Газпромбанк оптимизирует управление административно-хозяйственной деятельностью
Компания "АйТи Капитал" реализовала проект по автоматизации процессов управления административно-хозяйственной деятельностью в АО"Газпромбанк" .
Для эффективного обеспечения деятельности головного офиса и десятков региональных представительств банку необходимо оперативно управлять административно-хозяйственной деятельностью. Ранее для решения этих задач в головном офисе и филиалах использовалось несколько разрозненных информационных систем, согласование бюджетов и заявок на расходование денежных средств выполнялось на бумаге, отсутствовала единая система нормативно-справочной информации в части хозяйственной деятельности. В 2013 г. руководство банка приняло решение о создании новой централизованной автоматизированной системы управления административно-хозяйственной деятельностью.
Для решения задач банка было выбрано предложение фирмы "1С". Ключевым исполнителем проекта стала компания "АйТи Капитал", перед которой была поставлена задача разработки новой системы на базе "1С:Предприятия 8". Важным фактором в пользу выбора платформы "1С" послужило то, что в одном из филиалов уже эффективно использовалась учетная система на основе "1С:Предприятия", адаптированная под потребности банка. Также было важно, чтобы система была разработана под авторским надзором фирмы "1С", соответствовала всем требованиям безопасности, а стабильность ее работы не зависела от конкретных программистов, закрытости кода и прочих рисков.
Основой для создания централизованной системы управления административно-хозяйственной деятельностью (далее – 1С:АХД) стало решение "1С:Комплексная автоматизация 8", адаптированное специалистами «АйТи Капитал» под потребности банка. В ходе проекта были автоматизированы следующие задачи: бюджетирование, контроль и исполнение бюджета АХР; заявочная кампания в филиале при планировании АХР; управление закупками; оперативный и складской учет; бухгалтерский и налоговый учет; учет материальных ценностей и услуг; учет расчетов с контрагентами и подотчетными лицами; учет договоров и иных обязательств; контрольные и регламентные банковские процедуры.
В результате реализации проекта внедрено централизованное решение 1С:АХД во всей филиальной сети банка; 2500 сотрудников осуществляют ежедневные операции; 1С:АХД позволяет поддержать осуществление административно-хозяйственной деятельности банка в режиме 24*7.
При выполнении проекта банк опробовал новый подход реализации комплексных проектов - пилотный проект стартовал не в головном офисе, как обычно, а в филиальной сети. Применение такого подхода позволило: реализовать проект полностью за 1,5 года; снизить влияние проектных рисков; минимизировать операционные риски от внедрения системы для осуществления административно-хозяйственной деятельности; сократить стоимость услуг по внедрению на (~50%).
Ключевые итоги проекта:
• Централизация всех функций управления АХД банка и организация их на площадке одного филиала – Операционного центра. В новой системе автоматизированы и сосредоточены все процессы, связанные с управлением АХД. Возможности системы позволяют проследить историю актива или услуги на всех этапах жизненного цикла: планирование, выбор поставщика, закупка, постановка на учет, списание.
• Выполнена автоматизация учета входящих услуг: услуг аренды, охраны, коммунальных услуг, услуг страхования, информационной поддержки, а также расходов, сопутствующих банковской деятельности – комиссий, пошлин, налогов. Это помогает банку более точно планировать тысячи регулярных ежемесячных платежей. В настоящее время система 1С:АХД позволяет одному человеку в течение одного рабочего дня сформировать несколько тысяч платежных документов и отразить начисление этих услуг по бухгалтерскому учету по различным договорам. Таким образом, расходы на планирование и проведение платежей и начислений сокращены.
• Организовано оперативное оформление и согласования тысяч договоров различного вида (стандартные, рамочные, регулярные, по основной деятельности) по каждому из которых настроены свои шаблоны маршрутов согласования, в которых в свою очередь участвуют "экспертные подразделения" банка.
• Сокращены трудозатраты бухгалтерии на обработку первичных документов, основная нагрузка по вводу первичных данных распределена теперь по функциональным подразделениям Банка (МОЛ). Механизм маршрутизации позволяет управлять ежедневной обработкой тысяч документов тысячами пользователей. Система маршрутизации не позволит пользователю сделать неверные действия в системе, проконтролирует корректность заполнения полей, выполнит только необходимые на данном этапе записи в учетные регистры.
• В системе 1С:АХД бюджетное планирование и согласование договоров являются единым процессом. Таким образом, на каждом этапе согласования ответственному лицу доступна вся информация по договору (сроки, суммы, бюджетное распределение), что сокращает время принятия решения при согласовании договора. Передача или возврат договора на следующий этап согласования выполняется "по одной кнопке", что также существенно ускоряет весь процесс. Все это дало возможность быстро и детально планировать расходы по хозяйственной деятельности, выявлять и сокращать нецелевые и необоснованные расходы, выделять средства на развитие деятельности без существенного увеличения бюджета.
Источник: Пресс-служба фирмы "1С"
Опубликовано 21.01.2016