и штрафные санкции, хотя они, конечно, не могут компенсировать потенциального ущерба бизнесу в случае сбоев, но не всегда.

Эти провайдеры на моей памяти так работают уже более пяти лет. Но надо понимать, что все это не стандартная услуга операторов, которую мы могли бы купить. Фактически мы задали провайдерам нужные нам методы работы.

Мы рассмотрели пять разных дата-центров, подбирая необходимый нам уровень технологической надежности. Проверяли самое главное — качество постановки процессов и понимание ответственности перед клиентом.

Наших собственных админов стало немного меньше, теперь их трое. Они полностью управляют всей нашей облачной инфраструктурой, но не занимаются инфраструктурой физической. Ею полностью занят ЦОД. Нам, конечно, это тоже интересно, мы, знаем, что там за машины, как их обслуживают, но сами не занимаемся, хотя это, конечно, приятная информация для каждого админского уха.

В начале нашей «облачной» жизни им было, разумеется, жалко расставаться с серверными, но администраторы быстро перестроились, видимо, потому что поняли — так, в облаках, они могут намного больше. Все действия по уходу за «железом», включая «пожаротушение» и пылеудаление, больше времени не отнимают, можно изучать технологии и оптимизировать процессы, до которых раньше просто руки не доходили: ведь надо было следить за кондиционером.

С появлением тяжелых бизнес-приложений нам пришлось задуматься о переходе с Hyper V, на котором мы работали несколько лет, на VMware, и миграция прошла практически незаметно для пользователей. Это, безусловно, заслуга наших администраторов.

Как организован ваш ИТ-ландшафт?

Преимущественно он построен на технологиях Microsoft, от облачной среды до среды разработки. Мы планомерно создавали эту гомогенную структуру. Например, в компании были накопленные «файловые помойки». Мы развернули Sharepoint, индивидуальные Onedrive, дали возможность обмениваться ссылками на облачные файловые хранилища. Платформа электронного документооборота тоже была выбрана с учетом ИТ-ландшафта. Это Directum — интерфейс, перекликающийся с Microsoft Office.

Единственное, что заметно выделяется на этом фоне, — SAP S/4 HANA. Для нас это облачный сервис SAP, там используется OS Linux и там все совершенно по-другому, включая пользовательский интерфейс. Часть модулей еще работает в традиционном интерфейсе SAP, часть уже в новом графическом, и их становится все больше. Часть наших пользователей даже не представляет, что когда-то у этого приложения интерфейс был другим, не «современным».

В нынешней ситуации мы сохраняем спокойствие. У нас есть планы на случай форс-мажоров различного характера. Все они предусматривают обеспечение непрерывности бизнеса. Мы внедрили SAP S/4 HANA в 2020 году, поэтому горизонт планирования у нас значительный, до 2026 года минимум. Оставаясь в правовом поле, мы получаем все необходимые нам сервисы. Стали больше общаться с менеджерами вендора, решая вопросы техподдержки, обсуждая прогнозы и возможности развития ситуации. Мы не поддаемся истерике, но прорабатываем каждое официальное заявление вендора, чтобы понять, как оно отразиться на нас.

У нас внедрено уже большинство существующих модулей, включая планирование производства и управление им. Но пока данных мало, менеджмент новый, мы только готовимся к полноценному применению всех этих возможностей.

У нас есть и собственные склады, автоматизирован подбор заказов, погрузки автомобилей и другие ключевые процессы. Все это реализовано на WMS Solvo, и выполнена интеграция с ERP-системой.

Что касается цепочек поставок, тут применяются довольно очевидные решения. Мы подключены к EDI, через него происходит интеграция с ERP-системой, так же как и с Directum. Счета-фактуры, акты и некоторые иные документы обрабатываются в рамках ЮЗДО (юридически-значимый документооборот). Весь поток этих документов обрабатывается в ERP-системе. Более 600 заказов (по 3–5 сопутствующих документов на каждый) в день мы обрабатываем в автоматическом режиме, заказы выстраиваются в очередь согласно заданным приоритетам. Проверяются ценовые условия клиентов, запрашиваютс данные в WMS, получаются ответ, учитываются производственные планы, товары в пути, то есть это полноценное ERP-решение, где задействована вся возможная функциональность.

Это позволяет нам эффективно работать с федеральными сетями, у которых бывает очень сложная и точная логистика, вплоть до жестко заданных окон прибытия машин в логистические центры. Наш автомобильный парк смешанный: есть и собственные машины, и лизинговые, все управление транспортом централизовано и тоже широко и полноценно использует ИТ-решения.

Как давно вы применяете СЭД в целом и ЮЗДО в частности?

СЭД как таковая применялась в компании давно. Это был DoscVision, кастомизированный примерно на 80% и не менявшийся много лет. Использовать его, конечно, можно было и дальше, но толку, безусловно, уже было маловато. Поэтому в 2020 году было принято решение о миграции на новое приложение, Directum.

Сейчас у нас 20% кастомизации, покрывающей специфические потребности. Продукт удобен тем, что выстраивает различные иерархии, которые формируют финансовый архив. Это позволяет нам отслеживать больше параметров взаимодействия с контрагентами, чем возможно в других системах электронного документооборота. Мобильное приложение Directum постоянно используется нашими менеджерами, частично через браузер, частично со смартфонов, но удаленная работа идет постоянно.

Важным для нас новшеством стал и юридически значимый документооборот. Во многих компаниях до сих пор согласование и фактическое подписание документов происходят отдельно. Если речь идет о гостайне или некоторых типах финансовых документов, есть законодательные ограничения. Но для большинства организаций и типов документов таких ограничений нет.

В нашем ЮЗДО мы используем защищенные электронные подписи, имеем собственный корпоративный центр регистрации. Нам это обходится недорого, поскольку это одна из услуг нашего провайдера электронного документооборота.

СЭД пользуются все сотрудники, имеющие учетную запись, но число одновременно доступных рабочих мест лицензировано по конкурентному принципу. И этого достаточно. У нас и Service Desk тоже с конкурентными лицензиями.

Мы считаем удаленную работу нормальной, жаль, что в России эта разумная практика смогла прижиться только из-за COVID-19. Сотрудники нашего ИТ-подразделения преимущественно работают в офисе согласно нашей общей корпоративной политике, но имеют привилегию в некоторые дни работать удаленно.

Как вы используете ЮЗДО во взаимодействии с контрагентами?

Есть интеграция с «СКБ-Контур. Диадок», что позволяет автоматически загружать в нашу СЭД документы внешних контрагентов, присланные на подпись. Есть развитые средства создания маршрутов согласования. Около 80% всех внешних взаимодействий мы уже перевели в такой автоматический режим принятия и отправления. Считаем, что этого совершенно недостаточно, намерены практически полностью автоматизировать данный процесс. Так мы экономим ресурсы, включая бумагу, но главное — время.

Наши контрагенты в целом поддерживают такое развитие событий, но некоторые из них настаивают на использовании их собственных систем документооборота. Однако мы неизменно объясняем, что так же, как роуминг сотовой связи дает нам возможность пользоваться услугами разных провайдеров и прекрасно общаться, то и в случае в СЭД нет никакой необходимости всем непременно использовать одно и то же ПО.

Иногда не сразу, но понимание приходит, тем более что ЮЗСД теперь стал заметно дешевле и быстрее, чем оформление бумажных документов. Дело даже не в стоимости, хотя и она влияет. Самое существенное — скорость принятия решений. Выше результативность переговоров, лучше коммуникации, в целом эффективность взаимодействия растет.

Для компании весьма важно применение именно полноценного документооборота, а не простого согласования. Мы следим за метриками использования СЭД. Скорость обработки документов у нас выросла на 30% с появлением нового приложения, в основном за счет обработки первичных документов и организации согласования. При этом кратно уменьшилось число занятых обработкой документов.

У нас много обязательств, накладываемых надзорными органами, в том числе обязательная маркировка. Это тоже автоматизировано, включая передачу данных в государственные учетные системы.

Бумага пока еще есть, в том числе в кадровом документообороте. Нельзя забывать о том, что законодательство РФ позволяет сотрудникам выбирать форму взаимодействия с отделом кадров и не позволяет принуждать людей к исключительно цифровому общению. Более того, остаются типы документов, в том числе трудовой договор, для которых разрешена только бумажная форма. Соответственно, у нас остаются доступными как традиционные, так и новые форматы взаимодействия. Но все типы документов, цифровой вид которых разрешен, мы постепенно вводим в оборот.

Опубликовано 22.08.2022

Похожие статьи