IT ManagerИТ в бизнесеУправление

Доверяй, но проверяй

Алексей Комов | 23.12.2016

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Доверяй, но проверяй

Если взять основополагающий принцип перфекционизма и применить его при выборе ИТ-подрядчика, то получится, что искомый партнер одновременно должен выполнять свою работу быстрее, качественнее и дешевле всех. Но на практике из этих трех условий в лучшем случае выполняются почему-то одно-два, а обычно — вообще ни одного. А все потому, что одного желания заполучить «самого-самого» партнера, увы, недостаточно.

По мнению Кирилла Дубчака, ИТ-директора и члена клуба 4CIO, у компаний, дорожащих своим временем и ресурсами, для выбора ИТ-подрядчиков в обязательном порядке должна быть предусмотрена строго регламентированная и многократно обкатанная процедура.

Близкая к идеалу схема может выглядеть следующим образом: ИТ-служба компании предоставляет подразделению, отвечающему за проведение конкурса, требования к ИТ-решениям или услугам вместе с рекомендованным списком поставщиков. В свою очередь, тендерный отдел или тендерный комитет, в который входят представители разных подразделений компании, может добавить участников, если они соответствуют тем же критериям отбора. При этом требования могут быть как чисто техническими, так и общими — к решению и его стоимости, к подрядчику, к процессу оказания ИТ-услуг и так далее. В рамках конкурса тендерный отдел или комитет проводит все необходимые мероприятия, включая встречи с претендентами и аукцион (если он предусмотрен), а затем на основании утвержденных критериев и правил выбирает победителя. Ну а во избежание недоразумений результаты конкурса должны обязательно согласовываться ИТ-службой, например, чтобы не было неправильной интерпретации конкурсной информации от претендентов со стороны тендерного отдела.

______________________________________________________

img

Владимир Иванов, ИТ-директор компании «Галс Девелопмент»:

«Приоритет все-таки за предсказуемостью и отлаженным взаимодействием и конструктивностью работы подрядчика».

_____________________________________________________

Впрочем, описанный сценарий не догма, в нем возможны отклонения как в сторону усложнения, так и упрощения, в зависимости от масштабов и специфики деятельности организации. «В нашей компании ИТ-департамент получает запрос на определенный функционал решения от бизнес-подразделений и предлагает на выбор несколько вариантов в виде презентаций. Опираясь на пожелания внутреннего заказчика, из предложенных решений выбирают наиболее подходящее, после чего на основании ТЗ проводится тендер на госзакупки», — делится опытом Владимир Иванов, ИТ-директор компании «Галс Девелопмент».

Залог успешного результата, по словам Алексея Лобачева, руководителя департамента информационных технологий НПФ «Благосостояние», кроется не в сложности отбора партнера, а в его ориентации на задачи, стоящие перед ИТ-подразделением или компанией в целом. Именно поэтому в НПФ «Благосостояние» сначала создается рабочая группа, которая формирует критерии выбора подрядчиков в соответствии с особенностями проекта. Затем проводится первичный конкурс подрядчиков на основании собранной о них информации, после чего конкурсантам передаются бизнес-требования или техническое задание на оценку. В свою очередь потенциальные партнеры-подрядчики готовят коммерческие предложения, а рабочая группа выбирает лучшее из них по соотношению цены и соответствия задачам.

______________________________________________________

img

Алексей Лобачев, руководитель департамента информационных технологий НПФ «Благосостояние»:

«Самым важным для нас является результат: решить поставленные задачи в срок и за разумные деньги. Поэтому, при решении каждой задачи все предложения рассматриваются согласно соответствующим задаче критериям. Отлаженный механизм взаимодействия может быть одним из критериев, но не ключевым».

____________________________________________________

«Необходимо положительное решение о возможности сотрудничества со стороны специалистов по экономической безопасности, которые минимизируют риски фонда по выбору недобросовестных компаний, - добавляет Алексей Лобачев, - Также при выборе поставщика всегда проверяем информацию о нём на рынке. Рынок ИТ-услуг довольно узкий, и информация о добросовестных и недобросовестных подрядчиках довольно быстро становится доступна всем. Кроме того, еще на этапе переговоров мы оцениваем готовность подрядчиков к диалогу и к тому, чтобы быть гибкими в процессе разработки и внедрения решения. Отдельный бонус, если это фиксируется в контракте».

Вне конкурса

Однако, затевая подобные смотрины и выборы, не следует слишком полагаться на предусмотренный регламент. «Выбор — всегда понятие субъективное. У него может быть множество критериев, и для разных случаев важны разные из них. Если пытаться это стандартизировать, то можно попасть в ситуацию, когда хороший поставщик не соответствует какому-то формальному принципу из стандарта и придется выбирать другого, который хуже и дороже, но отвечает заданному стандарту, не релевантному для данной закупки», — предостерегает Иван Козлов, директор по ИТ компании Metsa Group.

______________________________________________________

img

Иван Козлов, директор по ИТ компании Metsa Group:

«Мы не занимаемся регулярным мониторингом добросовестности наших подрядчиков и поставщиков, но у нас есть договоренность, что если в какой-то момент мы понимаем, что предлагаемые цены выше рыночных, то просто прекращаем работу с этим поставщиком и ищем нового».

______________________________________________________

Кроме того, бывают ситуации, когда при выборе ИТ-подрядчика компания вполне может и вовсе обойтись без тендера. По словам Кирилла Дубчака, такое возможно при невысокой значимости или низкой стоимости партнера услуги. В этом случае отмена конкурса позволяет сэкономить деньги и время на поиск подрядчика. Да и подобное исключение, по мнению Владимира Иванова («Галс Девелопмент»), оправданно, если выбранное ИТ-решение или услуга уникальны и не имеют аналогов и конкурентов на рынке.

«У нас в компании есть описанный механизм проведения выбора поставщика, но пользуемся мы им достаточно редко. Это связано с тем, что мы не очень большие — закупки оборудования осуществляем не регулярно и обеспечить сколько-нибудь значительные объемы для получения интересных скидок не можем. С точки зрения ПО потребности компании довольно специфичны, игроков на рынке автоматизации транспортно-экспедиционных услуг не так и много, поэтому устраивать конкурс не получается: не из кого выбирать», — делится опытом Ольга Щепунова, руководитель отдела автоматизации бизнес-процессов ООО «Траско».

Знай в лицо

К основным конкурсным требованиям и критериям отбора чаще всего относятся срок присутствия подрядчика на рынке и его финансовая стабильность, наличие необходимых компетенций и сертификатов, а также репутация и опыт, подтвержденный успешными проектами. Так НПФ «Благосостояние» за 20 с лишним лет достаточно хорошо изучил рынок ИТ-услуг и успел посотрудничать со многими компаниями. По словам Алексея Лобачева, если опыта работы с компанией еще нет, то фонд, кроме перечисленных критериев, дополнительно собирает отзывы о её работе – у дружественных компаний на рынке, делавших совместные проекты с этим партнёром, трудившихся у него специалистов.

Конкурсной информации может быть недостаточно для того, чтобы лучше распознать и правильно оценить потенциального подрядчика. В частности, Иван Козлов (Metsa Group) настоятельно рекомендует проверять всех поставщиков на благонадежность с помощью таких сервисов, как «СПАРК» или «Контур-Фокус».

______________________________________________________

img

Кирилл Козлов, заместитель коммерческого директора АО «РАМЭК-ВС»:

«Заказчик должен быть уверен, что его не оставят один на один со своим проблемами, что он всегда сможет рассчитывать на оперативную и квалифицированную помощь».

______________________________________________________

По мнению заместителя коммерческого директора АО «РАМЭК-ВС» Кирилла Козлова, заказчик должен быть уверен в наличии у подрядчика достаточного опыта и компетенций в той области, к которой относится проект. Это значит, что подрядчик в первую очередь должен проинформировать потенциального клиента о ранее выполненных проектах и предоставить все необходимые лицензии и сертификаты на данный вид деятельности. Не лишним будет сообщить о своих компетенциях в смежных областях деятельности — возможно, они окажутся востребованными если не в текущем проекте, то в следующем. «Самое главное — сформировать у заказчика четкое понимание, что мы не умеем делать все. Зато в конкретных поставленных задачах имеем максимальную компетенцию и для них у нас есть наилучшее решение на рынке», — считает Павел Миронов, директор департамента по работе с представителями ТЭК компании RedSys.

По словам Алексея Максимачева, ИТ-директора сети клиник «XXI век», в тех случаях, когда запрашиваемый продукт или услуга достаточно просты, а риск урона от ошибочного выбора партнера невелик, его вполне можно проверять прямо в процессе сотрудничества. Однако в сложных проектах опыт и репутация подрядчика могут играть решающую роль. «Поэтому, мы никогда не запрашиваем у поставщика информацию о его предыдущих проектах, а находим ее сами. Так мы некоторым образом страхуемся от предвзятых рекомендаций», — делится опытом Алексей Максимачев.

______________________________________________________

img

Алексей Максимачев, ИТ-директор сети клиник «XXI век»:

«Для того чтобы сделать правильный выбор партнера, нужно знать рынок или полагаться на мнение консультанта, которому доверяешь именно в той сфере, к какой относится искомый продукт».

______________________________________________________

Разведка боем

Один из способов снижения риска неправильного выбора подрядчика и ИТ-решения — проведение предварительного тестирования. Большинство серьезных ИТ-компаний готовы предоставить потенциальным клиентам такую возможность. «Мы понимаем, что для интеграции некоторых продуктов заказчик должен попробовать, убедиться в их работоспособности и эффективности. Когда клиент демонстрирует реальную заинтересованность, мы предоставляем бесплатное тестировании. Причем оно может проводиться как на нашей площадке, так и непосредственно на инфраструктуре заказчика в полевых условиях. В любом случае мы приветствуем желание заказчиков на практике убедиться в том, что мы декларируем», — отмечает Владимир Пискунов, вице-президент по коммерческой деятельности компании «Аквариус».

Кирилл Козлов («РАМЭК-ВС») считает, что тестирование необходимо при закупках сложных программно-аппаратных комплексов. Иногда у заказчика уже есть свое ПО, и он хочет посмотреть, будет ли оно работать на оборудовании подрядчика. В некоторых же случаях, особенно при разработке проектов в области информационной безопасности, ИТ-компаниям приходится создать специальный испытательный стенд для моделирования работы всего программно-аппаратного комплекса, чтобы помочь заказчику уточнить требования к системе и правильно выбрать оборудование.

«Мы предоставляем бесплатное тестирование решения в случае понимания, что оно на 100% соответствует ожиданиям заказчика, и эти ожидания — вполне определенные задачи, преследующие понятные и четкие цели. Во всех остальных случаях тестирование не имеет смысла и только портит взаимодействие и выход на контракт, поскольку требует работы экспертов, настройки и доработки решений», — комментирует Павел Миронов (RedSys).

Дешево и сердито

Как не ошибиться в выборе победителя, если конкурс все-таки решено проводить? Большинство ИТ-руководителей называют определяющим фактором выбора подрядчика оптимальное соотношение цены и качества продукта или услуги. Кирилл Дубчак поясняет, что самое дешевое решение далеко не всегда дает необходимый результат, а порой даже приводит к неудаче. Хотя не всегда целесообразно покупать и самое качественное, что есть на рынке, заведомо переплачивая за него.

______________________________________________________

img

Кирилл Дубчак, ИТ-директор и член клуба 4CIO:

«Самое дешевое решение далеко не всегда дает необходимый результат, а порой даже приводит к неудаче».

______________________________________________________

«В идеале выбор должен основываться на суммарной оценке по всем критериям отбора с учетом весовых коэффициентов этих критериев. И важно, чтобы здесь была предусмотрена и экспертная оценка для трудно формализуемых моментов, например, для учета перспективности предлагаемого решения с точки зрения наличия карты его развития вендором», — подчеркивает Кирилл Дубчак. Кроме того, при выборе ИТ-решения необходимо принимать во внимание не только его рыночную цену, но и совокупную стоимость владения в среднесрочной или долгосрочной перспективе. Может оказаться, что, несмотря на очень низкую стоимость услуг по внедрению решения, в дальнейшем компания столкнется с высокими затратами при его эксплуатации.

По оценке Кирилла Козлова (АО «РАМЭК-ВС»), шанс на победу обычно определяется ценой решения и сроками его поставки или внедрения. А значит, подрядчик должен иметь все необходимые компетенции, опыт работы в аналогичных проектах, достаточный штат сертифицированных специалистов и, конечно, налаженное взаимодействие с производителями оборудования и грамотную логистику.

В период экономического спада, когда компании вынуждены затягивать пояса и ужимать ИТ-бюджеты, единственным значимым фактором выбора подрядчиков для большинства заказчиков часто остается цена. Однако Владимир Пискунов («Аквариус») призывает не заниматься самообманом. «Цена, особенно сейчас, несомненно один из основных факторов при выборе подрядчика. Но рассматривать ее как единственный критерий выбора крайне опрометчиво. Ведь на выходе важно получить качественное и эффективное решение поставленной задачи, а это всегда определенные затраты. Да, они должны быть обоснованными, эффективными, но не могут стремиться к нулю», — убежден Владимир Пискунов.

______________________________________________________

img

Павел Миронов, директор департамента по работе с представителями ТЭК компании RedSys:

«Наша миссия — подбирать те продукты и услуги, которые оптимальны для решения задачи клиента».

______________________________________________________

Павел Миронов (RedSys) констатирует, что успешность выбора ИТ-подрядчика напрямую зависит от правильности формулировки задачи со стороны клиента. Чем лучше понимание задачи самим заказчиком и чем точнее описаны пути решения у подрядчика, а также чем нагляднее представлен эффект от реализации совместного проекта, тем менее важна стоимость. «Нам не нужна победа любой ценой. Нам нужна встреча с заказчиком в одной точке, полное соответствие ожидаемого и предлагаемого решения, корректная конвертация ожиданий в решения. Цена важна там, где нет уверенности в получении положительного эффекта и в возврате инвестиций», — поясняет Павел Миронов.

«Необходимо положительное решение о возможности сотрудничества со стороны специалистов по экономической безопасности, которые минимизируют риски фонда по выбору недобросовестных компаний, - говорит Алексей Лобачев (НПФ «Благосостояние), - Также при выборе поставщика всегда проверяем информацию о нём на рынке. Рынок ИТ-услуг довольно узкий, и информация о добросовестных и недобросовестных подрядчиках довольно быстро становится доступна всем. Кроме того, еще на этапе переговоров мы оцениваем готовность подрядчиков к диалогу и к тому, чтобы быть гибкими в процессе разработки и внедрения решения. Отдельный бонус, если это фиксируется в контракте».

Лучшее враг хорошего

Одна из наиболее сложных для заказчика ситуаций — необходимость выбора между ИТ-подрядчиком, с которым уже выстроен отлаженный механизм успешного взаимодействия, и новым партнером, предлагающим более привлекательный по ряду критериев продукт или услугу. Мнения ИТ-руководителей по решению данной дилеммы расходятся. Так, Владимир Иванов («Галс Девелопмент») считает, что приоритет все-таки за предсказуемостью и отлаженным взаимодействием и конструктивностью работы подрядчика. А Кирилл Дубчак, напротив, полагает, что выбор необходимо делать в пользу более выгодного решения, поскольку отладка взаимодействия между партнерами — вполне осуществимая задача для обеих сторон.

«Если подрядчик предсказуемо завышает цены и срывает сроки, мы стараемся не работать с такими поставщиками, если есть альтернативы. Если же предсказуемость выражается в качественно выполненной работе в рамках согласованных сроков и бюджетов, то, конечно, это определяющий фактор», — убежден Иван Козлов (Metsa Group).

______________________________________________________

img

Ольга Щепунова, руководитель отдела автоматизации бизнес-процессов ООО «Траско»:

«У нас в компании есть описанный механизм проведения выбора поставщика, но пользуемся мы им достаточно редко».

______________________________________________________

По мнению Ольги Щепуновой («Траско»), отлаженный механизм взаимодействия между партнерами весьма важен, особенно для длительных ИТ-проектов, связанных с разработкой и внедрением программных решений. Потому что в этом случае возникает эффект синергии, который с лихвой может перекрыть все остальные факторы. Тем более что в ИТ-проектах, как правило, принимает участие не вся компания-подрядчик в целом, а конкретная команда. Однако Ольга Щепунова убеждена, что полагаться только на отлаженный механизм взаимодействия ошибочно — нужно регулярно мониторить рынок, общаться с другими поставщиками и ни в коем случае не «складывать яйца в одну корзину».

«Заказчику, безусловно удобно, когда подрядчик хорошо понимает его проблематику, задачи и специфику. Это позволяет максимально оптимизировать совместную работу, повысить эффективность, что в свою очередь приводит к снижению издержек и уменьшению конечной стоимости услуг», — отмечает Владимир Пискунов («Аквариус»).

______________________________________________________

img

Владимир Пискунов, вице-президент по коммерческой деятельности компании «Аквариус»:

«Мы понимаем, что для интеграции некоторых продуктов заказчик должен убедиться в их работоспособности и эффективности».

______________________________________________________

По мнению Алексея Максимачева («XXI век»), отлаженный механизм взаимодействия очень важен и долгосрочные взаимоотношения с поставщиком решения дают массу преимуществ. Однако в постоянно меняющемся мире есть вероятность остановиться в развитии или попасть в зависимость, работая с одним и тем же партнером. И потому необходимо регулярно осуществлять мониторинг того, какие компании действуют на рынке, какие решения они предоставляют и какими компетенциями обладают. В особо ответственных случаях Алексей Максимачев рекомендует общаться не с руководством и менеджерами компаний-подрядчиков, а напрямую с исполнителями, которые будут работать в рамках проекта. Конечно, далеко не все ИТ-подрядчики готовы так близко подпустить заказчика к своим сотрудникам, но в сложных проектах, предусматривающих тонкую настройку решений и существенный пласт дополнительных разработок, возможность общения с исполнителями может оказаться решающим критерием при выборе партнера.

Журнал IT-Manager № 12/2016    [ PDF ]    [ Подписка на журнал ]

Об авторах

Алексей Комов

Алексей Комов

Журналист, автор статей, интервью и аналитических обзоров для изданий IT News, IT-Weekly и IT Manager.

Мероприятия

23.09.2018 — 25.09.2018
XII Конгресс "Подмосковные вечера"

Москва, Атлас Парк Отель. Домодедово, Судаково, 92,

26.09.2018
Loginom Day 2018: продвинутая аналитика, легкая в приготовлении

Москва, event-холл «Инфопространство»

02.10.2018 — 03.10.2018
Открытая конференция для бизнеса и ИТ «ACCELERATE»

Москва, Краснопресненская набережная, 14 Экспоцентр

02.10.2018
Практики построения современного трейдинга

Москва, Арарат Парк Хаятт, зал Саргсян

04.10.2018 — 05.10.2018
БИТ Санкт-Петербург 2018

Санкт-Петербург, проспект Медиков, дом 3, Конгресс-центр «ЛПМ»