ТОП-7 вопросов при переходе на отечественную Базу знаний
Когда клиенты Confluence начали приходить к нам, мы получали вопросы, связанные с опасениями и рисками при переходе на наше решение. Поэтому мы написали статью, в которой ответим на самые популярные и важные вопросы, чтобы развеять страхи и убрать риски, с которыми вы опасаетесь столкнуться.
1. Ваше решение сделано на базе зарубежной open source платформы. Значит, они тоже могут ввести санкции и запретить использовать свои лицензии
У большинства отечественных решений действительно есть open source компоненты «под капотом», что рождает страхи о том, что они в какой-то момент перестанут работать. Но, опасаться нечего, если поставщик полностью обладает кодом и надежно хранит его на территории РФ.
В нашем случае, за основу Базы знаний InKnowledge была взята open source версия портала Liferay, которая разрешает забирать исходный код, дополнять своими разработками и создавать закрытые коммерческие продукты. На выходе получилось самостоятельное решение с собственной поддержкой, лицензированием и сертификатами. А мы полностью обладаем исходным кодом этого решения и храним его на российских серверах. Это означает, что рисков у такого продукта нет, что, в том числе, подтверждает запись в реестре отечественного ПО.
Сама платформа Liferay, к слову, была выбрана основой после анализа инструментов и лучших практик по клиентскому взаимодействию, так как отвечала параметрам для создания качественного продукта:
- отвечает международным стандартам безопасности;
- горизонтально и вертикально масштабируется;
- отлично показывает себя при серьезных нагрузках (сотни тысяч пользователей);
- легко конфигурируется под разные задачи компаний;
- отвечает концепции “No-Code” в части создания и настройки пользовательских интерфейсов;
- работает в “закрытом контуре” при инсталляции на инфраструктуре Заказчика.
Качество платформы также подтверждено в “магическом квадранте Гартнера” от исследовательской компании Gartner, где Liferay занимал лидерство 11 раз.
Таким образом, с помощью опыта и экспертизы целого сообщества, мы создали продукт, в основу которого заложены международные и признанные стандарты качества.
2. У нас много материалов. Переезд к вам будет трудозатратным и займет много времени, а нас интересует быстрый запуск
Миграция контента в новую Базу знаний всегда влечет за собой трату сил и времени, потому что у двух разных решений будут расхождения в структурировании контента и в инструментах для работы с материалами. Ожидать, что по одной волшебной кнопке все перенесется из одной системы в другую и без отличий — нереалистично. Но, схожую кнопку нам сделать все таки удалось, когда мы столкнулись с большими объемами данных и поняли, что вручную это переносить мало кому понравится.
Мы переносим контент из Confluence в автоматическом режиме, сохраняя структуру, изображения, вложенные файлы, диаграммы, комментарии, теги и т. д. Что сокращает трудозатраты на формирование новых пространств со знаниями в нашей системе. Более подробно о процессе миграции рассказали в статье "Как перейти на другую Базу знаний, если ваша «приостанавливает свою деятельность в России"
3. К системе придется долго адаптироваться, у нас нет на это времени
Обучение и адаптация будущих пользователей проходит быстро, если им предоставляют тестовый доступ к системе еще до внедрения. Мы это делаем для того, чтобы пользователи своими руками «потрогали» Базу знаний — попробовали ее наполнить, побыли в роли контент-менеджеров и администраторов, поняли, комфортно ли работать в системе или нужно что-то донастроить. Также, на этом этапе совместно обсуждаем, как будет выглядеть будущая структура знаний: как размещать материалы для удобного поиска, какие форматы контента лучше подойдут. На этапе тестирования с пользователями постоянно на связи аналитики и менеджеры, они обрабатывают обратную связь и дают рекомендации.
Таким образом, мы последовательно и в короткие сроки передаем свои знания по управлению системой нашим клиентам. А в случае, если пользователей ожидается много (несколько подразделений, филиалов, проектных команд), то они разбиваются на небольшие группы, где каждая группа по очереди начинает работу в Базе знаний и получает от нас рекомендации. Ну и конечно, у нас есть подробные гайды и видеоинструкции, куда же без них)
4. Решение с большой функциональностью должно дорого стоить, мы не готовы сейчас много тратить на Базу знаний
Мы понимаем, что сейчас компании испытывают трудности в сложившейся ситуации, поэтому нашли выход, как снизить затраты на покупку и внедрение новой Базы знаний.
Наши менеджеры предоставляют льготный расчет стоимости покупки лицензий в зависимости от того, сколько Заказчики тратят на текущее решение сейчас. Более подробно можно узнать о своих скидках, связавшись с нами через форму на сайте.
5. У новой Базы знаний непривычный/сложный/не такой как у Confluence интерфейс. Нам будет сложно ориентироваться
Если интерфейс Базы знаний способен подстраиваться под вас, то проблема отпадает.
Интерфейс InKnowledge не статичен и формируется самими клиентами под свои задачи без нашего участия, как разработчиков. Поэтому каждый может сделать интерфейс для себя таким, который бы не перегружал пользователей.
Также, стоит сказать, что дизайн Базы знаний адаптируется под ваш фирменный стиль — цвет, шрифты, логотипы и т. д.
6. У нас несколько тысяч пользователей и сотни пространств. Ваша система не “рухнет” от нагрузки?
InKnowledge предназначена для нагрузок уровня Enterprise. Архитектура решения строилась таким образом, чтобы исключить сбои и неполадки, которые могут как-то навредить доступности системы для конечных пользователей. Система является высоконагруженным решением, а серверы, при необходимости, объединяются в кластеры, чтобы увеличивать надежность и производительность системы. Также, для больших объемов устанавливается мониторинг — опциональный компонент, который предотвращает сбои.
Средним компаниям такая База знаний тоже подойдет, потому что может разворачиваться и по облегченной версии.
7. Нам нужны функции как у Confluence, потому что мы ими часто пользуемся, а у вас их нет
Пользователи часто имеют набор функций, который критически важен для их работы. Это могут быть стандартные функции или результат подключения дополнительных расширений. И было бы странно не прислушиваться к пожеланиям, которые озвучиваются при сравнении старого и нового инструмента для управления знаниями.
Особенно важными мы считаем комментарии от команд, которые использовали Confluence для управления проектной документацией, потому что не хотим, чтобы качество работы с документами пострадало из-за нехватки тех или иных инструментов. Поэтому мы активно собираем такие запросы, обрабатываем и включаем в новые релизы. Например, в последних релизах InKnowledge уже можно согласовывать документацию, рисовать диаграммы и использовать прочие «фишки», о которых мы рассказываем на демонстрациях.