Аутсорсинг печатной инфраструктуры в поликлиниках Москвы — опыт Xerox
Аутсорсинг в тренде
Любая организация стремится повысить собственную эффективность и сократить издержки. В последние годы как коммерческие, так и государственные структуры всё чаще поручают решение этой задачи сторонним подрядчикам. Это позволяет сэкономить деньги, время и человеческие ресурсы и в то же время обеспечить достойный результат. Оптимизацией займутся специалисты, а обязанности и целевые показатели подрядчика будут прописаны в контракте.
Одно из популярных направлений аутсорсинга — управление печатной инфраструктурой. В рамках этой услуги подрядчик может сократить расходы заказчика на документооборот и оптимизировать парк офисной техники, поддерживая его бесперебойную работу. Аутсорсинг позволяет организациям не только освободить собственных сотрудников от непрофильных обязанностей, но и повысить эффективность рабочих процессов.
Оптимизация печатной инфраструктуры — почему она важна для поликлиник
Несмотря на то, что московские поликлиники давно перешли к электронному обмену информацией на базе ЕМИАС, полностью отказаться от бумажных документов в ближайшей перспективе они не смогут. Это значит, что нормальное и бесперебойное функционирование учреждений здравоохранения всё ещё будет зависеть от стабильной работы принтеров и МФУ, особенно в кабинетах врачей, которым необходимо постоянно распечатывать рецепты и табели амбулаторных пациентов.
Эффективность работы печатной инфраструктуры влияет не только на возможность получать нужные документы в нужное время, но и на размер издержек. В условиях ограниченного бюджета в поликлиниках важно создать прозрачную систему управления расходами на печать. Это позволит направить сэкономленные средства на повышение качества медицинских услуг.
Разумеется, издержки бывают не только прямыми, но и косвенными. Например, к последним относится потеря рабочего времени сотрудников на решение проблем, связанных с печатью документов. Это ещё одна причина, по которой учреждениям здравоохранения стоит уделить внимание грамотному управлению печатной инфраструктурой.
Зарубежный опыт
Услуги аутсорсинга печатной инфраструктуры уже давно используются в области здравоохранения за рубежом. Например, расположенная в США сеть учреждений здравоохранения Allina Health сэкономила около 750 000 долларов уже в первый год действия аутсорсингового контракта с Xerox. В эту сеть входят 82 клиники и 11 госпиталей с 24 000 сотрудников. Парк МФУ в госпиталях Allina Health удалось сократить примерно на треть без потери эффективности. При этом специалисты Xerox взяли на себя обязанности по обслуживанию и замене печатной техники. В результате реализации проекта врачи, медсёстры и другие сотрудники Allina Health смогли уделять пациентам больше времени.
Расположенный в Бразилии Сирийско-Ливанский госпиталь ежегодно обслуживает более 120 000 пациентов. Этому учреждению услуги компании Xerox помогли снизить стоимость цветной печати на 60% и сократить количество принтеров и МФУ в парке на 20%. Благодаря установке новых экономичных МФУ Xerox в госпитале уменьшилось энергопотребление. А использование платформы Xerox ConnectKey сделало обмен информацией более простым и удобным. В результате внедрения услуги экономия на печати и снижение нагрузки на персонал позволили организации открыть два новых крыла, увеличив количество коек с 429 до 710.
Опыт российских учреждений здравоохранения
К аутсорсингу печатной инфраструктуры обращаются не только зарубежные, но и российские медицинские организации. Например, московским поликлиникам требовалось сократить издержки на печать документов и содержание парка принтеров и МФУ, сделать управление печатной инфраструктурой более удобным и установить прозрачную систему контроля расходов на печать.
В 2012 году по итогам конкурса Департамент информационных технологий Москвы подписал с Xerox первый контракт на аутсорсинг печатной инфраструктуры московских поликлиник, и сейчас компания обслуживает более 70 медицинских учреждений в разных административных округах города. В рамках контракта компания управляет парком более чем из 2000 принтеров и МФУ с ежемесячным объёмом печати свыше двух миллионов страниц.
Результаты перехода на аутсорсинг
Специалисты Xerox взяли на себя техническую поддержку, обслуживание и ремонт принтеров и МФУ, а также поставку расходных материалов и запасных частей во все включённые в проект учреждения. При этом любые поломки печатных устройств в поликлиниках устраняются не более чем за 4 часа, а если это невозможно, вместо вышедшего из строя аппарата сразу же устанавливается другой. Чтобы обеспечить максимально оперативное реагирование, Xerox снабдил всех привлечённых к проекту инженеров персональными устройствами, оповещающими их об инцидентах.
Кроме того, по мере необходимости компания предоставляет поликлиникам новые принтеры и МФУ и меняет расположение уже установленных аппаратов, чтобы они использовались максимально эффективно. Практика показывает, что не все печатные устройства обеспечивают точное совпадение введённых данных с ячейками на бланках строгой отчётности ЕМИАС. Поэтому при внедрении услуги аутсорсинга все новые принтеры и МФУ прошли тестирование, в результате которого был сформирован список моделей, одобренных для применения в сфере здравоохранения.
В результате внедрения услуги печатные устройства в московских поликлиниках стали использоваться более эффективно. Этого удалось достичь благодаря хорошо продуманному подбору моделей и перераспределению принтеров и МФУ с учётом потребностей разных учреждений и даже отдельных врачей. Таким образом, парк печатной техники был унифицирован и адаптирован к структуре и особенностям работы московских поликлиник.
Автор: Николай Сабельников, менеджер по контрактам компании Xerox Евразия
Опубликовано 22.10.2018