Внедрение платформы ROBIN RPA в компании Bonduelle

С каждым годом количество заказов на поставку продукции Bonduelle увеличивается. В 2020 году рост составил ошеломляющие 40%. Каждый из 12 сотрудников, обслуживающих клиентов, обрабатывал в среднем 4 500 заказов в год. Это немалая нагрузка, учитывая сложность процесса обработки заказов, который включает рутинные механические операции и взаимодействие со смежными подразделениями для организации поставки продукции.

Решение

Рутинные этапы процесса обработки заказов перенесли на программного робота, реализованного на платформе ROBIN RPA. Робот имитирует действия, выполняемые сотрудником, сводя к минимуму участие человека в рутинных операциях и позволяя сосредоточиться на творческих и стратегических задачах.

Программный робот

• Отслеживает получение новых заказов на покупку клиентов в «Контур» и «Эдисофт»;
  
• Определяет тип заказа (консервирование или замораживание);
  
• Заполняет регистры в Excel запросами в разрезе клиентов и продуктов;
  
• Рассчитывает сроки доставки на основе графика транспортной компании и пожеланий клиента;
  
• Выполняет поиск заявки в системе управления заказами ERP: извлекает внутренний номер, проверяет даты доставки и стоимость. При необходимости сотрудник корректирует количество товаров и цены в заказе, изменяет артикулы и даты.

Когда заказ готов к отправке на склад, сотрудник делает соответствующую отметку в реестре. Робот отправляет заказ на склад и проверяет статус отправки. Каждый день, согласно установленному графику, программный робот агрегирует заказы по дате отгрузки и отправляет на склад письмо со списком заказов. После получения подтверждения со склада робот изменяет статус заказа и уведомляет об этом сотрудника.

Если робот столкнулся с ошибкой, не произвел проверку и требуется помощь человека, он оставляет комментарий в реестре с типом ошибки. Сотрудник получает уведомление.

Результат

Сотрудник быстрее обрабатывает заказы и сосредоточен на процессах с необходимостью принимать решения. Робот помогает, выполняя механические действия. Роботизация процесса обработки заказов клиентов компании «Bonduelle» позволила не только сократить время на проведение рутинных ежедневных бизнес-процессов, но и увеличить скорость реагирования сотрудника на запросы клиентов.

Роботы ROBIN позволили «Bonduelle» сохранить штат в прежнем количестве при растущем объеме заказов. Использование роботов оптимизировало нагрузку на сотрудников и позволило не нанимать двух новых менеджеров. Уже на протяжении 3 лет программные роботы ежедневно помогают поставлять продукцию клиентам в нужном количестве и в нужное время.